Другое · 10 мин
Как занести больничный лист в 1С ЗУП
Как в 1С ЗУП занести больничный лист: регистрация электронного и бумажного листка нетрудоспособности, расчёт пособия, проверка начислений и типичные ошибки.
Регистрация больничного листа в «1С:Зарплата и управление персоналом» входит в стандартный цикл кадрового учёта: документ фиксирует отсутствие сотрудника, автоматически рассчитывает пособие за счёт работодателя и передаёт сведения для оплаты части, финансируемой СФР. Ошибки при вводе приводят к неверным начислениям, расхождениям в отчётах и претензиям со стороны фонда.
Способ занесения зависит от формы листка нетрудоспособности. Большинство больничных сейчас оформляются в электронном виде (ЭЛН), и программа может загрузить их напрямую из Социального фонда России. Бумажный листок вводится вручную по реквизитам документа. Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов начисления, сотрудник принят на работу в программе, а в учётной политике организации корректно настроены параметры расчёта пособий. Без этих условий документ либо не создастся, либо посчитается с ошибками.
Что подготовить перед вводом больничного
Для корректного расчёта программе нужны исходные данные. Проверьте, что карточка сотрудника заполнена: дата приёма на работу, график работы, сведения о стаже для оплаты больничного. Стаж вводится в карточке физического лица по ссылке «Трудовая деятельность» — именно от него зависит процент оплаты пособия.
Если сотрудник работает у вас недавно, для расчёта среднего заработка потребуются справки о доходах с предыдущих мест работы за два предшествующих календарных года. Эти данные вносятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий» — без них программа посчитает пособие только из заработка в вашей организации, и сумма может занизиться.
Для загрузки электронных больничных должна быть настроена интеграция с СФР: действующая машиночитаемая доверенность, установленные сертификаты и настроенный обмен в разделе «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» или через сервис прямых выплат. Если обмен не настроен, ЭЛН можно ввести вручную по номеру и данным бумажной распечатки.
Как занести электронный больничный (ЭЛН)
Электронный листок нетрудоспособности загружается из СФР по его номеру. Номер ЭЛН сотрудник узнаёт в личном кабинете на сайте фонда, в приложении или у врача — передаёт его работодателю вместе с идентификатором СНИЛС.
Откройте раздел «Зарплата» (в некоторых конфигурациях — «Кадры») и выберите журнал «Больничные листы». Нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». В открывшейся форме укажите организацию, сотрудника и месяц начисления.
В поле «Номер листка» введите номер ЭЛН и нажмите кнопку загрузки данных из СФР (значок обновления или ссылка «Загрузить из ФСС/СФР» в зависимости от релиза). Программа подтянет период нетрудоспособности, причину, коды заболевания и статус листка. Если статус листка не финальный (например, «Открыт»), загрузка может быть недоступна — дождитесь закрытия больничного.
- 1Откройте «Зарплата — Больничные листы» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите месяц начисления
- 3Введите номер ЭЛН и нажмите «Загрузить из СФР»
- 4Проверьте подтянувшийся период и причину нетрудоспособности
- 5Проверьте расчёт среднего заработка и стаж
- 6Проведите документ и сверьте начисленные суммы
Как ввести бумажный больничный вручную
Бумажные листки встречаются реже, но сценарий остаётся актуальным для отдельных случаев, предусмотренных законодательством. Создайте документ «Больничный лист», заполните сотрудника и месяц, затем вручную укажите номер и дату выдачи листка по бумажному оригиналу.
Выберите причину нетрудоспособности из классификатора: общее заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и другие. От причины зависят лимиты оплачиваемых дней и источник финансирования. Затем укажите период освобождения от работы — даты «с» и «по» точно как в листке, включая продления отдельными строками, если врач продлевал больничный.
При продолжении больничного (второй листок выдан как продолжение первого) установите признак «Является продолжением» и укажите первичный документ. Это важно: страховой случай считается единым, и первые три дня за счёт работодателя оплачиваются только один раз по первому листку.
Проверка расчёта пособия
После заполнения основных полей программа автоматически рассчитывает пособие. Откройте вкладку «Оплата» или нажмите кнопку расчёта и проверьте ключевые показатели: среднедневной заработок, процент оплаты по стажу, количество оплачиваемых дней и итоговую сумму с разбивкой «за счёт работодателя» и «за счёт СФР».
Средний заработок считается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сумма кажется неверной, откройте форму расчёта среднего заработка по ссылке в документе и проверьте, какие начисления вошли в базу. Отсутствие справок с прошлых мест работы — самая частая причина заниженного расчёта.
Обратите внимание на ограничения: пособие не может быть ниже расчёта из МРОТ при полном рабочем времени и не может превышать предельную базу по взносам за соответствующие годы. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при нестандартных ситуациях (неполное рабочее время, районный коэффициент) стоит сверить результат вручную.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом из начислений за 2 предшествующих года
Занижен — не внесены справки о заработке с прошлых мест работы
Соответствует страховому стажу сотрудника (60/80/100%)
Применён минимальный процент при большом стаже — стаж не заполнен
Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — СФР
Вся сумма повисла на работодателе или источник не определён
В табеле дни болезни закрыты кодом Б
Дни болезни отмечены как неявки (НН) — документ не проведён или период не совпал
Как больничный отражается в зарплате и отчётности
Проведённый больничный лист формирует начисление пособия и автоматически закрывает дни отсутствия в табеле рабочего времени кодом «Б». При расчёте зарплаты за месяц эти дни исключаются из оплаты по окладу — сотрудник получает зарплату только за фактически отработанное время плюс пособие.
Пособие за первые три дня болезни выплачивает работодатель вместе с ближайшей зарплатой, с него удерживается НДФЛ. Часть за счёт СФР оплачивает фонд напрямую сотруднику — для этого в программе формируется и отправляется реестр сведений или проактивный ответ на запрос фонда, в зависимости от настроенного механизма обмена.
Если больничный пришёл после того, как зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена (например, сотрудник болел в прошлом месяце, а листок предъявил позже), введите документ тем месяцем, в котором он предъявлен. Программа пересчитает отсутствия и скорректирует начисления, а переплата по окладу будет учтена при следующем расчёте.
Особые ситуации: уход за ребёнком, совместительство, МРОТ
Больничный по уходу за ребёнком
При выборе причины нетрудоспособности «Уход за больным ребёнком» документ потребует указать члена семьи из справочника родственников сотрудника. Программа автоматически контролирует лимиты оплачиваемых дней в году по возрасту ребёнка и накапливает использованные дни в регистре. Вся сумма такого больничного оплачивается за счёт СФР с первого дня.
Совместители и несколько мест работы
Для внутреннего совместителя пособие рассчитывается по каждому месту работы отдельно — в документе отметьте оба сотрудника или создайте больничные по каждому договору. Для внешнего совместителя действуют особые правила назначения пособия: уточните, по каким местам работы сотрудник вправе получить оплату, и отразите это в соответствующей организации.
Расчёт из МРОТ
Если заработка за расчётный период нет или он ниже МРОТ в пересчёте на месяц, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента и ставки. Проверьте, что в настройках организации указан правильный коэффициент, а в документе корректно определена доля ставки сотрудника — иначе минимальное пособие будет посчитано неверно.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Где взять номер электронного больничного?
Сотрудник узнаёт номер ЭЛН в личном кабинете на сайте СФР, в мобильном приложении фонда или по СМС-уведомлению. Работодателю достаточно номера листка и СНИЛС сотрудника — бумажный оригинал для электронного больничного не требуется.
Почему программа не загружает ЭЛН из фонда?
Чаще всего причины три: листок ещё не закрыт медучреждением, истекла или не оформлена машиночитаемая доверенность на обмен с СФР, либо неверно указан номер листка. Проверьте статус листка через личный кабинет страхователя на сайте фонда и обновите сертификаты обмена.
Что делать, если больничный введён с ошибкой и уже проведён?
Если документ ещё не попал в выплату и отчётность, его можно отменить проведение и исправить. Если расчёт уже выплачен или ушёл в СФР, создайте исправление документа (кнопка «Исправить» в форме) — программа сформирует сторнирующий документ и новый расчёт, не нарушая хронологию учёта.
Как оплатить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?
Больничный в период отпуска регистрируется обычным документом, а отпуск должен быть продлён или перенесён на дни болезни. В программе откройте документ отпуска, скорректируйте его период с учётом дней болезни и проведите повторно — пересечение снимется, и пособие рассчитается корректно.
Облагается ли пособие по больничному НДФЛ и взносами?
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в полном объёме — программа удерживает налог автоматически при выплате. Страховыми взносами пособие не облагается, эта настройка заложена в виде начисления и менять её не нужно.
Что важно запомнить
Больничный заносится документом «Больничный лист»: ЭЛН загружается из СФР по номеру, бумажный вводится вручную. Перед расчётом проверьте стаж и справки о заработке, после — средний заработок, процент оплаты и разбивку по источникам. Листок-продолжение отмечайте соответствующим признаком, а при пересечении с другими отсутствиями сначала устраняйте конфликт документов.