Другое · 11 мин
Как сделать совмещение в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по оформлению совмещения должностей в 1С:ЗУП: кадровый документ, настройка начисления, доплата, проверка расчёта и типичные ошибки.
Совмещение должностей в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется отдельным кадровым документом и влияет сразу на два участка: кадровый учёт и расчёт зарплаты. Если просто добавить сотруднику начисление вручную, в отчётах по кадрам совмещение не отразится, а при увольнении или переводе доплата может «зависнуть» и продолжить начисляться.
Правильная схема выглядит так: сначала фиксируется сам факт совмещения документом «Совмещение должностей» (в ряде версий — «Доплата за временное исполнение обязанностей» или «Совмещение»), затем настраивается размер доплаты, после чего программа автоматически учитывает её при расчёте зарплаты. Ниже разобран порядок действий, настройка начисления, проверка результата и типичные ошибки.
Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8.3 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового и расчётного учёта. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены, о чём сказано в отдельном разделе.
Что такое совмещение и чем оно отличается от совместительства
Прежде чем оформлять документ, важно не перепутать два похожих понятия, потому что в программе они отражаются принципиально по-разному. Совмещение — это выполнение дополнительной работы в течение основного рабочего дня без освобождения от основных обязанностей. Совместительство — отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной работы время.
В 1С совместительство оформляется как приём на работу нового сотрудника (внутреннее совместительство) с отдельным табелем и отдельным начислением. Совмещение же не создаёт новое рабочее место: у сотрудника остаётся одна позиция, но к его основному начислению добавляется доплата за дополнительную работу.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что в базе есть все необходимые данные. Сотрудник должен быть принят на работу, а совмещаемая должность — присутствовать в справочнике «Должности» (или в штатном расписании, если оно ведётся). Если должности нет, сначала добавьте её в справочник, иначе выбрать её в документе не получится.
Также проверьте настройки учётной политики зарплаты: в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» должны быть включены опции, связанные с совмещением и доплатами. В типовой ЗУП 3.1 достаточно флага «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройках состава начислений и удержаний — без него нужный вид документа может быть недоступен в журнале.
Оформление документа «Совмещение должностей»
Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» и создайте документ «Совмещение должностей» (в некоторых релизах он доступен также из раздела «Зарплата»). Заполните шапку: организацию, дату документа и сотрудника, которому поручается дополнительная работа.
Далее укажите ключевые параметры: совмещаемую должность, дату начала и дату окончания совмещения. Дата окончания обязательна к заполнению, если доплата должна прекратиться автоматически — это защищает от ситуации, когда доплату продолжают начислять после фактического завершения дополнительной работы.
Размер доплаты задаётся либо фиксированной суммой, либо процентом — от оклада по совмещаемой должности, от оклада сотрудника или от ФОТ замещаемого работника. Выбор зависит от того, как сформулирован приказ: программа рассчитает сумму по указанному способу и будет применять её при каждом расчёте.
- 1Проверьте наличие должности в справочнике и настройки расчёта зарплаты
- 2Создайте документ «Совмещение должностей» из журнала кадровых документов
- 3Укажите сотрудника, совмещаемую должность и период совмещения
- 4Задайте размер доплаты: суммой или процентом
- 5Проведите документ и проверьте назначенное начисление в карточке сотрудника
Настройка начисления и доплаты
При проведении документа программа автоматически назначает сотруднику плановое начисление — доплату за совмещение. Его можно увидеть в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» или в документе «Изменение плановых начислений», который ЗУП формирует в фоне. Если начисление не появилось, чаще всего причина — отключённый вид расчёта в настройках или незаполненный размер доплаты в документе.
Вид расчёта для доплаты создаётся автоматически, но при необходимости его можно открыть и скорректировать: формулу, порядок учёта времени, налогообложение. Доплата за совмещение по общим правилам облагается НДФЛ и страховыми взносами как часть оплаты труда — типовая настройка вида расчёта уже учитывает это, менять её без необходимости не стоит.
Если доплата должна зависеть от фактически отработанного времени, проверьте, что в виде расчёта указан соответствующий порядок: при отсутствии сотрудника часть месяца доплата должна уменьшиться пропорционально, а не начислиться полностью.
Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника
Частный случай совмещения — замещение работника на время отпуска, болезни или командировки. Для этого в ЗУП предусмотрен документ «Доплата за временное исполнение обязанностей» (в ряде версий — «Временное исполнение обязанностей»). Его удобство в том, что он позволяет указать конкретного замещаемого сотрудника и период его отсутствия.
При использовании этого документа программа может автоматически подставить период из документа отсутствия (например, больничного или отпуска замещаемого), а доплату рассчитать от его ФОТ. Это снижает риск расхождения дат: доплата закончится ровно тогда, когда выйдет основной работник.
Учтите: если замещаемый сотрудник вышел раньше срока (например, закрыл больничный досрочно), документ доплаты нужно скорректировать вручную — программа не отслеживает такие изменения автоматически.
Какой документ выбрать
Дополнительная работа на постоянной основе или на длительный срок: расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ. Период задаётся вручную.
Замещение конкретного отсутствующего сотрудника. Период привязывается к его отсутствию, доплата может считаться от ФОТ замещаемого.
Только если оформлен отдельный трудовой договор и работа выполняется в свободное от основной время. Не заменяет совмещение.
Проверка расчёта зарплаты
После оформления документа выполните контрольный расчёт: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, попадающий в период совмещения, и проверьте строку доплаты у сотрудника. Сумма должна соответствовать заданному способу расчёта, а при неполном месяце — уменьшиться пропорционально отработанному времени.
Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём доплата за совмещение отображается отдельной строкой с указанием вида начисления. Если строки нет, а документ совмещения проведён, проверьте даты: возможно, расчётный месяц не попадает в период действия документа или документ создан более поздней датой, чем период начисления.
Как проверить результат
Есть активная доплата за совмещение с корректным размером и периодом
Начисление отсутствует или сумма не совпадает с приказом
Доплата видна отдельной строкой, сумма пропорциональна отработанному времени
Строки нет либо сумма начислена полностью при неполном месяце
После даты окончания доплата перестаёт начисляться
Доплата продолжает начисляться после завершения совмещения
Ограничения в 1С:Бухгалтерии и альтернативы
В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного документа «Совмещение должностей» — кадровый учёт там сокращённый. Если зарплата ведётся в Бухгалтерии, доплату обычно оформляют через создание отдельного вида начисления («Доплата за совмещение») и назначение его сотруднику в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод», либо через «Изменение оплаты труда».
Такой вариант работоспособен, но требует ручного контроля: при окончании совмещения доплату нужно снять отдельным кадровым документом, иначе она продолжит начисляться. Для организаций с регулярными совмещениями и замещениями корректнее вести зарплату в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление совмещения как внутреннего совместительства. В результате появляется лишний сотрудник в справочнике, двойные строки в табеле и ошибки в отчётности по среднесписочной численности. Проверить просто: при совмещении у человека остаётся один элемент справочника «Сотрудники» и одна позиция в штатном расписании.
Вторая распространённая проблема — отсутствие даты окончания совмещения. Без неё доплата становится бессрочной, и через несколько месяцев никто не помнит, что её пора отменить. Если срок по приказу действительно не определён, установите контрольную дату и отмените совмещение отдельным документом, когда дополнительная работа завершится.
Отмена и изменение совмещения
Для досрочного прекращения совмещения используется документ «Отмена совмещения должностей» (в ЗУП 3.1 он создаётся на основании исходного документа или из журнала кадровых документов). Укажите дату прекращения — с этого момента плановое начисление отменяется, и доплата перестаёт попадать в расчёт.
Если нужно изменить размер доплаты или продлить период, не редактируйте старый документ задним числом. Оформите новый документ совмещения с актуальными условиями после отмены прежнего — так сохранится корректная история изменений для кадрового учёта и проверок.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей», а не приёмом на работу. Обязательно указывайте период и способ расчёта доплаты, проверяйте результат через расчётный листок и вовремя оформляйте отмену — это исключает переплаты и ошибки в отчётности.
Частые вопросы
Можно ли оформить совмещение на неопределённый срок?
Технически дату окончания можно не указывать, но делать это не рекомендуется: доплата будет начисляться бессрочно, и её легко забыть отменить. Лучше поставить условную дату окончания и при необходимости продлевать совмещение новым документом.
Почему документ «Совмещение должностей» недоступен в журнале?
Проверьте настройки: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка настройки состава начислений и удержаний. Должен быть включён флажок, отвечающий за совмещение и временное исполнение обязанностей. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы.
Как рассчитать доплату процентом от оклада замещаемого сотрудника?
В документе выберите способ расчёта «процентом от ФОТ» или «от оклада» по совмещаемой должности и укажите процент. Программа подтянет размер оклада из штатного расписания или из начислений замещаемого сотрудника и будет пересчитывать доплату автоматически при изменении оклада.
Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?
Да, доплата за совмещение относится к оплате труда и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Типовой вид расчёта в ЗУП уже настроен соответствующим образом, менять настройки налогообложения не требуется.
Что делать, если доплата начислена за прошлый месяц, а документ не создавали?
Создайте документ совмещения задним числом и выполните перерасчёт: программа доначислит доплату в текущем периоде. Учтите, что если отчётность за прошлый период уже сдана, потребуется уточнённый расчёт по взносам и, возможно, по НДФЛ.
Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?
Нет. При совмещении сотрудник работает в течение своего обычного рабочего дня, поэтому в табеле отражается только основное время. Отдельные отметки, как при совместительстве, не требуются — доплата рассчитывается на основании документа совмещения.