Как принять сотрудника в 1С:ЗУП 8.3

Приём сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 выполняется документом «Приём на работу», но корректный результат зависит от подготовки: сотрудника нужно завести в справочник физических лиц, в штатном расписании должна быть свободная позиция, а в настройках учётной политики — актуальные параметры расчёта. Если пропустить подготовительные шаги, программа либо не даст провести документ, либо примет человека с ошибками, которые всплывут при первом начислении зарплаты.

Ниже разобран полный цикл: от ввода анкетных данных до проверки того, что новый сотрудник корректно попадает в расчёт зарплаты, отчёты и электронный документооборот с контролирующими органами. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3; в доработанных базах названия отдельных полей могут отличаться, но логика остаётся той же.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа убедитесь, что в штатном расписании есть позиция, на которую принимается сотрудник, и по ней осталась свободная ставка. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и проверьте колонку «Занято»: если все ставки заняты, документ приёма при контроле штатного расписания не проведётся — программа выдаст сообщение о превышении числа ставок.

Также проверьте, что в базе корректно заполнены графики работы сотрудников, виды начислений (оклад, премии, надбавки) и настройки страховых взносов. Если организация ведёт учёт по нескольким подразделениям с разными графиками, заранее создайте нужный график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» — выбрать его придётся уже в документе приёма.

Создание физического лица и личных данных

Любой сотрудник в 1С:ЗУП начинается с элемента справочника «Физические лица». Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать» — программа предложит ввести данные нового физлица. Минимальный набор: ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС и ИНН (если есть). Без СНИЛС сотрудник не попадёт в отчётность Персучёта, а без ИНН возможны проблемы с отчётами по НДФЛ при совпадении ФИО у разных людей.

В карточке физлица заполните документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт), адрес регистрации и фактического проживания, контактные данные. Эти сведения понадобятся для трудового договора, личной карточки Т-2 и отчётности. Если сотрудник иностранец, дополнительно укажите статус налогового резидента и данные документа, дающего право на работу, — от этого зависит ставка НДФЛ и порядок расчёта взносов.

Особое внимание уделите проверке дублей. Если человек ранее работал в организации, не создавайте новое физлицо — найдите существующее через поиск по ФИО или СНИЛС. Дубли физлиц приводят к раздвоению данных по НДФЛ и ошибкам в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать». Если вы начали с создания сотрудника из справочника, программа сама предложит оформить приём и подставит физлицо. В шапке документа укажите организацию (если их несколько), дату приёма и подразделение.

Ключевое поле — «Позиция штатного расписания». При его выборе программа автоматически подтянет должность, подразделение и запланированные начисления из штатного расписания. Если позиция не выбрана, а поля заполнены вручную, проверьте, что настройки не расходятся со штатным расписанием — иначе отчёт «Штатная расстановка» покажет расхождения.

Далее заполните условия труда: график работы, вид занятости (основное место работы или совместительство — внутреннее либо внешнее), количество ставок. Для совместителя обязательно укажите долю ставки, например 0,5 — от этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
2. 2
   Выбрать сотрудника (физлицо) и позицию штатного расписания
3. 3
   Указать дату приёма, подразделение, график работы и вид занятости
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» проверить начисления и размер оклада
5. 5
   Заполнить испытательный срок и условия трудового договора при необходимости
6. 6
   Провести документ и распечатать приказ по форме Т-1 или в произвольной форме

Настройка оплаты труда и начислений

На вкладке «Оплата труда» документа приёма отображается таблица начислений. Если позиция выбрана из штатного расписания, начисления подставляются автоматически — обычно это «Оплата по окладу» с указанным размером. Проверьте, что размер соответствует трудовому договору, а при работе неполной ставки программа корректно считает пропорцию (в ЗУП оклад указывается полный, пересчёт по ставке выполняется при расчёте).

При необходимости добавьте постоянные надбавки: премию фиксированной суммой или процентом, доплату за вредность, районный коэффициент. Каждое начисление должно существовать в справочнике «Начисления» с корректными настройками налогообложения НДФЛ и взносами — иначе суммы попадут в отчётность неправильно.

Не забудьте про аванс: на соответствующей вкладке или в карточке сотрудника задаётся способ выплаты аванса (фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца). Также проверьте способ отражения зарплаты в бухучёте, если база синхронизируется с 1С:Бухгалтерией.

Испытательный срок, трудовой договор и приказ

В документе приёма есть поля для условий трудового договора: номер и дата договора, срок испытания, характер работы, условия труда. Заполнение этих полей важно не только для печати приказа — срок испытания потом используется в кадровых отчётах, а реквизиты договора подставляются в уведомления и справки.

После проведения документа доступна печать приказа о приёме по унифицированной форме Т-1 или по форме, утверждённой в организации. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» из документа или списка приёмов. Если в организации применяется электронный кадровый документооборот (КЭДО), документ можно направить сотруднику на подписание через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Удобно принять за правило: дата документа приёма в программе всегда равна первому рабочему дню сотрудника, а не дате подписания приказа. Тогда табель, расчёт зарплаты и стаж для отчётности формируются без ручных корректировок.

Приём совместителей и сотрудников на несколько ставок

Внутреннее совместительство

Внутренний совместитель оформляется отдельным документом «Приём на работу» на то же физлицо, но с видом занятости «Внутреннее совместительство». В справочнике «Сотрудники» появится вторая строка — это нормально: в ЗУП каждая работа (основная и по совместительству) — отдельный элемент справочника с собственными начислениями и графиком. Данные по НДФЛ при этом консолидируются по физлицу автоматически.

Внешнее совместительство

Для внешнего совместителя создаётся новое физлицо (или выбирается существующее, если человек уже есть в базе), вид занятости — «Внешнее совместительство». Проверьте статус налогового резидента и уточните, подал ли сотрудник заявление на стандартные вычеты — по закону вычеты предоставляются только у одного работодателя, поэтому у совместителя их обычно не применяют.

Варианты оформления

Основное место работы

Полный набор вычетов по НДФЛ, запись в трудовую книжку (или ЭТК), стандартный график. Подходит для штатных сотрудников.

Внутреннее совместительство

Второй документ приёма на то же физлицо в той же организации. Отдельная позиция и начисления, НДФЛ считается суммарно.

Внешнее совместительство

Сотрудник работает у другого основного работодателя. Вычеты обычно не применяются, доля ставки и график задаются вручную.

Договор ГПХ

Не оформляется приёмом на работу — используется документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата». Не путайте с трудовым договором: учёт и взносы отличаются.

Проверка результата после проведения

После проведения документа выполните контрольные проверки. Откройте справочник «Сотрудники» — новая строка должна отображаться без пометки «не оформлен». Затем сформируйте отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): позиция должна показывать занятую ставку с ФИО нового сотрудника.

Главная проверка — расчётная. Создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, нажмите «Заполнить» и убедитесь, что сотрудник попал в табличную часть, а сумма рассчитана пропорционально отработанным дням с даты приёма. Если сотрудник не подтянулся — чаще всего не совпадает график работы, дата приёма позже периода расчёта или документ приёма не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе «Начисление зарплаты»

Норма

Строка появляется при автозаполнении, сумма пропорциональна дням с даты приёма

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует — проверьте проведение приёма, дату и график работы

Штатная расстановка

Норма

Позиция показывает занятую ставку с ФИО сотрудника

Тревожный признак

Ставка свободна или занята дважды — расхождение приёма со штатным расписанием

Приказ Т-1

Норма

Все поля заполнены: ФИО, должность, оклад, дата, испытание

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены данные физлица или условия договора в документе

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника без штатного расписания?

Да, если в настройках учётной политики не включён контроль штатного расписания и не ведётся его история. Тогда в документе приёма подразделение, должность и начисления заполняются вручную. Однако для кадрового учёта и отчётности ведение штатного расписания предпочтительнее — без него не работают отчёты по штатной расстановке и анализ ФОТ.

Как оформить приём, если сотрудник уже работал в организации раньше?

Найдите существующее физлицо через поиск по ФИО или СНИЛС и оформите на него новый документ «Приём на работу». Создавать дубликат физлица не нужно — иначе данные по НДФЛ и стажу раздвоятся, а отчётность придётся корректировать.

Почему новый сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Наиболее частые причины: документ приёма не проведён, дата приёма позже расчётного периода, сотруднику не назначен график работы или в документе начисления выбрано другое подразделение. Проверьте эти четыре условия последовательно.

Как указать работу на полставки?

В документе приёма в поле «Количество ставок» укажите 0,5. Оклад в начислении оставьте полным — программа сама пересчитает сумму пропорционально ставке и отработанному времени по графику. Дополнительно убедитесь, что выбран подходящий график неполного рабочего времени.

Нужно ли заводить приём для сотрудника по договору ГПХ?

Нет. Работники по гражданско-правовым договорам не оформляются документом «Приём на работу». Для них используется документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата», а начисление выполняется документом «Начисление по договорам». Порядок налогообложения и учёта стажа у них иной.

Как исправить ошибку в дате приёма?

Если зарплата за период ещё не рассчитана, отмените проведение документа, исправьте дату и проведите снова. Если период закрыт и зарплата выплачена, прямое изменение документа опасно — используйте механизмы исправления (документ «Исправление» или сторнирование) и оцените необходимость уточнённой отчётности.