Другое · 11 мин
Как выплатить зарплату в 1С: пошаговое руководство
Как выплатить зарплату в 1С ЗУП и Бухгалтерии: ведомости в банк, кассу и на карту, проводки, проверка расчётов и исправление типичных ошибок.
Выплата зарплаты в 1С — это завершающий этап расчёта, который включает начисление, удержание НДФЛ, формирование ведомости и отражение выплаты в учёте. Ошибка на любом из этих шагов приводит к расхождениям в отчётности 6-НДФЛ, неверному сальдо по расчётам с сотрудниками и вопросам со стороны налоговой инспекции.
Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) весь цикл ведётся в одной программе, а данные передаются в бухгалтерию сводно. В 1С:Бухгалтерии 8.3 зарплата начисляется и выплачивается в одной базе. Ниже разобраны оба сценария, а также отдельные случаи: выплата через банк, через кассу, на карту по зарплатному проекту и аванс.
Перед выплатой убедитесь, что у всех сотрудников корректно заполнены плановые начисления, отражены отсутствия (больничные, отпуска, командировки) и актуальны сведения о вычетах по НДФЛ. Выплата по неполным данным потребует сторнирования и перерасчёта, что заметно усложняет учёт.
Подготовка: что проверить перед выплатой зарплаты
Начните с проверки кадровых данных. Откройте список сотрудников и убедитесь, что все принятые и уволенные в расчётном месяце оформлены документами «Приём на работу» и «Увольнение», а не вручную в справочнике. Ручное редактирование карточки без кадрового документа — частая причина ошибок в расчёте.
Далее проверьте отсутствия: больничные, отпуска, командировки и прогулы должны быть введены соответствующими документами до начисления зарплаты. Если документ отсутствия ввести после расчёта, программа потребует перерасчёт, и сумма к выплате изменится.
Третий шаг — сверка вычетов по НДФЛ. Проверьте заявления на стандартные вычеты на детей и уведомления на имущественные вычеты. Если уведомление из ФНС получено, но не введено, налог будет удержан в большей сумме, чем положено.
Как проверить готовность к выплате
Все приёмы, увольнения и отсутствия оформлены документами
Карточки отредактированы вручную, отсутствия не введены
Документ «Начисление зарплаты и взносов» проведён за месяц
Документа нет или он не проведён
Налог рассчитан, вычеты применены
НДФЛ равен нулю у всех или явно завышен
Шаг 1. Начисление зарплаты и взносов
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, подразделение (если расчёт ведётся по подразделениям) и нажмите «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, рассчитает оклад пропорционально отработанному времени, начислит НДФЛ и страховые взносы.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь аналогичен: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». После заполнения проверьте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» — суммы должны быть ненулевыми для сотрудников с доходом выше необлагаемого минимума.
После проведения документа откройте расчётный листок любого сотрудника (отчёт «Расчётный листок» в разделе «Зарплата») и сверьте итоговую сумму к выплате. Это та сумма, которая попадёт в ведомость.
Шаг 2. Создание ведомости на выплату
Ведомость в банк (зарплатный проект)
Если сотрудники получают зарплату на карты в рамках зарплатного проекта, создайте документ «Ведомость в банк» (в ЗУП: «Зарплата» → «Ведомости в банк»; в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк»). Укажите зарплатный проект, месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников проекта с суммами к выплате.
Дата выплаты в ведомости критична: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок его перечисления в бюджет. Ставьте реальную дату перечисления денег, а не дату формирования документа.
Ведомость на счета (без зарплатного проекта)
Если зарплатного проекта нет и деньги переводятся на произвольные карты сотрудников, используйте документ «Ведомость на счета». Предварительно в карточке каждого сотрудника должны быть указаны реквизиты лицевого счёта: банк, БИК, номер счёта. Без реквизитов сотрудник не попадёт в ведомость.
Ведомость в кассу
Для выплаты наличными создайте «Ведомость в кассу». После её проведения в 1С:Бухгалтерии дополнительно оформите «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомости» — без РКО выплата не отразится в кассовой книге. В ЗУП ведомость сама фиксирует факт выплаты, а кассовые документы формируются в бухгалтерской программе после обмена.
Сравнение способов выплаты
Для зарплатного проекта. Быстрое заполнение, выгрузка реестра в банк. Требует действующего договора с банком.
Для переводов на произвольные карты сотрудников. Нужны заполненные реквизиты счетов, реестр формируется вручную или по платёжкам.
Для наличной выплаты. Требует РКО и контроля кассовой дисциплины, невыплаченные суммы депонируются.
Шаг 3. Перечисление денег и подтверждение выплаты
Для зарплатного проекта выгрузите реестр из ведомости (кнопка «Выгрузить» или обмен с банком) и передайте его в банк вместе с платёжным поручением на общую сумму. После исполнения банком реестра статус ведомости меняется на подтверждённый — в ЗУП это делается автоматически при загрузке подтверждения или вручную.
В 1С:Бухгалтерии после выплаты через банк создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы» и укажите ведомость. При загрузке выписок из клиент-банка программа обычно создаёт этот документ автоматически — проверьте, что он корректно связан с ведомостью.
Если часть сотрудников не получила деньги в срок (отсутствовал, реквизиты отклонены банком), суммы по ним депонируются. В ЗУП для этого используется механизм депонирования в ведомости, а выплата депонированных сумм оформляется отдельным документом позже.
Шаг 4. Проверка проводок и отчётности
После проведения всех документов откройте их движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Начисление зарплаты формирует проводку по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту 70 счёта, НДФЛ — дебет 70 / кредит 68.01, взносы — дебет затратного счёта / кредит 69. Выплата закрывает задолженность: дебет 70 / кредит 51 (банк) или 50 (касса).
Контрольный отчёт — «Анализ зарплаты по сотрудникам» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70. После полной выплаты сальдо по сотрудникам без долгов должно быть нулевым. Остаток по кредиту 70 означает невыплаченную зарплату, по дебету — переплату или незакрытый аванс.
Отдельно проверьте раздел 2 формы 6-НДФЛ: дата получения дохода (день выплаты), дата удержания и срок перечисления налога должны соответствовать фактическим датам. Расхождение дат — типичная причина требований из налоговой.
Как выплатить аванс в 1С
Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется ведомостью без предварительного полного начисления. В ЗУП в ведомости в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» — программа рассчитает сумму по настроенному способу: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца.
Способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики и в карточке сотрудника. Вариант «расчётом за первую половину месяца» точнее отражает реальную задолженность и снижает риск переплаты при увольнении, но требует, чтобы табели за первую половину месяца были актуальны.
При выплате аванса НДФЛ удерживается согласно действующим правилам — программа рассчитывает налог автоматически при проведении ведомости. Сверяйте итоговую сумму аванса с расчётом за первую половину месяца, чтобы избежать отрицательного остатка к выплате по итогам месяца.
Особенности выплаты при обмене ЗУП и Бухгалтерии
В связке «ЗУП + Бухгалтерия» зарплата начисляется и выплачивается в ЗУП, а в бухгалтерскую программу передаются сводные данные: проводки по начислению и ведомости для формирования банковских и кассовых документов. Обмен настраивается через «Администрирование» → «Синхронизация данных».
Ключевое правило: не создавайте ведомости на выплату вручную в Бухгалтерии, если ведётся синхронизация — это приводит к дублям. Ведомости должны приходить только из ЗУП. В Бухгалтерии на их основании создаются «Списание с расчётного счёта» и «Расходный кассовый ордер».
Если после обмена ведомость в Бухгалтерии не появилась, проверьте дату запрета редактирования, настройки сопоставления организаций и журнал регистрации обмена. Чаще всего проблема — в несопоставленных подразделениях или незакрытом периоде.
Как выбрать сценарий выплаты
Частые вопросы о выплате зарплаты в 1С
Почему ведомость заполняется пустой?
Чаще всего не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный месяц либо в ведомости указан другой месяц или подразделение. Также проверьте, не выплачена ли уже вся сумма другой ведомостью — программа не даст заплатить дважды.
Можно ли выплатить зарплату только части сотрудников?
Да. Создайте ведомость, заполните её, затем удалите лишних сотрудников из табличной части вручную или воспользуйтесь подбором. Оставшимся сотрудникам выплата оформляется отдельной ведомостью позже.
Что делать, если банк отклонил реестр выплаты?
Не проводите ведомость повторно. Уточните у банка причину (обычно неверные реквизиты карты), исправьте данные в карточке сотрудника и выгрузите реестр заново. Если деньги частично зачислены, зафиксируйте в программе фактически выплаченные суммы.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если деньги ещё не ушли, отмените проведение ведомости, исправьте данные и проведите снова. Если выплата уже прошла, используйте механизм возврата задолженности или сторнирование — в ЗУП есть документ «Возврат задолженности сотрудником» и операции по сторно начислений.
Нужно ли платить НДФЛ с аванса?
По действующим правилам НДФЛ рассчитывается и удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. В 1С это происходит автоматически при проведении ведомости — проверьте сумму налога в документе перед проведением.
Как проверить, что вся зарплата выплачена?
Сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или ОСВ по счёту 70 с детализацией по сотрудникам (в Бухгалтерии). Нулевое сальдо по всем сотрудникам означает, что обязательства закрыты. Остатки требуют разбора: это либо невыплаченные суммы, либо переплата.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты в 1С строится по цепочке: проверка данных → начисление → ведомость нужного типа → банковский или кассовый документ → контроль проводок и 6-НДФЛ. Дата выплаты в ведомости определяет налоговые обязательства, а в связке ЗУП + Бухгалтерия ведомости создаются только на стороне ЗУП.