Как в 1С начислить компенсацию при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск — обязательная выплата при увольнении сотрудника, и в программах 1С она рассчитывается автоматически, если правильно оформить кадровый документ и проверить исходные данные. Основные ошибки возникают не на этапе расчёта, а раньше: из-за незакрытых отпусков, неверного стажа или ручных правок начислений.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь расчёт выполняет документ «Увольнение» или «Увольнение списком». В 1С:Бухгалтерии 8 компенсацию чаще начисляют отдельным документом «Начисление зарплаты» с видом расчёта «Компенсация отпуска при увольнении», а средний заработок иногда приходится проверять вручную.

Ниже разобран полный цикл: от проверки остатков отпусков до выплаты, удержания НДФЛ и начисления страховых взносов, а также типовые ошибки и способы их исправить.

Проверьте исходные данные перед расчётом

Автоматический расчёт в 1С корректен только тогда, когда корректны исходные данные. Перед оформлением увольнения откройте карточку сотрудника и проверьте три блока: остатки отпусков, стаж для отпуска и данные для среднего заработка. В ЗУП остатки видны в отчёте «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») и в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.

Убедитесь, что все отпуска, отгулы и отсутствия введены в программу документами, а не отражены «по памяти». Если сотрудник фактически был в отпуске, но документ «Отпуск» не проведён, программа завысит остаток дней и, соответственно, сумму компенсации. Обратная ситуация — отпуск оформлен дважды — приведёт к занижению выплаты и возможной претензии со стороны работника.

Отдельно проверьте периоды, исключаемые из отпускного стажа: отпуска без сохранения зарплаты сверх установленной нормы, отпуска по уходу за ребёнком, прогулы. В ЗУП эти периоды учитываются автоматически, если они введены штатными документами. Если кадровый учёт вёлся частично вне программы, стаж придётся скорректировать вручную.

Контрольные точки

Что проверить до расчёта

Остаток отпуска в отчёте «Остатки отпусков»

Норма

Совпадает с кадровыми данными и табелем

Тревожный признак

Расходится с фактическими отпусками сотрудника

Документы отсутствий за весь период работы

Норма

Все отпуска и отгулы проведены документами

Тревожный признак

Часть отсутствий не отражена в программе

База среднего заработка

Норма

Начисления за 12 месяцев присутствуют и полны

Тревожный признак

Есть месяцы без начислений или с ручными правками

Начисление компенсации в 1С:ЗУП через документ «Увольнение»

В ЗУП основной сценарий — документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения и основание (статью ТК РФ). После заполнения шапки программа автоматически рассчитает все причитающиеся суммы.

На вкладке «Компенсации отпуска» проверьте, что программа предлагает компенсировать: количество дней, вид отпуска (основной, дополнительный) и средний заработок. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни — это нормальное поведение, и удерживать такие суммы можно только в пределах, допустимых законодательством.

На вкладке «Начисления и удержания» отображается полный расчёт: зарплата за отработанные дни месяца увольнения, компенсация отпуска, удержания (НДФЛ, алименты, долги) и итог к выплате. Каждую строку можно раскрыть кнопкой расшифровки и посмотреть, из чего сложилась сумма. После проверки проведите документ — он сформирует и кадровые движения, и начисления.

Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он работает аналогично, но позволяет обработать группу в одном документе и массово сформировать приказы по форме Т-8.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   На вкладке «Компенсации отпуска» проверьте дни и средний заработок
4. 4
   На вкладке «Начисления и удержания» сверьте итоговые суммы и НДФЛ
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61 из документа

Как проверить средний заработок

Средний дневной заработок для компенсации считается из начислений за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. В документе «Увольнение» нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма с расшифровкой по месяцам: начисления, отработанное время и исключаемые периоды.

Если сотрудник принят недавно и расчётного периода нет, программа использует данные фактически отработанных дней или оклад. В таких случаях сумму стоит перепроверить вручную: автоматика корректна, но нестандартные ситуации (приём и увольнение в одном месяце, длительный больничный перед увольнением) требуют внимательного контроля.

Начисление компенсации в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок слабее, поэтому сначала оформите приказ об увольнении (раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» или «Увольнения», в зависимости от релиза). Затем создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавьте сотрудника и проверьте, что программа подтянула вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении».

Если вид расчёта не появился автоматически или его нет в списке, создайте его вручную: в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления» добавьте новое начисление с кодом дохода для НДФЛ (компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, в отличие от некоторых выходных пособий). Укажите способ отражения в учёте — обычно счёт затрат по месту работы сотрудника.

Количество дней компенсации в бухгалтерской конфигурации часто приходится вводить вручную, так как полноценного учёта остатков отпусков может не быть. Рассчитайте дни по кадровым данным: за каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска, излишки менее половины месяца отбрасываются, половина и более — округляются до полного месяца.

Выплата, НДФЛ и страховые взносы

Все причитающиеся суммы работодатель обязан выплатить в день увольнения. В 1С выплата оформляется ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выдачи. В ЗУП ведомость удобно создать прямо из документа «Увольнение» по кнопке «Выплатить».

НДФЛ с компенсации исчисляется при начислении, а перечислить его нужно в стандартные сроки: не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода. В программе срок перечисления подставляется автоматически в ведомость — проверьте его, особенно если выплата приходится на пятницу или предпраздничный день.

Страховые взносы начисляются вместе с остальной зарплатой при закрытии месяца (в ЗУП — документом «Начисление зарплаты и взносов» за последний месяц работы сотрудника, если увольнение происходит до конца месяца, взносы по нему доначислятся там же). Убедитесь, что уволенный сотрудник попал в расчёт взносов за месяц увольнения — при досрочном увольнении его иногда «теряют».

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверное количество дней компенсации. Причина почти всегда в неполных кадровых данных: не введён отпуск, дублируется отсутствие, неверно указана дата приёма. Исправляется это не ручной правкой дней в документе увольнения, а корректировкой первичных документов — тогда остаток пересчитается автоматически и в других отчётах не останется расхождений.

Вторая группа ошибок — ручное изменение суммы компенсации в документе. Ручная правка «ломает» связь с расчётной базой: потом не сойдутся регистры, отчёты по НДФЛ и расчётный листок. Если автоматическая сумма кажется неверной, найдите причину в данных, а не правьте результат.

Третья типичная ситуация — увольнение «задним числом» после закрытия месяца и сдачи отчётности. В этом случае потребуется сторнирование лишних начислений, перерасчёт НДФЛ и взносов, а возможно — уточнённые расчёты. В ЗУП для этого есть механизм сторнирования начислений; в бухгалтерской конфигурации корректировки делаются вручную, и здесь лучше действовать последовательно, фиксируя каждый шаг.

Проверка результата и отчётность

После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итог к выплате, совпадающий с ведомостью. Дополнительно распечатайте записку-расчёт по форме Т-61 — она подтверждает расчёт дней компенсации.

Проверьте, что суммы попали в отчётность: компенсация и НДФЛ с неё отражаются в 6-НДФЛ за период выплаты, взносы — в расчёте по страховым взносам, а сведения о стаже — в персонифицированной отчётности. В ЗУП удобно использовать отчёт «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по конкретному сотруднику, чтобы убедиться в полноте данных.

Завершающий контроль — сверка остатка по счёту 70 (или регистра «Зарплата к выплате») по уволенному сотруднику: после выплаты задолженность перед ним должна быть нулевой. Ненулевой остаток означает либо невыплаченную сумму, либо излишне удержанные деньги.

Частые вопросы

Что делать, если в документе «Увольнение» не заполняется компенсация?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицательный — программе нечего компенсировать. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если фактически дни есть, значит, в учёте есть непроведённые или ошибочные документы отпусков. Вторая возможная причина — не заполнен вид отпуска в настройках или сотрудник уволен в день приёма.

Как округляются дни компенсации в 1С?

По умолчанию программа считает дни с дробной частью и не округляет их — округление не предусмотрено законодательством как обязательное. Если в организации принято округление в пользу работника, его включают в настройках учётной политики зарплаты. Округление в меньшую сторону применять нельзя.

Нужно ли начислять компенсацию совместителю?

Да, внутренние и внешние совместители имеют те же права на отпуск и компенсацию. В 1С совместитель оформляется отдельным сотрудником или отдельным местом работы — увольнение и расчёт компенсации по нему проводятся независимо от основного места работы.

Как удержать дни отпуска, использованные авансом?

В документе «Увольнение» на вкладке «Компенсации отпуска» программа сама покажет удержание за неотработанные дни, если остаток отрицательный. Помните об ограничении: общая сумма удержаний при увольнении ограничена, а в ряде случаев (сокращение, призыв, ликвидация) удерживать за авансовый отпуск нельзя вовсе.

Можно ли оформить увольнение после закрытия месяца?

Технически можно, но потребуется сторнировать начисления за дни после даты увольнения и пересчитать НДФЛ и взносы. В ЗУП используйте механизм сторнирования и проверьте, не нужна ли уточнённая отчётность. По возможности оформляйте увольнение до расчёта итогов месяца.

Где посмотреть, из чего сложилась сумма среднего заработка?

В документе «Увольнение» кликните по значению среднего заработка — откроется форма с помесячной расшифровкой начислений и отработанного времени. Там же можно вручную скорректировать расчётный период, если стандартные 12 месяцев неприменимы (например, сотрудник недавно принят).