Другое · 10 мин
Как закрыть 73 счет в 1С: удержания из заработной платы
Как закрыть 73 счет в 1С: проводки по удержаниям из заработной платы, оформление документов, типичные ошибки и проверка остатков по расчетам с персоналом.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в 1С используется для учета задолженности сотрудников перед организацией: займов, возмещения материального ущерба, недостач, оплаты обучения и других операций, не связанных напрямую с оплатой труда. Когда сотрудник погашает долг через удержание из заработной платы, бухгалтеру нужно корректно оформить проводку Дт 70 Кт 73 и убедиться, что сальдо по счету закрывается. На практике именно здесь возникает больше всего вопросов: остаток «висит», удержание не отражается или сумма удваивается.
Причина большинства проблем — не в самих проводках, а в том, каким документом оформлена операция. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии удержания из зарплаты регистрируются разными документами, и если выбрать неправильный, счет 73 не закроется автоматически. Ниже разобраны основные сценарии: от удержания займа до возмещения ущерба, а также способы проверить результат и исправить ошибки.
Какие виды удержаний отражаются по счету 73
По кредиту счета 73 проходит погашение задолженности сотрудника, по дебету — ее возникновение. Типичные ситуации: выданный займ (Дт 73.01 Кт 50, 51), материальный ущерб от недостачи (Дт 73.02 Кт 94), оплата за сотрудника товаров или услуг, которые он должен возместить. Каждый вид расчетов учитывается на отдельном субсчете, и важно, чтобы удержание попадало именно на тот субсчет, где числится долг.
Если долг сформирован на 73.01, а удержание проведено по 73.02, сальдо по счету в целом может сойтись, но в разрезе субсчетов и аналитики по сотрудникам останутся «висящие» остатки. Поэтому перед оформлением удержания сначала выясните, каким документом и на какой субсчет была отнесена задолженность.
Проводки по удержанию из заработной платы
Базовая схема проводок при удержании выглядит так. Сначала начисляется зарплата: Дт 20 (26, 44) Кт 70. Затем удерживается сумма в счет погашения долга: Дт 70 Кт 73 (соответствующий субсчет). Выплата сотруднику производится за вычетом удержанного: Дт 70 Кт 50, 51. В результате дебетовый остаток по 73 уменьшается на сумму удержания, а при полном погашении закрывается в ноль.
Обратите внимание на ограничение: общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты по общему правилу не может превышать 20 % от причитающейся суммы, а в отдельных случаях — 50 % или 70 % (например, по исполнительным документам). Для удержаний по согласию работника, например добровольного погашения займа, действуют смягченные правила, но заявление сотрудника лучше оформить письменно и хранить вместе с расчетными документами.
Оформление удержания в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом удержание в счет погашения долга по счету 73 оформляется документом «Постоянное удержание» (раздел «Зарплата» → «Удержания») или через начисление «Удержание в счет расчетов по прочим операциям». Предварительно в справочнике «Удержания» должен быть создан соответствующий вид удержания с назначением «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» и указанием счета учета 73 и нужного субсчета.
После заполнения документа «Начисление зарплаты и взносов» сумма удержания попадет на вкладку «Удержания», а при синхронизации с бухгалтерией сформирует проводку Дт 70 Кт 73. Если удержание разовое, удобнее указать его непосредственно в документе начисления зарплаты на вкладке «Удержания», выбрав нужный вид удержания и сумму.
- 1Создайте вид удержания: Зарплата → Удержания → Создать, назначение «В счет расчетов по прочим операциям», счет 73 с нужным субсчетом
- 2Оформите документ «Постоянное удержание» с сотрудником, суммой и периодом действия
- 3Проведите «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте вкладку «Удержания»
- 4Выполните синхронизацию с бухгалтерией и проверьте проводку Дт 70 Кт 73
- 5Сформируйте ОСВ по счету 73 и убедитесь, что остаток по сотруднику уменьшился
Оформление удержания в 1С:Бухгалтерии
Если зарплата рассчитывается непосредственно в 1С:Бухгалтерии, удержание по счету 73 можно отразить в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» — при условии, что в справочнике удержаний создан вид с корреспонденцией на счет 73. Документ при проведении сформирует проводку Дт 70 Кт 73 автоматически.
Альтернативный вариант — документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»), где проводка Дт 70 Кт 73 вводится вручную с указанием сотрудника в аналитике обоих счетов. Этот способ допустим, когда начисление зарплаты уже проведено и корректировать его нежелательно. Но помните: ручная операция не уменьшит сумму к выплате в ведомости автоматически, если ведомость уже сформирована — ее придется перезаполнить.
Сравнение способов
Проводка формируется автоматически, сумма к выплате корректна. Ограничение: требует настроенного вида удержания
Быстро и гибко, подходит для разовых корректировок. Ограничение: не влияет на расчетные документы ЗУП и сформированные ведомости
Оптимально для займов с регулярным погашением. Ограничение: работает только при расчете зарплаты в ЗУП
Проверка закрытия счета и типичные ошибки
Главный инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету 73 с группировкой по субсчетам и сотрудникам. После проведения удержания кредитовый оборот по 73 должен совпадать с суммой удержания в расчетном листке, а дебетовый остаток — уменьшиться на ту же сумму. Если долг погашен полностью, сальдо по сотруднику должно быть нулевым.
Дополнительно сверьте данные с расчетным листком сотрудника: сумма в строке удержаний и проводка должны совпадать до копейки. При обнаружении расхождения не спешите делать еще одну ручную операцию — сначала найдите документ-источник разницы через отчет «Анализ счета» или карточку счета 73.
Как проверить результат
Кредитовый оборот равен сумме удержаний, остаток уменьшился или равен нулю
Остаток не изменился или появился кредитовый остаток
Удержание отражено в месяце начисления, сумма совпадает с проводкой
Удержание есть в проводках, но отсутствует в листке, или наоборот
Удержание попало на тот же субсчет, где числился долг
На одном субсчете дебетовый остаток, на другом — кредитовый
Закрытие счета 73 при увольнении и списании долга
При увольнении сотрудника задолженность по счету 73 нужно либо удержать из окончательного расчета (в пределах допустимых ограничений), либо перевести на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» проводкой Дт 76 Кт 73, если удержать всю сумму невозможно. Дальнейшее взыскание ведется уже как с физическим лицом, не являющимся сотрудником.
Если долг признан безнадежным (истек срок исковой давности, должник не найден), его списывают: Дт 91.02 Кт 73 — за счет прочих расходов, либо за счет созданного резерва по сомнительным долгам. Списание оформляется документом «Операция, введенная вручную» или «Списание задолженности» с приложением приказа руководителя и актом инвентаризации расчетов.
Как выбрать действие
FAQ
Почему после удержания остаток по счету 73 не уменьшился?
Чаще всего удержание проведено на другой субсчет или без указания сотрудника в аналитике. Откройте карточку счета 73 с детализацией по субконто и найдите проводку удержания — затем исправьте субсчет или аналитику в документе-источнике и перепроведите его.
Можно ли закрыть 73 счет через кассу, а не через зарплату?
Да. Если сотрудник вносит долг наличными, оформляется приходный кассовый ордер с проводкой Дт 50 Кт 73, при перечислении на счет — Дт 51 Кт 73. В 1С:Бухгалтерии это документы «Поступление наличных» и «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» и указанием счета 73.
Какой документ формирует проводку Дт 70 Кт 73 в 1С:ЗУП?
Сами проводки ЗУП не формирует — программа готовит данные отражения зарплаты в учете. Проводка появляется в 1С:Бухгалтерии после синхронизации документа «Отражение зарплаты в бухучете», если у вида удержания корректно настроен способ отражения со счетом 73.
Что делать, если удержание отразилось дважды?
Проверьте, не введено ли удержание одновременно постоянным документом и вручную в начислении зарплаты. Удалите или отмените проведение лишнего документа, затем перепроведите начисление зарплаты и документ отражения в учете, после чего сверьте ОСВ по счету 73.
Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы удержания по счету 73?
Удержание из зарплаты в счет погашения долга не является доходом сотрудника и НДФЛ не облагается — налог уже исчислен со всей суммы начисленной зарплаты. Исключение — материальная выгода по беспроцентному займу, которая облагается НДФЛ отдельно.
Как закрыть 73 счет по сотруднику, с которого нечего взыскать?
Проведите инвентаризацию расчетов, оформите акт и приказ руководителя о признании долга безнадежным. Затем спишите задолженность проводкой Дт 91.02 Кт 73 через операцию, введенную вручную, или штатный документ списания задолженности, если он доступен в вашей конфигурации.
Что важно запомнить
Счет 73 закрывается проводкой Дт 70 Кт 73 через штатное удержание в документе начисления зарплаты или постоянное удержание в ЗУП. Следите за совпадением субсчетов долга и удержания, не используйте ручные проводки в базе с синхронизацией ЗУП и после каждой операции проверяйте ОСВ по счету 73 в разрезе сотрудников.