Как начислить зарплату в 1С 8.3 пошагово

Начисление зарплаты в 1С 8.3 выполняется в двух основных конфигурациях: «1С:Бухгалтерия 8» (для небольших организаций с простым расчётом) и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП, для полноценного кадрового учёта). Последовательность действий в обеих программах схожа: сначала проверяются кадровые данные и настройки, затем создаётся документ начисления, рассчитываются НДФЛ и страховые взносы, после чего результат проверяется и проводится.

Главная ошибка новичков — попытка сразу создать документ «Начисление зарплаты» без подготовки. Если сотрудник не принят на работу кадровым документом, не заданы график работы и способы отражения в учёте, расчёт либо не выполнится, либо даст неверные суммы. Поэтому инструкция ниже начинается с подготовительного этапа.

Материал ориентирован на типовые конфигурации без доработок. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но общая логика сохраняется.

Подготовка: что проверить перед первым начислением

До создания расчётного документа убедитесь, что в информационной базе выполнены базовые настройки. В «1С:Бухгалтерии» перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» и проверьте общие параметры: порядок расчёта, ведётся ли учёт в программе или во внешней, дату выплаты. В ЗУП основные настройки находятся в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Расчёт зарплаты».

Каждый сотрудник должен быть оформлен документом «Приём на работу» (в бухгалтерии — «Приём на работу» или кадровый приказ из справочника «Сотрудники»). В документе приёма указываются подразделение, должность, график работы, размер оклада и дата начала работы. Без этого начисление по сотруднику будет пустым.

Также проверьте производственный календарь и графики работы: от них зависит норма рабочего времени, по которой программа считает оклад при неполном отработанном месяце. Календарь обновляется автоматически при обновлении конфигурации либо вручную через справочник «Производственные календари».

Настройка начислений и удержаний

Виды расчёта в 1С хранятся в справочниках «Начисления» и «Удержания» (в бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»). Типовая поставка уже содержит основные виды: оплата по окладу, премия, отпускные, больничный, НДФЛ и другие. Для стандартного оклада ничего создавать не нужно.

Если в организации есть особые выплаты — например, ежемесячная премия процентом или доплата за вредность — создайте новое начисление, укажите формулу расчёта, назначение, порядок обложения НДФЛ и взносами. Некорректная настройка обложения — частая причина ошибок в отчётности.

Проверьте, что начисление назначено сотруднику: в ЗУП плановые начисления назначаются кадровыми документами (приём, кадровый перевод, изменение оплаты труда). Если сотрудник принят, но начисление ему не назначено, в документе расчёта он появится с нулевой суммой.

Создание документа «Начисление зарплаты»

Это центральный шаг. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». В ЗУП: «Зарплата» → «Начисления зарплаты и взносов» → «Создать».

В шапке документа укажите месяц начисления, организацию и дату. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех работающих сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает суммы по отработанному времени. Альтернатива — кнопка «Добавить» или «Подбор» для ручного включения отдельных сотрудников.

1. 1
   Проверьте кадровые документы: все сотрудники приняты, увольнения оформлены, отпуска и больничные введены
2. 2
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»
3. 3
   Укажите месяц, организацию и дату документа
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта табличной части
5. 5
   Проверьте суммы начислений, НДФЛ и взносов по сотрудникам
6. 6
   Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть»

После заполнения программа рассчитывает оклад пропорционально отработанным дням по графику. Если сотрудник был в отпуске или на больничном, эти периоды должны быть введены отдельными документами до расчёта — тогда дни отклонений автоматически уменьшат отработанное время.

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

В «1С:Бухгалтерии» НДФЛ рассчитывается в том же документе начисления на отдельной закладке. В ЗУП документ называется «Начисление зарплаты и взносов», и оба расчёта выполняются одновременно при заполнении. Налог считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов, заявленных сотруднику.

Вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в бухгалтерии — через карточку сотрудника, ссылка «Налог на доходы»). Если вычет не применился, проверьте, что заявление введено и период его действия охватывает расчётный месяц.

Страховые взносы рассчитываются по тарифам, заданным в учётной политике организации. Проверьте, что в настройках учётной политики выбран правильный вид тарифа (основной, для МСП и т.д.) — от этого зависят итоговые суммы взносов.

Проверка результата и проведение

Перед проведением сверьте рассчитанные суммы. В ЗУП по каждому сотруднику доступна расшифровка: двойной щелчок по строке показывает, как посчитан оклад, какие дни учтены, как применены вычеты. В бухгалтерии детализацию можно посмотреть через кнопку «Начисления» и связанные отчёты.

Полезные отчёты для контроля: «Расчётный листок», «Свод начислений», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов». Они находятся в разделе «Зарплата и кадры» (или «Зарплата» в ЗУП) → «Отчёты по зарплате». Расчётный листок по сотруднику должен сходиться с данными документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ провёлся без сообщений об ошибках

Норма

Документ в журнале отмечен как проведённый

Тревожный признак

Ошибки проведения, документ сохранён только как черновик

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено, удержано и к выплате соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Нулевой оклад, отсутствующий НДФЛ или неучтённые отклонения

Проводки (в 1С:Бухгалтерии)

Норма

Сформированы проводки по Дт счёта затрат и Кт 70, 68.01, 69

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют настройкам

После успешной проверки нажмите «Провести». В «1С:Бухгалтерии» дополнительно формируются бухгалтерские проводки — их можно посмотреть кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. В ЗУП проводки формируются позже, документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

Выплата зарплаты и отражение в учёте

Начисление и выплата в 1С — разные операции. После начисления создайте ведомость: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через зарплатный проект»). Заполните ведомость кнопкой «Заполнить» — подтянутся суммы к выплате за вычетом НДФЛ.

В «1С:Бухгалтерии» выплата фиксируется вместе со списанием денег: ведомость плюс документ «Списание с расчётного счёта» или «Выдача наличных». Пока выплата не зарегистрирована, НДФЛ считается удержанным, но не перечисленным — это влияет на отчёты 6-НДФЛ.

В ЗУП перед передачей данных в бухгалтерию выполните «Отражение зарплаты в бухучёте» и синхронизацию. Проверьте, что способы отражения (счета затрат) заданы для подразделений или сотрудников, иначе расходы попадут на счёт по умолчанию.

Частые ошибки и как их исправить

Если после заполнения документа сотрудник отсутствует в списке, проверьте: оформлен ли приём на работу, не наступила ли дата увольнения, назначено ли ему плановое начисление. В ЗУП также проверьте, что подразделение и организация в документе совпадают с данными сотрудника.

Если оклад рассчитан непропорционально отработанному времени, смотрите график работы сотрудника и табель. В ЗУП данные об отработанном времени берутся из графика с учётом документов отклонений; при ведении табелей — из документа «Табель».

Для исправления уже проведённого начисления не редактируйте суммы вручную. Правильный путь: ввести недостающие документы (отпуск, больничный), затем пересчитать документ кнопкой «Заполнить» повторно или воспользоваться механизмом доначислений/сторнирования в ЗУП.

Удобный контрольный приём: после расчёта сформируйте «Свод начислений и удержаний» за месяц и сравните итог с прошлым периодом. Резкое отличие при неизменном штате — почти всегда признак пропущенного документа или дубля.

FAQ

Можно ли начислить зарплату в 1С 8.3 за прошлый месяц?

Да, документ создаётся с датой нужного месяца. Учтите, что в ЗУП расчёт за прошлый период может потребовать перерасчёта последующих месяцев, а в бухгалтерии — повторного закрытия месяца, если период уже был закрыт.

Почему документ заполнился пустым, без сотрудников?

Чаще всего причины: сотрудники не приняты кадровым документом, не назначены плановые начисления, выбрана неверная организация или подразделение в шапке документа. Проверьте эти три пункта в первую очередь.

Как начислить зарплату только одному сотруднику?

В документе вместо «Заполнить» используйте «Добавить» или «Подбор» и выберите нужного сотрудника. Сумма рассчитается автоматически по его плановым начислениям; при необходимости нажмите «Рассчитать» в строке.

Чем начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии отличается от ЗУП?

В бухгалтерии расчёт упрощён: один документ начисляет зарплату и сразу формирует проводки. ЗУП — специализированная конфигурация с расчётом взносов в том же документе, табелями, отклонениями, доначислениями и отдельным отражением в бухучёте.

Нужно ли начислять зарплату, если сотрудник был в отпуске весь месяц?

Документ всё равно создаётся и заполняется — по такому сотруднику начислений по окладу не будет, но программа корректно учтёт отпускные, рассчитает НДФЛ и взносы за месяц.

Где посмотреть, сколько сотрудник должен получить на руки?

Сформируйте «Расчётный листок» по сотруднику за месяц: строка «Всего удержано» и итог «К выплате» показывают сумму после НДФЛ. Также сумма к выплате видна в ведомости на выплату.