Другое · 9 мин
Как сделать прием в 1С: инструкция по оформлению
Как оформить прием сотрудника на работу в 1С:ЗУП 8.3: создание документа, заполнение условий труда, проверка ошибок и прием товара в 1С:Управление торговлей.
Под «приемом» в 1С чаще всего понимают две разные операции: прием сотрудника на работу в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и прием товара на склад через документ поступления в «1С:Управление торговлей» или «1С:Комплексная автоматизация». Обе операции выполняются через документы, а не напрямую в справочниках — это ключевой принцип учета в 1С, который обеспечивает корректность проводок и отчетности.
Основная часть статьи посвящена приему на работу в 1С:ЗУП 8.3, поскольку именно этот сценарий чаще всего имеется в виду. В конце отдельно разобран прием товара на склад. Интерфейс и названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика документооборота одинакова.
Подготовка: что проверить перед оформлением приема
Перед созданием документа убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники: организация, подразделения, должности и графики работы. Если нужной должности или подразделения нет, документ либо не сохранится, либо проведется с неполными данными, что потом придется исправлять отменой и перепроведением.
Также проверьте, есть ли сотрудник уже в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица». Если человек раньше работал в организации, создавать новую карточку физического лица не нужно — достаточно оформить новый прием на существующего сотрудника. Дубли физических лиц — одна из самых частых причин ошибок в отчетности по НДФЛ и страховым взносам.
Прием на работу в 1С:ЗУП: пошаговое оформление
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Приемы на работу». Нажмите «Создать» — откроется форма документа «Прием на работу». Если сотрудник новый, в поле «Сотрудник» нажмите «Создать» и заведите карточку: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Программа проверит ИНН и СНИЛС на формат и предупредит о явных ошибках.
Заполните основные реквизиты документа: организацию, дату приема, подразделение, должность, график работы. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления — оклад, тарифную ставку или сдельную оплату, а также постоянные надбавки. Размер оклада вводится вручную; программа не подставляет его из штатного расписания автоматически, если штатное расписание не ведется.
На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, его вид (срочный или бессрочный), для срочного — основание и дату окончания. На вкладке «Дополнительно» можно указать испытательный срок и условия работы. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Приемы на работу» и нажмите «Создать»
- 2Заведите карточку сотрудника или выберите существующего из справочника
- 3Заполните организацию, дату приема, подразделение, должность и график работы
- 4На вкладке «Оплата труда» укажите оклад и постоянные начисления
- 5Заполните данные трудового договора: номер, дату, вид, срок
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-1
- 7Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников организации
Массовый прием и прием по совместительству
Если оформляется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Приемы на работу списком» — он позволяет ввести общие условия (подразделение, дату, график) один раз и заполнить табличную часть по каждому человеку. Это быстрее и снижает риск расхождений в одинаковых параметрах.
Прием по внутреннему совместительству оформляется отдельным документом «Прием на работу» на то же физическое лицо, но с видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешнее совместительство — это прием нового сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство». Путать эти варианты нельзя: от вида занятости зависят расчет среднего заработка и отражение в отчетности.
Как выбрать вариант оформления
Проверка результата и печать приказа
После проведения документа откройте список сотрудников организации («Кадры» — «Сотрудники») и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильными подразделением и должностью. Проверьте, что в карточке сотрудника корректно указаны начисления — от них напрямую зависит расчет зарплаты.
Приказ о приеме печатается прямо из документа кнопкой «Печать» — доступна унифицированная форма Т-1 или настроенный в организации шаблон. Если печатная форма не выводится, проверьте, подключены ли внешние печатные формы и есть ли у пользователя права на печать.
Как проверить результат
Отображается с нужным подразделением и должностью
Сотрудника нет или подразделение пустое — документ не проведен
Указан оклад и все постоянные надбавки
Начислений нет — зарплата не рассчитается
Совпадает с первым рабочим днем по договору
Дата в будущем или прошлом периоде — возможны ошибки в стаже и расчетах
Типичные ошибки при оформлении приема
Наиболее частая ошибка — создание дубля физического лица вместо выбора существующего. Второе место занимает неверный график работы: сотруднику назначают стандартную пятидневку, хотя он работает по сменному графику, и табель заполняется неправильно весь месяц.
Еще одна проблема — проведение приема «задним числом» в закрытом периоде. Если месяц уже рассчитан и отчеты сданы, документ либо вообще не проведется из-за даты запрета редактирования, либо нарушит последовательность расчетов. В такой ситуации сначала согласуйте изменения с расчетчиком зарплаты и бухгалтером.
Прием товара на склад в 1С:Управление торговлей
Если под приемом понимается оприходование товара, в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» используется документ «Поступление товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Создайте документ, укажите поставщика, договор, склад и заполните табличную часть номенклатурой, количеством и ценами. После проведения товар появится в остатках склада.
Быстрее всего поступление создается на основании заказа поставщику: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» — табличная часть заполнится автоматически, останется сверить фактическое количество с документами поставщика. Проверить результат можно отчетом «Остатки товаров на складах».
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные действия безопасны в рабочей базе при условии, что у вас есть права на кадровые документы и вы работаете в текущем открытом периоде. Перед массовыми изменениями или исправлением ошибок прошлых периодов сделайте резервную копию информационной базы.
Обратитесь к специалисту по 1С, если конфигурация доработана под организацию (стандартные инструкции могут не совпадать с вашими формами), если требуется исправить прием в периоде, по которому уже сдана отчетность, или если в базе обнаружены дубли сотрудников, требующие объединения карточек.
Что важно запомнить
Прием в 1С всегда оформляется документом: «Прием на работу» для сотрудников в ЗУП и «Поступление товаров и услуг» для товара. Перед оформлением проверьте справочники и отсутствие дублей, после — убедитесь, что данные корректно отражаются в списках и отчетах. Исправления в закрытых периодах делайте только после резервной копии.
Частые вопросы
Можно ли оформить прием сотрудника без заполнения СНИЛС и ИНН?
Технически документ можно провести без этих данных, но потом сотрудник не попадет корректно в отчетность по страховым взносам и НДФЛ, а при сдаче отчетов программа выдаст ошибки. Реквизиты стоит внести до конца месяца приема.
Как исправить ошибку в уже проведенном приеме?
Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если по сотруднику уже начислена зарплата, после исправления перепроведите связанные документы начисления. В закрытом периоде сначала согласуйте изменения с бухгалтерией и сделайте копию базы.
Почему сотрудник не попадает в расчет зарплаты после приема?
Чаще всего причина в том, что в документе приема не заполнена вкладка «Оплата труда» — нет плановых начислений. Также проверьте, что документ проведен, дата приема попадает в расчетный месяц, а сотрудник оформлен именно в ту организацию, по которой выполняется расчет.
Чем отличается прием от кадрового перевода?
Прием создает новые трудовые отношения с сотрудником, а кадровый перевод меняет условия работы уже принятого сотрудника — подразделение, должность, график или оплату. Если человек уже числится в организации, второй прием на основное место оформлять нельзя, используйте «Кадровый перевод».
Как оформить прием товара, если накладная пришла, а товар еще в пути?
В конфигурациях с ордерным складом схема разделяется: финансовый документ поступления оформляется по накладной, а фактический прием на склад — складским ордером «Приходный ордер на товары» по факту доставки. Это позволяет учитывать товары в пути и расхождения при приемке.
Можно ли отменить ошибочно проведенный прием?
Да, если по сотруднику еще нет связанных документов: откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем пометьте на удаление. Если уже есть начисления зарплаты или кадровые переводы, сначала нужно отменить их. В закрытом периоде вместо удаления обычно оформляют сторнирующие документы.