Другое · 12 мин
Как в 1С отразить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет
Пошаговая инструкция: как отразить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, настроить пособия, стаж и кадровый приказ.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С оформляется кадровым документом, который одновременно решает три задачи: приостанавливает начисление зарплаты, фиксирует период для кадрового учёта и стажа, а также назначает пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет. В зависимости от конфигурации используются разные документы: в 1С:ЗУП 3.1 это «Отпуск по уходу за ребёнком», в 1С:Бухгалтерии 8 — кадровый приказ и документ «Отпуск по уходу за ребёнком» из раздела зарплаты.
Ключевая особенность этого отпуска — он делится на два периода с разными правилами: до 1,5 лет ребёнка выплачивается пособие за счёт СФР, а с 1,5 до 3 лет пособие от работодателя не положено, но отпуск продолжается и место работы сохраняется. Поэтому в программе важно правильно указать даты обоих периодов и проверить, что начисления корректно остановлены.
Ошибки при оформлении приводят к типичным проблемам: сотруднику продолжает начисляться зарплата, пособие не рассчитывается или рассчитывается с неверной средней, а в отчётах СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1 период отражается неправильно. Ниже разобраны действия для основных конфигураций, настройка пособий и контроль результата.
Что подготовить перед оформлением отпуска
До ввода документа в программу убедитесь, что у вас есть полный комплект оснований: заявление сотрудника о предоставлении отпуска, свидетельство о рождении ребёнка (или иное подтверждение), справка с места работы второго родителя о том, что он не использует такой отпуск и не получает пособие. Если отпуск оформляет бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком, потребуются дополнительные подтверждения.
Проверьте в программе актуальность данных сотрудника: дату приёма на работу, наличие действующего трудового договора, отсутствие уже проведённых отсутствий на период отпуска. Если сотрудница находится в отпуске по беременности и родам, отпуск по уходу оформляется со дня, следующего за окончанием больничного, — эти периоды не должны пересекаться.
Также заранее уточните, будет ли сотрудник работать во время отпуска на условиях неполного рабочего времени — от этого зависит порядок настройки в программе и сохранение права на пособие. Этот сценарий оформляется отдельно и описан ниже.
Оформление отпуска в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 перейдите в раздел Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату документа. В полях периода задайте дату начала отпуска и планируемую дату окончания — день, когда ребёнку исполняется 3 года.
На вкладке пособий активируйте флажок выплаты пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет и укажите дату окончания выплаты — день исполнения ребёнку 1,5 лет. Программа рассчитает пособие автоматически исходя из среднего заработка за два предшествующих календарных года с учётом установленных минимальных и максимальных ограничений. Если у сотрудника есть право на замену лет расчётного периода (например, в расчётных годах был предыдущий декрет), оформите замену на основании заявления.
Если на период отпуска требуется временно перевести другого работника на должность отсутствующего, включите опцию «Освободить ставку на период отсутствия» — тогда в штатном расписании ставка станет доступной для временного замещения. После заполнения всех полей проведите документ.
- 1Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком → Создать
- 2Заполните сотрудника, даты отпуска до 1,5 и до 3 лет
- 3Включите выплату пособия и проверьте расчёт среднего заработка
- 4При необходимости включите освобождение ставки и неполное рабочее время
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке печати
- 6Проверьте отсутствие начислений в следующем расчёте зарплаты
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал кадрового учёта ограничен, но отпуск по уходу отразить можно. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Отпуска по уходу за ребёнком (в некоторых версиях документ доступен через «Кадровые документы»). Создайте документ, укажите сотрудника и период отпуска.
Пособие до 1,5 лет в бухгалтерской конфигурации начисляется документом «Начисление зарплаты» автоматически, если в кадровых данных сотрудника корректно указан отпуск, либо вводится вручную через вид начисления «Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет». Проверьте, что вид начисления присутствует в списке начислений и настроен как не облагаемый НДФЛ и не облагаемый взносами.
Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия не ведёт полноценный кадровый учёт стажа и не формирует все кадровые отчёты. Если в организации несколько сотрудников регулярно уходят в длительные отпуска, корректнее вести кадровый учёт в ЗУП, а в бухгалтерию выгружать только проводки.
Настройка пособия и расчёт среднего заработка
Размер пособия до 1,5 лет определяется как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума и не выше максимума, рассчитанного от предельной базы по взносам. Программа подставляет актуальные ограничения автоматически при обновлении конфигурации — перед расчётом убедитесь, что релиз программы актуален.
В документе откройте расчёт среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора или вкладка «Оплата») и проверьте состав расчётного периода. Из расчёта исключаются периоды болезни, предыдущего отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если данные о заработке за прошлые годы отсутствуют (сотрудник принят недавно), введите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий».
С 2021 года пособия выплачиваются напрямую из СФР в рамках проекта «Прямые выплаты» во всех регионах. Это значит, что работодатель передаёт в фонд сведения о застрахованном лице и документы, а пособие сотруднику перечисляет фонд. В ЗУП для этого используются документы раздела «Отчетность, справки → Пособия за счёт ФСС» и реестры сведений.
Работа во время отпуска и досрочный выход
Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени или на дому — при этом право на пособие сохраняется. В ЗУП это оформляется прямо в документе отпуска: включите флажок о работе неполное время и укажите график неполного рабочего времени, предварительно создав его в справочнике графиков работы.
Досрочный выход из отпуска оформляется документом «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры»). Укажите дату выхода — с этого дня возобновляются плановые начисления, а выплата пособия прекращается. Если сотрудник вышел, а потом снова ушёл в отпуск по уходу, создайте новый документ отпуска.
Отдельная ситуация — прерывание отпуска до 3 лет при сохранении пособия до 1,5 лет: программа позволяет изменить только дату окончания отпуска, оставив период выплаты пособия. Выполняйте такие корректировки через документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком», а не редактированием исходного документа задним числом.
Как выбрать действие
Как отпуск влияет на стаж, отчётность и штатное расписание
Период отпуска по уходу до 1,5 лет включается в страховой стаж для пенсии и в стаж для ежегодного отпуска не включается — программа учитывает это автоматически при расчёте остатков отпусков. В отчётах персонифицированного учёта период отражается со специальным кодом: в ЕФС-1 (раздел о стаже) период ухода за ребёнком выделяется отдельным кодом стажа. Проверьте корректность заполнения перед отправкой отчёта.
В штатном расписании ЗУП сотрудник в отпуске по уходу отображается как временно отсутствующий. Если ставка освобождена, на неё можно оформить временный перевод или приём замещающего работника. По окончании отпуска ставка освобождается автоматически.
В регистрах учёта рабочего времени весь период отпуска заполняется буквенным кодом «ОЖ» (отпуск по уходу за ребёнком). Проверить это можно в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: за сотрудником не должно быть ни явок, ни пустых дней.
Как проверить результат
У сотрудника нет начислений по окладу, есть только пособие (если выплачивает работодатель)
Продолжает начисляться оклад — документ отпуска не проведён или даты неверны
Весь период отмечен кодом «ОЖ»
Пустые дни или явки — отпуск не отражён в учёте рабочего времени
Сумма не ниже минимальной и равна 40% среднего заработка в пределах максимума
Сумма ниже минимума — не учтён заработок с прошлых мест работы
Период до 1,5 лет не увеличивает отпускной стаж
Накопились дни отпуска за период ухода — проверьте настройки стажа
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление отпуска обычным документом «Отсутствие» или «Больничный лист» вместо специализированного документа. В этом случае не назначается пособие, неверно считается стаж, а отчётность формируется с ошибками. Всегда используйте профильный документ отпуска по уходу.
Вторая типичная проблема — неверные даты: пересечение с отпуском по беременности и родам, окончание пособия не в день исполнения 1,5 лет, дата окончания отпуска раньше или позже третьего дня рождения ребёнка. Сверяйте даты со свидетельством о рождении и датой окончания больничного.
Третья группа ошибок связана с пособиями: не переданы сведения в СФР, не загружена справка о заработке, не применена замена лет, хотя сотрудник подал заявление. Каждая из этих ситуаций приводит к занижению выплат и необходимости перерасчётов.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку?
Да, отпуск может использовать любой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. В программе документ оформляется на этого сотрудника в обычном порядке, но потребуются справки с мест работы обоих родителей о том, что они отпуск не используют и пособие не получают.
Что делать, если сотрудница уходит из декрета в декрет?
Оформите документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или новый отпуск по уходу за вторым ребёнком после окончания больничного по беременности и родам. Для расчёта пособия сотрудница вправе подать заявление о замене лет расчётного периода на годы с большим заработком.
Как отразить отпуск, если ребёнку уже исполнилось 1,5 года, а пособие не нужно?
Документ отпуска всё равно создаётся на весь период до 3 лет — он фиксирует сохранение рабочего места и кадровый статус. Флажок выплаты пособия просто не включается, либо период выплаты завершается датой исполнения 1,5 лет.
Нужно ли увольнять замещающего сотрудника при выходе основного?
Да, трудовой договор с замещающим работником прекращается в связи с выходом основного сотрудника. В ЗУП оформите возврат из отпуска основного работника и увольнение временного с соответствующим основанием, даты должны быть согласованы.
Почему пособие не попало в ведомость на выплату?
При прямых выплатах пособие перечисляет СФР, а не работодатель — в ведомость оно не включается, формируется только реестр сведений в фонд. Если региональный зачётный механизм всё ещё применяется в вашем случае, проверьте, что документ отпуска проведён и в настройках учётной политики указан верный порядок выплаты пособий.
Как исправить ошибочно введённые даты отпуска?
Не редактируйте и не отменяйте проведение исходного документа, если по нему уже рассчитаны пособия или сдана отчётность. Создайте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» с корректными датами — так сохранится история изменений и корректно пересчитаются зависимые данные.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу до 3 лет оформляется профильным документом: в ЗУП — «Отпуск по уходу за ребёнком», в Бухгалтерии — одноимённым документом раздела зарплаты и кадров. Укажите оба периода (до 1,5 и до 3 лет), проверьте расчёт пособия и справку о заработке, а после проведения убедитесь, что зарплата остановлена, табель заполнен кодом «ОЖ», а изменения условий вносятся отдельными документами.