Другое · 9 мин
Как рассчитать увольнение в 1С Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по расчету увольнения в 1С Бухгалтерии: документ увольнения, компенсация отпуска, НДФЛ, взносы, выплата и проверка расчетов.
Расчет при увольнении — это начисление заработной платы за отработанные дни, компенсации за неиспользованный отпуск, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов. В 1С Бухгалтерии 8.3 весь процесс выполняется через специальный документ «Увольнение», который автоматически рассчитывает большинство сумм, если кадровый учет в программе ведется корректно.
Ключевое условие: денежный расчет с сотрудником нужно произвести в день увольнения, а НДФЛ перечислить в бюджет в установленные сроки. Ошибка в дате или в сумме компенсации приводит к претензиям со стороны бывшего работника и штрафам трудовой инспекции, поэтому каждый шаг стоит проверять по печатным формам и расчетным ведомостям.
Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до выплаты и отчетности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С Бухгалтерия 8.3 с включенным учетом зарплаты и кадров. Если у вас 1С:ЗУП, логика документов похожа, но названия разделов отличаются.
Проверка исходных данных перед расчетом
Прежде чем создавать документ увольнения, убедитесь, что в программе корректно заведены данные сотрудника: дата приема на работу, должность, оклад или тарифная ставка, график работы. От этих сведений зависит расчет среднего заработка и дней компенсации отпуска.
Проверьте, что все начисления за период работы сотрудника отражены в программе: зарплата начислена по текущий месяц, больничные и отпускные проведены. Если какие-то месяцы не закрыты, средний заработок посчитается неверно.
Также убедитесь, что в настройках учетной политики включен расчет зарплаты и кадровый учет. Путь: раздел «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета» — «Зарплата и кадры». Без этого документы расчета будут недоступны или ограничены.
Что проверить до расчета
Совпадают с трудовым договором
Пустые или устаревшие данные — средний заработок исказится
Все месяцы расчетного периода закрыты
Есть незакрытые месяцы — компенсация посчитается неправильно
Дни отпуска в программе совпадают с кадровыми данными
Расхождение дней — переплата или недоплата компенсации
Создание документа «Увольнение»
Основной инструмент — документ «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» (или «Кадровые документы», в зависимости от настроек интерфейса). Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Увольнение».
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день. Программа автоматически определит период расчета среднего заработка и подтянет данные о начислениях.
На вкладке начислений документ покажет две основные строки: оплату за отработанные дни текущего месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Количество дней компенсации программа рассчитывает из даты приема, даты увольнения и использованных отпусков.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — «Создать» — «Увольнение»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения
- 3Проверьте автоматически рассчитанные строки: зарплата за дни месяца и компенсация отпуска
- 4Откройте расчет среднего заработка по ссылке в документе и сверьте период и суммы
- 5Проведите документ и распечатайте расчетный листок и записку-расчет
Как проверить расчет компенсации за отпуск
Компенсация считается как произведение среднего дневного заработка на количество дней неиспользованного отпуска. Средний заработок определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, по правилам расчета для отпусков.
В документе «Увольнение» кликните по сумме компенсации или по ссылке расчета среднего заработка — откроется расшифровка: какие месяцы вошли в расчет, какие суммы и дни учтены. Сверьте, не попали ли в расчет периоды, которые должны исключаться (больничные, командировки, отпуска).
Количество дней компенсации зависит от отработанного стажа: за каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, этот месяц в расчет не берется; если половину и больше — округляется до полного.
НДФЛ и страховые взносы при увольнении
Все суммы при увольнении облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это касается и зарплаты за отработанные дни, и компенсации отпуска. Документ «Увольнение» автоматически рассчитывает налог и взносы на соответствующих вкладках.
На вкладке «НДФЛ» проверьте дату получения дохода: для зарплаты при увольнении это день увольнения. От этой даты зависит, в какой срок нужно перечислить налог и в каком отчете 6-НДФЛ он отразится.
Исключение — выходное пособие в пределах установленных лимитов: оно не облагается НДФЛ и взносами в части, не превышающей трехкратный средний месячный заработок (для работников Крайнего Севера — шестикратный). Если вы начисляете пособие, убедитесь, что в программе выбран правильный вид начисления с корректными настройками налогообложения.
Выплата расчета и оформление документов
После проведения документа «Увольнение» оформите выплату: через ведомость в кассу или ведомость в банк, в зависимости от способа выплаты зарплаты в организации. Ведомость создается из раздела «Зарплата и кадры» — «Ведомости»; при заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед сотрудником.
Выплату нужно произвести в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, расчет выдается не позже следующего дня после предъявления требования о расчете.
Из документа увольнения распечатайте записку-расчет (унифицированная форма Т-61 или самостоятельно разработанная форма), расчетный листок и справку о доходах для сотрудника. Также сформируйте выписки из отчетов для фондов, если это предусмотрено вашим документооборотом.
Проверка результата и отчетность
После выплаты сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц увольнения и оборотно-сальдовую ведомость по счету 70: сальдо по уволенному сотруднику должно быть нулевым. Ненулевой остаток означает, что выплата не оформлена или оформлена не на ту сумму.
Проверьте, что данные попали в отчеты: увольнение отражается в расчете по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях. Если увольнение произошло на границе кварталов, убедитесь, что доход и налог попали в правильный отчетный период.
Для контроля удобно использовать отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» или «Полная сводка начислений» за месяц увольнения: в нем видны все начисления, удержания и взносы по сотруднику одной строкой.
Как выбрать действие
Частые вопросы по расчету увольнения
Что делать, если документ «Увольнение» недоступен в меню?
Проверьте настройки: «Главное» — «Параметры учета» — «Зарплата и кадры» — должна быть включена ведение учета зарплаты и кадров в этой программе. Если учет ведется во внешней программе (например, 1С:ЗУП), расчет увольнения выполняется там, а в бухгалтерию переносятся только проводки.
Можно ли скорректировать дни компенсации вручную?
Да, количество дней компенсации в документе редактируется. Но перед ручной правкой выясните причину расхождения: обычно это неучтенный отпуск или неверная дата приема. Ручную корректировку стоит сопроводить кадровым расчетом дней отпуска, чтобы обосновать сумму при проверке.
Как отразить удержание за отпуск, использованный авансом?
В документе «Увольнение» строка по отпуску автоматически становится отрицательной, если сотрудник отгулял больше, чем заработал. Проверьте, что сумма удержания не превышает допустимые законом ограничения на удержания из заработной платы, иначе часть долга придется взыскивать отдельно.
Когда перечислять НДФЛ с расчета при увольнении?
НДФЛ с доходов при увольнении перечисляется в общие сроки, установленные для налога: не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Дата получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день, программа проставляет ее автоматически на вкладке НДФЛ.
Облагается ли компенсация за отпуск страховыми взносами?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается страховыми взносами в полном объеме, в отличие от некоторых других выплат при увольнении. Не облагаются в пределах лимитов только выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства.
Как исправить ошибку, если увольнение уже проведено и выплачено?
Создайте документ «Сторнирование начислений» или отмените проведение документа увольнения, если период еще открыт, затем введите корректный расчет. Если отчетность уже сдана, потребуется подать уточненные расчеты по взносам и 6-НДФЛ за соответствующий период.
Что важно запомнить
Расчет увольнения в 1С Бухгалтерии выполняется документом «Увольнение»: программа сама считает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ваша задача — проверить исходные данные, дни отпуска и средний заработок, затем оформить выплату ведомостью и убедиться, что сальдо по счету 70 закрылось.