Другое · 10 мин
Как сделать кадровый перевод в 1С
Как оформить кадровый перевод в 1С:ЗУП и 1С:КА: создание документа, изменение должности и оклада, проверка расчётов, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Кадровый перевод — это изменение трудовой функции сотрудника, структурного подразделения, должности или условий оплаты труда. В программах 1С такие изменения оформляются документом «Кадровый перевод» (в 1С:ЗУП 3.1) или «Кадровый перевод организаций» (в 1С:КА и 1С:УПП), а не ручным редактированием карточки сотрудника. Только документ корректно фиксирует историю изменений, влияет на расчёт зарплаты и попадает в отчётность.
Ошибки при переводе — одна из самых частых причин расхождений в расчёте зарплаты: сотруднику продолжают начислять старые надбавки, теряются отпускные остатки по графику, неверно считается средний заработок. Поэтому важно не просто провести документ, а проверить, что именно изменилось в плановых начислениях и кадровых данных.
Материал ориентирован на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. Отдельно разобраны особенности для 1С:Бухгалтерии 8 и комплексных решений. Точные названия пунктов меню могут отличаться в зависимости от релиза, но логика документа везде одинаковая.
Когда нужен документ «Кадровый перевод»
Документ создают при любом изменении условий трудового договора, которое фиксируется в учёте: переход в другое подразделение, смена должности, изменение оклада или состава надбавок, перевод на другой график работы, изменение количества ставок (например, с полной ставки на 0,5). Даже если меняется только один параметр — например, сотрудник переходит в соседний отдел на ту же должность, — оформляется кадровый перевод.
Не требуют кадрового перевода ситуации, которые не меняют условия труда: временное замещение отсутствующего сотрудника (для этого есть отдельные документы совмещения), разовое премирование, изменение адреса или паспортных данных — они редактируются в карточке физического лица. Перевод к другому работодателю (в другую организацию внутри холдинга) оформляется не переводом, а увольнением и приёмом на работу, если организации — разные юридические лица.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что в справочниках есть всё необходимое: новое подразделение создано, должность заведена с актуальными условиями, график работы сотрудника существует в справочнике «Графики работы сотрудников». Если нужного элемента нет, создайте его заранее — это удобнее, чем прерывать заполнение документа.
Также уточните дату перевода. Она должна совпадать с датой в приказе и дополнительном соглашении к трудовому договору. Если перевод оформляется задним числом, а период уже закрыт (зарплата рассчитана и выплачена), потребуется перерасчёт — это отдельная процедура, и лучше согласовать её с расчётчиком.
Пошаговое создание кадрового перевода в 1С:ЗУП 3.1
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Кадровый перевод». Если нужно перевести сразу нескольких сотрудников одинаковым образом, используйте документ «Кадровый перевод списком».
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника и дату перевода. Затем установите флажки тех изменений, которые происходят: «Изменить подразделение и должность», «Изменить начисления», «Изменить график работы», «Изменить аванс» и другие. Появятся соответствующие поля — укажите новые значения.
На вкладке с начислениями программа покажет текущие плановые начисления сотрудника. Оставьте действующие, отмените ненужные (снимите флажок) и добавьте новые с указанием размера. Проверьте результат по кнопке «Провести», затем сформируйте печатную форму приказа о переводе (Т-5 или форму организации) через кнопку «Печать».
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату перевода
- 3Отметьте флажками виды изменений: подразделение, должность, начисления, график
- 4Заполните новые значения и проверьте состав плановых начислений
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5
- 6Сверьте плановые начисления сотрудника после проведения
Отдельные сценарии перевода
Перевод с изменением оклада без смены должности
Если меняется только размер оплаты, в документе достаточно установить флажок «Изменить начисления» и скорректировать сумму оклада или тарифа. Подразделение и должность оставьте без изменений. Для массового изменения окладов по подразделению удобнее использовать документ «Изменение плановых начислений» — он предназначен именно для индексации и пересмотра оплаты.
Перевод на неполную ставку
При переходе на 0,5 или другую долю ставки измените количество ставок в документе и проверьте, как рассчитывается оклад: в 1С:ЗУП оплата обычно считается пропорционально отработанному времени по графику. Обязательно назначьте сотруднику соответствующий график неполного рабочего времени, иначе расчёт будет некорректным.
Временный перевод
Для временного перевода в документе укажите дату окончания перевода. По её наступлении программа автоматически вернёт сотруднику прежние условия при расчёте зарплаты, но кадровый возвратный документ всё равно стоит контролировать — проверьте, что после окончания срока начисления соответствуют постоянным условиям.
Как выбрать действие
Кадровый перевод в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:КА
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровый перевод находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Кадровый перевод». Функциональность проще, чем в ЗУП: можно изменить подразделение, должность и оклад, но нет детальной работы с графиками и сложными начислениями. Для полноценного кадрового учёта с совместителями, надбавками и воинским учётом рекомендуется 1С:ЗУП.
В 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры». Документ «Кадровый перевод» там работает аналогично ЗУП, поскольку кадровый блок унифицирован. Документ «Кадровый перевод организаций» в старых конфигурациях (1С:КА 1.1, УПП) оформляется через раздел «Кадровый учёт».
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображаются новые подразделение и должность. Затем сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Сотрудники организации» — там должны быть видны актуальные данные на дату перевода.
Ключевая проверка — расчёт зарплаты за месяц перевода. Сформируйте расчётный листок сотрудника: если перевод в середине месяца, начисления должны быть разбиты на два периода — до и после даты перевода, пропорционально отработанному времени. Если сумма рассчитана целиком по старому или новому окладу, проверьте дату документа и график работы.
Как проверить результат
Новые подразделение и должность с даты перевода
Старые данные или пустые поля — документ не проведён
Начисления разбиты на периоды до и после перевода
Оклад рассчитан целиком по одному значению
Старые надбавки отменены, новые действуют с даты перевода
Дублирование надбавок или их отсутствие
Т-5 содержит корректные даты, должность и оклад
Расхождения с допсоглашением к договору
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за того, что в документе забывают отменить старые надбавки. Программа не делает это автоматически — если надбавка привязана к должности, а не к сотруднику, при смене должности она не переносится, но персональные надбавки продолжают действовать, пока их не отменят. Всегда просматривайте полный список начислений в документе.
Вторая группа ошибок — работа с датами. Документ, проведённый не той датой, искажает расчёт среднего заработка, стаж и отчётность. Отменить проведённый перевод можно документом «Сторнирование» или отменой проведения, если период открыт. Если период закрыт, используйте механизм исправлений, а не удаление документа.
Что важно запомнить
Кадровый перевод оформляется только документом, а не правкой карточки. Отмечайте флажками все виды изменений, проверяйте состав плановых начислений и расчётный листок за месяц перевода. Переход в другое юрлицо — это увольнение и приём, а не перевод.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить перевод задним числом в 1С:ЗУП?
Технически можно, если период не закрыт расчётом зарплаты. Если зарплата уже рассчитана, программа предложит перерасчёт. Когда по периоду сдана отчётность, исправление потребует уточнённых форм — в этом случае сначала оцените последствия на копии базы.
Как перевести сотрудника в другую организацию внутри одной базы 1С?
Если организации — разные юридические лица, оформляется увольнение в одной организации и приём на работу в другой. Документ «Кадровый перевод» работает только внутри одной организации. В ЗУП есть помощник «Перевод к другому работодателю», который создаёт оба документа.
Почему после перевода зарплата считается неправильно?
Чаще всего причины: не отменены старые начисления, неверно указана дата перевода, не назначен подходящий график работы или начисление рассчитывается от базы, в которую входят отменённые надбавки. Начните проверку с расчётного листка и списка плановых начислений сотрудника.
Нужно ли создавать новую карточку сотрудника при переводе?
Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются прежними — меняются только условия, зарегистрированные документом. Создание дубликата карточки приведёт к задвоению данных в отчётности и расчётах.
Как распечатать приказ о переводе из 1С?
В проведённом документе «Кадровый перевод» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о переводе (Т-5)» или другую форму, если в организации используется собственный шаблон. Форма заполняется данными документа автоматически.
Что делать, если документ провели с ошибкой?
Если период открыт — распроведите документ, исправьте и проведите заново. Если период закрыт, используйте документ-исправление или сторнирование, которые в ЗУП создаются на основании исходного документа. Удалять проведённый документ из закрытого периода не следует.