Другое · 10 мин
Как провести донорские дни в 1С
Как оформить донорские дни в 1С:ЗУП: документ «Отсутствие», настройка вида расчета, оплата по среднему заработку, отражение в табеле и типичные ошибки.
Донорские дни — особый вид отсутствия сотрудника: день сдачи крови и дополнительный день отдыха после неё оплачиваются по среднему заработку, а в табеле отражаются особыми кодами. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм, но он требует корректной настройки вида расчета и правильного выбора документа.
Ошибка в оформлении приводит к занижению оплаты сотруднику, неверным проводкам по НДФЛ и страховым взносам, а также к расхождениям между табелем и расчетным листком. Ниже разобран полный порядок действий: от проверки настроек до контроля результата, с вариантами для ситуаций, когда сотрудник сдал кровь в выходной или в отпуске.
Что положено донору по закону и как это отражается в учете
По Трудовому кодексу сотруднику, сдавшему кровь, полагаются: освобождение от работы в день сдачи крови (с сохранением среднего заработка) и дополнительный день отдыха после дня сдачи, который также оплачивается по среднему заработку. Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, в отпуске или в праздничный день, ему предоставляется другой день отдыха по его желанию.
Основание для учета — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) и, при необходимости, справка № 401/у (об освидетельствовании). Без справки отсутствие в учете не проводится как донорское: оно будет расценено как прогул или неоплачиваемое отсутствие. Поэтому первый шаг в работе бухгалтера — получить от сотрудника справку и заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха.
Проверка и настройка вида расчета
Перед первым начислением убедитесь, что в программе есть корректный вид расчета. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата дня сдачи крови» (в типовой поставке оно обычно называется «Оплата дней сдачи крови и ее компонентов» или «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)»).
Проверьте ключевые параметры вида расчета: способ расчета — «По среднему заработку», обложение НДФЛ — код дохода 4800 (иные доходы), обложение страховыми взносами — полностью облагается. Если ваша база старая или конфигурация изменялась, вид расчета мог быть создан вручную с ошибками — это самая частая причина неверных проводок.
Оформление отсутствия документом
В ЗУП 3.1 донорские дни регистрируются документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Создайте документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия. В типовой конфигурации доступны варианты «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» — именно он используется для донорских дней.
Укажите период отсутствия. Если оформляется один день сдачи крови — одна дата; если вместе с дополнительным днем отдыха, идущим подряд, — можно указать диапазон. Если дополнительный день сотрудник берет позже (закон позволяет присоединить его к отпуску или использовать в течение года), оформляйте отдельный документ на эту дату.
- 1Получите от сотрудника справку 402/у и заявление на дополнительный день отдыха
- 2Проверьте вид расчета в разделе «Настройка» → «Начисления»
- 3Создайте документ «Отсутствие» с видом «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)»
- 4Укажите дату или диапазон дат отсутствия
- 5Проведите документ и проверьте, что дни появились в табеле с кодом «ОВ»
- 6Рассчитайте зарплату за месяц и проверьте начисление по среднему заработку в расчетном листке
Особые сценарии: выходной, отпуск, сменный график
Сдача крови в выходной день
Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, ему положены два дня отдыха: один — за день сдачи, второй — дополнительный. В 1С оформляются два документа «Отсутствие» на выбранные сотрудником рабочие даты. Сам выходной день в документе не указывается — отсутствие регистрируется на рабочие дни по графику сотрудника.
Сдача крови во время отпуска
Если кровь сдана в период ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится на соответствующие дни, а донорские дни оплачиваются по среднему заработку отдельно. На практике чаще оформляют предоставление других дней отдыха после выхода из отпуска — это проще в учете и не требует перерасчета отпускных.
Сотрудник на сменном графике
Для сменных графиков важно, чтобы документ «Отсутствие» приходился на рабочие смены сотрудника. Программа рассчитывает оплату исходя из графика, указанного в карточке сотрудника. Если сотрудник отсутствовал в день, который по его графику был выходным, оплачивать этот день не нужно — предоставьте отдых в другую рабочую смену.
Расчет оплаты и отражение в табеле
Начисление за донорские дни выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе с обычной зарплатой за месяц. Программа подтянет зарегистрированное отсутствие и рассчитает оплату по среднему заработку. Отдельно начислять ничего не нужно — если документ «Отсутствие» проведен, строка появится автоматически.
В табеле (раздел «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)») донорские дни отображаются кодом «ОВ» или «Г» в зависимости от настроек. Проверьте, что количество дней в табеле совпадает с документами и что не образовалось «дыр» — незаполненных дней, которые программа могла посчитать прогулом.
Как проверить результат
Есть строка оплаты донорских дней, сумма сопоставима со среднедневным заработком
Строки нет или сумма равна нулю — документ отсутствия не проведен или вид расчета не настроен
Дни отмечены кодом «ОВ»/«Г», итог отработанного времени уменьшен корректно
Дни пустые или стоит код «НН» (неявка по невыясненным причинам)
Расчет среднего открывается из документа и содержит начисления за 12 месяцев
База среднего пустая или занижена — проверьте историю расчетов сотрудника
НДФЛ, взносы и отчетность
Оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не компенсация, а доход сотрудника. В расчете 6-НДФЛ сумма попадает в общий доход с кодом 4800, в РСВ — в облагаемую базу. Отдельных регистров или ручных корректировок не требуется, если вид расчета настроен по типовому шаблону.
Обратите внимание на дату фактического получения дохода: для оплаты по среднему заработку это день выплаты. Если зарплата выплачивается в следующем месяце, НДФЛ отразится в периоде выплаты — это нормально и не требует исправлений.
Если донорских дней много или нужен массовый учет
В организациях, где донорство распространено (например, на промышленных предприятиях с донорскими акциями), удобно контролировать остатки неиспользованных дополнительных дней. Типовой ЗУП не ведет автоматический регистр «остатка донорских дней» как для отпусков, поэтому учет ведется по справкам и проведенным документам. Для контроля используйте отчет «Остатки отпусков» с доработкой либо ведите параллельный учет в Excel с указанием даты справки — право на дополнительный день сохраняется в течение года после сдачи крови.
Если сотрудник увольняется, неиспользованные донорские дни не компенсируются деньгами — закон этого не предусматривает. Однако спорные ситуации решаются с учетом позиции судов, поэтому при увольнении донора с большим числом неиспользованных дней корректно предложить использовать их до даты увольнения.
Удобно завести в карточке сотрудника дополнительный реквизит или файл со сканом справки 402/у. Тогда при оформлении дополнительного дня отдыха через несколько месяцев не придется запрашивать документ повторно, а при проверке все основания будут под рукой.
Что важно запомнить
Донорские дни оформляются документом «Отсутствие» с оплачиваемым видом отсутствия, оплачиваются по среднему заработку автоматически при расчете зарплаты и облагаются НДФЛ и взносами. Основание — справка 402/у; без нее оплата не проводится. Проверяйте табель и расчетный листок после каждого начисления.
Частые вопросы
Можно ли оформить донорский день «задним числом» в следующем месяце?
Да, документ «Отсутствие» можно создать в текущем периоде с датами прошлого месяца. Программа выполнит доначисление при следующем расчете зарплаты. Учтите, что если зарплата за прошлый месяц уже выплачена, перерасчет попадет в текущий период и отразится в отчетности датой фактической выплаты.
Что делать, если сотрудник принес справку через полгода после сдачи крови?
Право на дополнительный день отдыха сохраняется в течение года после дня сдачи крови, поэтому справку нужно принять и оформить отсутствие в обычном порядке. День сдачи крови, который сотрудник фактически отработал, уже не компенсируется — предоставляется только дополнительный день отдыха с оплатой по среднему.
Оплачивается ли день медицинского освидетельствования перед сдачей крови?
Да, день обследования также освобождает от работы, но на практике он чаще всего совпадает с днем сдачи крови и оформляется одним документом. Если освидетельствование проходило в отдельный день, оформите отдельное отсутствие на основании справки 401/у.
Почему программа не начислила оплату, хотя документ проведен?
Чаще всего причины три: даты отсутствия пришлись на выходные по графику сотрудника, вид расчета не назначен или отключен в настройках, либо документ создан после проведения «Начисления зарплаты» — тогда нужно пересчитать зарплату за месяц. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.
Нужно ли как-то особо отражать донорские дни в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии без ЗУП донорские дни начисляются вручную: создается начисление с расчетом по среднему заработку (средний считается вручную или в отдельном расчете) и отражается проводкой Дт затратного счета Кт 70. В табеле дни отмечаются кодом «ОВ». Автоматического расчета среднего заработка, как в ЗУП, в бухгалтерской конфигурации нет.
Положены ли донорские дни внешнему совместителю?
Да, гарантии по ст. 186 ТК РФ распространяются на совместителей. Если сотрудник сдал кровь в день, когда работал у вас по совместительству, оформите отсутствие и оплату по среднему заработку в вашей базе на основании справки. Если в этот день он работал у основного работодателя, день отдыха предоставляет основной работодатель.