Где в 1С находится список сотрудников

Вопрос «где в 1С список сотрудников» возникает у бухгалтеров, кадровиков и руководителей, которые только начинают работать с программой или перешли на новую конфигурацию. Ответ зависит от того, какая именно конфигурация используется: «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:ERP» или «1С:Комплексная автоматизация». Во всех случаях список сотрудников хранится в одноимённом справочнике «Сотрудники», но путь к нему в интерфейсе различается.

Справочник «Сотрудники» — это центральный список, где хранятся карточки всех работников организации: принятых, уволенных, работающих по совместительству. Из него открываются кадровые документы, начисления, отчёты по сотруднику. Важно понимать: справочник «Сотрудники» и справочник «Физические лица» — разные вещи. Одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудников (например, основное место работы и внутреннее совместительство).

Где список сотрудников в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» справочник сотрудников — основной рабочий инструмент кадровика, поэтому он вынесен на видное место. Откройте раздел «Кадры» в верхней или левой панели навигации и выберите пункт «Сотрудники». Откроется список с возможностью поиска по фамилии, табельному номеру и подразделению.

По умолчанию список показывает всех сотрудников, включая уволенных. Чтобы увидеть только работающих, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по условию «Дата увольнения не заполнена», либо воспользуйтесь быстрым переключателем «Работающие / Уволенные / Все», если он доступен в вашей версии. В карточке сотрудника доступны ссылки на личные данные, трудовой договор, начисления и отсутствия.

Если пункта «Кадры» нет в панели разделов, проверьте настройки интерфейса: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов». Возможно, раздел просто скрыт из-за ограниченной ширины окна или настроек роли пользователя.

Где список сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок компактнее. Откройте раздел «Зарплата и кадры» в левой панели навигации — там находится пункт «Сотрудники». В некоторых релизах и при включённой упрощённой настройке зарплаты справочник может также дублироваться в разделе «Справочники».

Если в вашей базе зарплата не ведётся и раздел «Зарплата и кадры» отсутствует, проверьте настройки функциональности: «Главное меню» → «Функциональность» (или «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» в старых релизах). Убедитесь, что включён учёт зарплаты и кадров. Без этого справочник «Сотрудники» может быть недоступен в интерфейсе.

В карточке сотрудника в Бухгалтерии хранятся ФИО, данные для НДФЛ и страховых взносов, способ отражения зарплаты в учёте. Кадровые приказы в базовых версиях Бухгалтерии могут отсутствовать — тогда приём и увольнение фиксируются прямо в карточке сотрудника датами.

Список сотрудников в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» кадровый функционал заимствован из ЗУП, но расположение пунктов меню другое. Обычно справочник находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» либо «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ» → «Сотрудники». Точный путь зависит от редакции и настроенных подсистем.

Если найти справочник через меню не получается, используйте универсальный способ: в поле поиска по командному интерфейсу (иконка лупы или поле поиска вверху) введите слово «Сотрудники» — система покажет команду открытия справочника. Также справочник доступен через «Все функции» (если команда включена в настройках): «Справочники» → «Сотрудники».

Как вывести список сотрудников на печать

Справочник в виде таблицы удобен для работы, но для приказов, проверок и внутренних отчётов нужен печатный список. В ЗУП и ERP для этого предназначены отчёты: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Список сотрудников», «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков» — в зависимости от задачи. Отчёт «Штатная расстановка» показывает работающих сотрудников по подразделениям и должностям на выбранную дату.

В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Список сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники»). В отчёте можно настроить отбор по организации, подразделению и дате, а также вывести дополнительные колонки: табельный номер, дату приёма, должность.

Любой отчёт сохраняется в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» в форме отчёта. Перед печатью проверьте установленный период и отбор по организации — частая ошибка, когда в список попадают сотрудники всех организаций многофирменной базы или, наоборот, список пуст из-за неверной даты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»).
2. 2
   Выберите отчёт «Список сотрудников» или «Штатная расстановка».
3. 3
   Укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка.
5. 5
   Сохраните результат в Excel/PDF или выведите на печать.

Почему сотрудник не отображается в списке

Если нужный человек не виден в справочнике, причины обычно одни и те же. Во-первых, действует отбор: проверьте, не установлен ли фильтр по подразделению, организации или статусу «Работающие». Сбросьте отборы через «Ещё» → «Настроить список». Во-вторых, сотрудник мог быть создан в другой организации многофирменной базы — переключите фильтр организации на «Все».

В-третьих, в ЗУП сотрудник появляется в списке только после проведения документа «Приём на работу» (или создания карточки, если документы не используются). Если приём введён черновиком и не проведён, записи в списке не будет. В-четвёртых, возможны ограничения прав: если пользователю назначена роль без доступа к кадровым данным, часть сотрудников скрывается механизмом RLS (ограничение доступа на уровне записей) — это штатное поведение, а не ошибка.

Настройка списка: поиск, сортировка и отборы

Для удобной ежедневной работы список сотрудников стоит настроить один раз. Поиск работает по началу фамилии: просто начните вводить текст, когда фокус находится в списке. Для поиска по любой части строки используйте поле поиска в шапке списка или комбинацию Ctrl+F с выбором варианта «по части строки».

Сортировка по колонкам включается щелчком по заголовку колонки. Чтобы добавить в список дополнительные колонки (табельный номер, подразделение, должность), откройте «Ещё» → «Изменить форму» и перетащите нужные поля в таблицу. Настройки формы сохраняются для конкретного пользователя.

Отборы сохраняются как быстрые настройки: например, можно создать вариант списка «Сотрудники моего подразделения» и переключаться между вариантами одной кнопкой. Это особенно полезно руководителям подразделений, которым не нужен полный список по всем организациям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка

Норма

В списке присутствуют все работающие, уволенные видны только при соответствующем отборе

Тревожный признак

Часть сотрудников пропала — проверьте отборы по организации и подразделению

Печатный отчёт

Норма

В отчёте указаны дата формирования, организация, корректные ФИО и должности

Тревожный признак

Отчёт пустой или содержит лишние организации — неверные параметры отбора

Карточка сотрудника

Норма

Открывается, содержит дату приёма, должность, подразделение

Тревожный признак

Карточка пустая или без кадровых данных — приём на работу не проведён

Когда нужны права администратора

Ряд ситуаций невозможно решить без административных прав. Если справочник «Сотрудники» полностью отсутствует в интерфейсе, а функциональность включена, вероятно, роль пользователя не даёт доступа к подсистеме кадров — права назначает администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Не пытайтесь решить проблему прав созданием дубликатов сотрудников: это приведёт к двойным записям в отчётности по НДФЛ и взносам, исправить которую потом сложно. Если сотрудник «не виден», сначала проверьте отборы и права, и только потом обращайтесь к администратору или специалисту по сопровождению.

Частые вопросы

Чем отличаются справочники «Сотрудники» и «Физические лица»?

«Физические лица» хранят персональные данные человека (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт), а «Сотрудники» — его трудовые отношения с конкретной организацией: должность, подразделение, даты приёма и увольнения. Одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками, например при совместительстве или повторном приёме.

Как посмотреть только уволенных сотрудников?

В списке сотрудников нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор «Дата увольнения заполнена». В ЗУП также доступны готовые переключатели списка. Для печатной формы используйте отчёт «Уволенные сотрудники» или «Список сотрудников» с отбором по дате увольнения.

Можно ли выгрузить список сотрудников в Excel?

Да. Сформируйте отчёт «Список сотрудников» или «Штатная расстановка», затем нажмите «Сохранить» и выберите формат Excel. Также сам список справочника можно вывести через «Ещё» → «Вывести список» и сохранить полученный табличный документ.

Почему в списке нет недавно принятого сотрудника?

Чаще всего документ «Приём на работу» создан, но не проведён, либо действует отбор по подразделению или организации. Проверьте журнал кадровых документов, статус проведения приёма и сбросьте все отборы в списке.

Где найти список сотрудников в 1С:Управление нашей фирмой?

В УНФ справочник находится в разделе «Компания» → «Сотрудники» (в ряде релизов — «Зарплата и персонал» → «Сотрудники»). Для печатного списка используйте отчёты раздела «Зарплата и персонал», например «Сотрудники» или «Штатная расстановка».

Как найти сотрудника по табельному номеру?

В списке сотрудников нажмите Ctrl+F, выберите поиск по колонке «Табельный номер» и введите значение. Если колонка не отображается, добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму» или используйте расширенный поиск по всем колонкам.