Другое · 10 мин
Как поменять оклады в 1С ЗУП
Как изменить оклады сотрудников в 1С ЗУП: кадровый перевод, изменение оплаты труда, индексация. Пошаговые инструкции, проверка расчёта и типичные ошибки.
Изменение оклада в 1С ЗУП нельзя выполнить простым редактированием карточки сотрудника: программа хранит историю кадровых данных и плановых начислений, поэтому каждое изменение оформляется документом. Это защищает расчёты прошлых периодов от искажения и позволяет в любой момент увидеть, когда и на каком основании менялась оплата труда.
Основных способа три: документ «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком») для отдельных сотрудников, документ «Изменение оплаты труда» для точечной корректировки начислений и документ «Изменение плановых начислений» либо механизм индексации для массового повышения окладов по подразделению или всей организации.
Выбор документа зависит от причины изменения. Если меняется только размер оклада без смены должности и графика, достаточно «Изменения оплаты труда». Если одновременно меняются условия труда, подразделение или должность — оформляется кадровый перевод. Для массовой индексации на одинаковый коэффициент удобнее специализированный документ с автоматическим пересчётом.
Подготовка: что проверить перед изменением оклада
Перед оформлением документа убедитесь, что все расчёты за предыдущие периоды завершены и утверждены. Если зарплата за прошлый месяц ещё не рассчитана, изменение оклада «задним числом» может привести к пересчёту уже проведённых документов или к ошибкам в среднем заработке.
Проверьте, какое начисление используется как основное у сотрудника. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Начисления и удержания» и посмотрите вид расчёта: «Оплата по окладу», «Оплата по окладу (по часам)» или другой. От этого зависит, как именно программа пересчитает зарплату за неполный месяц с разными окладами.
Также уточните дату вступления изменения в силу. Если новый оклад действует с середины месяца, программа автоматически разделит расчёт пропорционально отработанному времени до и после даты изменения — но только при условии, что документ оформлен корректной датой.
Изменение оклада одному сотруднику документом «Изменение оплаты труда»
Это самый простой способ, когда меняется только размер оплаты без кадровых перемещений. Документ находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» → «Изменение оплаты труда» (в некоторых релизах — в разделе «Кадры»).
Порядок заполнения: укажите организацию и дату изменения — именно с этой даты начнёт действовать новый оклад. Добавьте сотрудника в табличную часть. Программа покажет текущие начисления; в строке с оплатой по окладу установите новое значение в колонке с новым размером. При необходимости можно изменить и другие плановые начисления — надбавки, доплаты, премии с фиксированной суммой.
После заполнения проведите документ. Программа запишет новое значение в регистр плановых начислений, и при следующем расчёте зарплаты будет использоваться уже новый оклад. Старые расчёты при этом не изменятся.
- 1Откройте «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» → «Изменение оплаты труда»
- 2Создайте документ, укажите дату изменения и сотрудника
- 3В строке оплаты по окладу введите новое значение
- 4Проверьте, что остальные начисления не изменились случайно
- 5Проведите документ и проверьте начисления сотрудника в его карточке
Изменение оклада через кадровый перевод
Если вместе с окладом меняется должность, подразделение, график работы или другие условия трудового договора, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Для группы сотрудников предусмотрен «Кадровый перевод списком».
В документе установите флажок «Изменить начисления» — только тогда появится табличная часть с плановыми начислениями. Укажите новый размер оклада в соответствующей строке. Обратите внимание: если флажок не установлен, кадровые данные изменятся, а оплата останется прежней — частая причина ошибок.
Кадровый перевод также формирует запись в трудовой истории, что важно для отчётности и сведений в СФР. Если меняется только оклад без смены условий труда, предпочтительнее «Изменение оплаты труда», чтобы не создавать лишних кадровых записей.
Массовое повышение окладов и индексация
Когда оклады повышаются сразу группе сотрудников, по подразделению или по всей организации, по одному документу на каждого оформлять нерационально. Для этого служит документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата»), который позволяет заполнить список сотрудников подбором по подразделению и изменить начисления сразу у всех.
Если повышение происходит на одинаковый процент — это индексация. В типовой ЗУП есть возможность задать коэффициент индексации, и программа сама пересчитает оклады: достаточно заполнить список сотрудников и указать коэффициент, например 1,05 при повышении на 5%. При этом важно, чтобы в настройках учётной политики был отмечен факт индексации — это влияет на расчёт среднего заработка для отпускных и командировок: при массовой индексации выплаты до повышения должны индексироваться.
Сравнение вариантов
Один или несколько сотрудников, меняется только размер оплаты. Быстро, без лишних кадровых записей.
Меняются должность, подразделение, график вместе с окладом. Формирует кадровую историю.
Массовое повышение по подразделению или организации, в том числе на единый коэффициент.
Оклад в середине месяца: как считается зарплата
Если документ оформлен датой внутри месяца, программа при расчёте зарплаты автоматически разбивает период на два интервала: по старому окладу до даты изменения и по новому — после. Каждая часть рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику сотрудника.
Проверить корректность можно в документе «Начисление зарплаты и взносов»: в расшифровке начисления по сотруднику будут видны две строки или одна строка с учётом обоих периодов — в зависимости от релиза. Сверьте сумму вручную: оклад до изменения, делённый на норму дней и умноженный на отработанные дни до даты, плюс аналогичный расчёт по новому окладу.
Если сотрудник в переходном месяце болел или был в отпуске, проверьте, что отсутствия введены документами до расчёта зарплаты — иначе пропорция отработанного времени будет неверной.
Проверка результата и расчёт среднего заработка
После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в списке начислений отображается новый размер оклада с правильной даты. Затем сформируйте расчётный листок за месяц изменения и сверьте итоговую сумму.
Отдельное внимание — среднему заработку. Если повышение окладов было массовым (по подразделению или организации), выплаты, учитываемые при расчёте среднего за расчётный период до даты повышения, должны индексироваться на коэффициент повышения. Если же оклад вырос только у одного сотрудника, индексация среднего не применяется. Неверная настройка этого момента напрямую влияет на сумму отпускных и командировочных.
Как проверить результат
Новый оклад действует с нужной даты, старый завершён предыдущим днём
Дата изменения неверна или старое начисление продолжает действовать параллельно
Сумма соответствует пропорции по старому и новому окладу
Начислен полный месяц по одному из окладов
При массовой индексации выплаты прошлых периодов проиндексированы
Коэффициент индексации не применён, отпускные занижены
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка изменить оклад «задним числом» после того, как зарплата за период рассчитана и выплачена. В этом случае программа при следующем расчёте сформирует доначисления или сторно, которые попадут в ведомости и отчётность. Если изменение действительно нужно оформить прошлой датой, сначала оцените последствия для уже сданной отчётности по взносам и НДФЛ.
Вторая ошибка — редактирование самого вида расчёта «Оплата по окладу» (например, изменение формулы) вместо изменения размера у конкретного сотрудника. Вид расчёта общий для всех, и его правка затронет всех сотрудников сразу, причём без истории изменений.
Третья группа ошибок связана с совместителями и сотрудниками на нескольких позициях: изменение оклада по основному месту работы не затрагивает внутреннее совместительство — для него документ оформляется отдельно.
Что важно запомнить
Оклад в 1С ЗУП меняется только документом с даты вступления в силу: точечно — «Изменением оплаты труда», при смене условий труда — «Кадровым переводом», массово — «Изменением плановых начислений» или индексацией. После проведения всегда сверяйте расчётный листок и при массовом повышении — индексацию среднего заработка.
Частые вопросы
Можно ли поменять оклад просто в карточке сотрудника?
Нет. Карточка сотрудника только отображает текущие плановые начисления. Изменение оформляется документом, который создаёт запись в регистре плановых начислений с датой начала действия. Только так сохраняется история и корректно считаются переходные периоды.
Новый оклад действует с 1-го числа, а документ оформлен 15-го — что будет?
Если в документе указана дата изменения 1-е число, а зарплата за этот месяц ещё не рассчитана, программа корректно начислит весь месяц по новому окладу. Если зарплата уже рассчитана по старому окладу, при следующем расчёте возникнет доначисление за прошлый период.
Как повысить оклады всем сотрудникам на 10%?
Используйте документ «Изменение плановых начислений»: заполните список подбором по организации или подразделению, укажите коэффициент 1,1 — программа пересчитает оклады автоматически. Проверьте, что повышение отражено как индексация, чтобы корректно рассчитывался средний заработок.
Нужно ли менять оклад в штатном расписании?
Если в программе ведётся штатное расписание, то да: сначала оформляется «Изменение штатного расписания» с новым окладом по позиции, затем документ изменения оплаты сотруднику. При включённом контроле соответствия штатному расписанию программа не даст установить оклад, отличающийся от позиции.
Почему после изменения оклада отпускные посчитались по-старому?
Вероятная причина — повышение не отражено как индексация, либо документ проведён после расчёта отпускных. Проверьте дату изменения оклада и пересчитайте отпуск. При одиночном повышении оклада индексация среднего по правилам не применяется — это норма, а не ошибка.