Как заполнить стаж в 1С:ЗУП

Стаж сотрудника в 1С:ЗУП напрямую влияет на расчёт пособий по временной нетрудоспособности: от страхового стажа зависит процент оплаты больничного листа (60, 80 или 100%). Кроме того, сведения о стаже используются при формировании отчётности в Социальный фонд России и при заполнении кадровых документов. Если стаж не заполнен или заполнен с ошибкой, программа рассчитает пособие неверно, а сотрудник недополучит деньги либо организация получит вопросы от фонда.

Данные о стаже хранятся в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника — это важно, потому что одно физическое лицо может быть оформлено в нескольких организациях или на нескольких должностях. Стаж вводится один раз и автоматически учитывается во всех расчётах. Программа умеет автоматически увеличивать стаж с течением времени, если правильно указать дату отсчёта.

Ниже разобраны основные виды стажа в программе, порядок их заполнения, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к неверному расчёту пособий.

Какие виды стажа используются в 1С:ЗУП

Программа различает несколько видов стажа, и каждый влияет на свои участки учёта. Основные из них:

• Страховой стаж для оплаты больничных листов — определяет процент оплаты пособия по нетрудоспособности;
• Стаж для оплаты больничных листов с учётом нестраховых периодов — включает службу в армии и аналогичные периоды, влияет на отдельные случаи расчёта;
• Общий стаж — справочная величина, обычно заполняется для кадровых нужд;
• Непрерывный стаж — исторический показатель, применяется редко, если это предусмотрено локальными актами;
• Стаж на надбавку за выслугу лет — используется, если в организации есть процентная надбавка, зависящая от стажа (типично для бюджетных учреждений).

Для обычного коммерческого предприятия критичен первый вид — страховой стаж для больничных. Остальные заполняются по мере необходимости. Если в организации есть надбавка за выслугу, вид стажа для неё определяется в настройках самого начисления, и именно его нужно заполнять сотрудникам.

Где в программе заполняется стаж

Есть два основных пути, оба приводят к одной и той же форме. Первый — через карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и перейдите по гиперссылке «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Стажи» или через ссылку «Личные данные» с переходом к физическому лицу). Второй — через справочник физических лиц: «Кадры» → «Физические лица», откройте карточку и найдите ссылку «Трудовая деятельность».

В открывшейся форме отображается список видов стажа. Для каждого вида можно добавить запись с датой отсчёта и значением стажа на эту дату: лет, месяцев, дней. Именно такой формат — «на дату Х стаж составлял Y лет Z месяцев» — позволяет программе автоматически наращивать стаж при каждом расчёте.

Обратите внимание: если физическое лицо задвоено в справочнике (например, сотрудник был введён повторно при повторном приёме), стаж, заполненный в одной карточке, не попадёт в расчёты по другой. Перед заполнением стоит убедиться, что дублей нет, а при обнаружении — объединить карточки штатной обработкой.

Как ввести страховой стаж для больничного

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → выберите сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
3. 3
   Найдите вид стажа «Страховой стаж для оплаты больничных листов» и нажмите «Добавить»
4. 4
   Укажите дату отсчёта — обычно дату приёма на работу в вашу организацию
5. 5
   Введите стаж на эту дату: лет, месяцев, дней — по данным трудовой книжки и подтверждающих документов
6. 6
   Запишите форму и проверьте расчёт на тестовом больничном листе

Дату отсчёта удобнее всего ставить равной дате приёма сотрудника к вам. Тогда в поля «лет/месяцев/дней» вы вносите стаж, подтверждённый предыдущими местами работы, — по записям в трудовой книжке, трудовым договорам, справкам. Стаж работы у вас программа добавит сама, отсчитывая время от даты приёма.

Если сотрудник принят без подтверждающих документов (например, трудовая книжка утрачена и сведения не восстановлены), стаж по имеющимся данным может быть занижен. В этом случае пособие рассчитается по меньшему проценту. Когда сотрудник принесёт подтверждение, добавьте новую строку стажа с актуальной датой — пересчитывать прошлые больничные придётся вручную, если это требуется.

Для сотрудников без предыдущего стажа (первое место работы) запись всё равно стоит создать с нулевым значением и датой приёма — так поведение программы будет явным и предсказуемым, а не зависящим от настроек по умолчанию.

Как учесть нестраховые периоды и особые случаи

Военная служба по призыву, служба в органах внутренних дел и аналогичные периоды учитываются в страховом стаже, но для них предусмотрен отдельный вид — «Стаж для оплаты больничных листов с учётом нестраховых периодов». Он заполняется аналогично, а в самом больничном листе есть поля для указания нестраховых периодов с датами начала и окончания.

Иностранный стаж

Периоды работы за границей засчитываются в страховой стаж, только если с соответствующим государством заключён договор о взаимном признании стажа. Подтверждающими документами служат трудовые книжки установленного образца, справки, договоры. Если договора нет, такие периоды в стаж не включайте — это приведёт к завышению пособия и претензиям при проверке.

Совместители и несколько организаций

Поскольку стаж привязан к физическому лицу, для внутреннего совместителя заполнять его повторно не нужно — расчёт возьмёт те же данные. Для внешнего совместителя стаж вводится так же, по представленным документам, и не зависит от стажа у основного работодателя.

Как проверить, что стаж учитывается правильно

Самый надёжный способ — создать тестовый документ «Больничный лист» с любым периодом нетрудоспособности и посмотреть поле «Стаж» в шапке документа. Программа покажет рассчитанный на дату начала больничного стаж в годах, месяцах и днях, а в расчёте среднего заработка отобразится применённый процент оплаты. Если стаж в документе совпадает с ожидаемым (введённый стаж плюс период работы у вас), настройка корректна.

Дополнительно можно сформировать кадровые отчёты со сведениями о стажах: в разделе «Кадры» доступны отчёты по сотрудникам, где выводится стаж на текущую дату. Это удобно для массовой проверки, например после миграции данных из другой программы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в больничном листе

Норма

Равен введённому стажу плюс период работы в организации на дату начала нетрудоспособности

Тревожный признак

Нулевой или меньше ожидаемого — запись о стаже отсутствует, дата отсчёта позже даты больничного или заполнена не в том физлице

Процент оплаты пособия

Норма

Соответствует стажу: 60/80/100%

Тревожный признак

60% при большом стаже — стаж не подтянулся в документ

Дата отсчёта

Норма

Не позже даты приёма и даты начала больничного

Тревожный признак

Дата в будущем — стаж не учитывается в расчётах

Типичные ошибки и как их исправить

Отдельная ситуация — обновление релиза программы. В редких случаях после обновления меняется состав видов стажа или настройки начислений. Если после обновления больничные вдруг стали считаться иначе, первым делом проверьте карточки стажей у нескольких сотрудников и настройки вида расчёта пособия.

При переносе данных из 1С:ЗУП 2.5 или сторонних программ стажи часто мигрируют не полностью. После миграции обязательно сверьте стажи по списку сотрудников с источником — хотя бы выборочно, по сотрудникам с ближайшими больничными и большим стажем.

Удобно завести правило: при приёме сотрудника кадровик сразу вносит стаж по трудовой книжке, а расчётчик при первом больничном сверяет стаж в документе с ожидаемым. Такая двойная проверка отлавливает большинство ошибок до того, как пособие будет выплачено.

Заполнение стажа для надбавки за выслугу лет

Если в организации начисляется надбавка за выслугу, её процент определяется шкалой в настройках начисления, а стаж берётся из карточки физического лица. Какой именно вид стажа используется, указано в самом начислении: «Настройка» → «Начисления», откройте надбавку и найдите поле с видом стажа.

Заполняется такой стаж аналогично страховому: дата отсчёта и значение на дату. Отличие в том, что в стаж для выслуги обычно включают только работу в отрасли или в конкретной организации — правила задаются локальными актами. Поэтому перед вводом уточните в положении об оплате труда, какие периоды засчитываются, чтобы не завысить надбавку.

Проверка выполняется через документ «Начисление зарплаты и взносов»: в расшифровке надбавки виден применённый процент и стаж, из которого он получен. Если процент не соответствует ожиданиям, сначала смотрите вид стажа в начислении, затем — заполненность этого вида у сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Почему в больничном листе стаж показывается нулевым, хотя я его заполнил?

Чаще всего причина в одном из трёх: запись добавлена не в тот вид стажа (нужен «Страховой стаж для оплаты больничных листов»), дата отсчёта позже даты начала больничного, либо стаж введён в карточке другого физического лица-дубля. Проверьте эти три пункта по порядку и перепроведите документ.

Нужно ли вручную увеличивать стаж каждый год?

Нет. Если стаж введён корректно — с датой отсчёта и значением на эту дату, — программа автоматически досчитывает его на дату каждого расчёта. Ручное обновление требуется только при появлении новых подтверждающих документов о прошлых периодах.

Как посчитать стаж по трудовой книжке для ввода в программу?

Суммируются все периоды работы: от даты приёма до даты увольнения по каждой записи, затем периоды складываются и переводятся в годы, месяцы и дни (30 дней — месяц, 12 месяцев — год). Вводите результат на дату, предшествующую приёму к вам, а саму дату отсчёта ставьте равной дате приёма.

Что делать, если сотрудник принёс справку о стаже после оплаты больничного?

Добавьте новую строку стажа с актуальной датой и уточнённым значением. Затем пересчитайте пособие: откройте больничный лист, обновите расчёт и доначислите разницу. Если период уже закрыт в учёте, оформляйте доплату текущим периодом по правилам вашей учётной политики.

Учитывается ли стаж ИП без наёмной работы?

Периоды предпринимательства засчитываются в страховой стаж, если за эти периоды уплачивались страховые взносы. Подтверждением служат документы фонда об уплате взносов. В программу такие периоды вводятся так же — через запись о стаже с указанием продолжительности.

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

Нет, отпускные рассчитываются из среднего заработка за расчётный период и не зависят от страхового стажа. Стаж влияет на пособия по нетрудоспособности, а также на надбавки за выслугу, если они предусмотрены в организации.