Другое · 9 мин
Как закрыть месяц в 1С:ЗУП: полная инструкция
Пошаговая инструкция по закрытию месяца в 1С:ЗУП: начисление зарплаты, расчет НДФЛ и взносов, проверка ошибок, выплата и отчетность.
Закрытие месяца в 1С:Зарплата и управление персоналом — это последовательность операций, в результате которых все начисления и удержания сотрудников рассчитаны, налоги и взносы исчислены, ведомости на выплату сформированы, а данные готовы к синхронизации с бухгалтерией и сдаче отчетности. Если пропустить хотя бы один шаг, в следующем периоде всплывут расхождения по НДФЛ, долги перед сотрудниками или ошибки в отчетах.
Типовая процедура включает проверку кадровых документов, ввод отсутствий и разовых начислений, расчет зарплаты, контроль налогов и взносов, формирование ведомостей и установку даты запрета редактирования. Ниже разобран каждый этап с конкретными действиями и признаками того, что результат получен корректно.
Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — именно в ней работает большинство организаций. В ЗУП 2.5 логика похожа, но названия документов и разделов отличаются.
Подготовка: что проверить до расчета зарплаты
До запуска итогового начисления убедитесь, что в базу внесены все кадровые события месяца: приемы на работу, увольнения, переводы, изменения окладов и графиков. Документы должны быть проведены тем периодом, за который закрывается месяц, — документ «следующим числом» попадет уже в следующий расчетный период.
Второй блок проверки — отсутствия. Больничные, отпуска, командировки и прогулы должны быть введены до документа «Начисление зарплаты и взносов», иначе программа рассчитает сотруднику полный оклад, и придется делать перерасчет. Откройте отчет «Отсутствия сотрудников» или «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и сверьте с первичными документами.
Также проверьте разовые начисления и удержания: премии, материальную помощь, алименты, займы, исполнительные листы. Удобно использовать раздел «Зарплата» — «Все начисления» и «Зарплата» — «Все удержания», чтобы увидеть полный список документов месяца.
- 1Проверьте приемы, переводы и увольнения за месяц
- 2Введите и проведите больничные, отпуска, командировки
- 3Зарегистрируйте премии и разовые начисления
- 4Проверьте исполнительные листы и постоянные удержания
- 5Сверьте табель с фактическими данными по отсутствиям
Начисление зарплаты и взносов
Центральный документ закрытия месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников, которым положен расчет, и рассчитает начисления по плановым видам расчета, НДФЛ и страховые взносы.
Если организация большая и расчет ведется по подразделениям, заполняйте документ отдельно по каждому подразделению или используйте механизм расчета несколькими документами — это ускоряет работу и упрощает поиск ошибок. После заполнения пролистайте список сотрудников: у вновь принятых и уволенных суммы должны быть рассчитаны пропорционально отработанному времени.
Обратите внимание на колонки с предупреждениями. Если программа подсвечивает сотрудника или вид расчета, откройте подробную форму расчета (двойной щелчок по строке) — там видно, какие показатели использованы и почему сумма получилась именно такой.
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается в том же документе «Начисление зарплаты и взносов» на отдельной вкладке. Проверьте, что у сотрудников применены положенные вычеты: стандартные на детей, имущественные, социальные. Если вычет не применился, откройте карточку сотрудника и проверьте документ «Заявление на вычеты НДФЛ» — его действие могло закончиться или не начаться.
Для контроля целесообразно использовать отчеты «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ». Они показывают налоговую базу, примененные вычеты и исчисленный налог нарастающим итогом — так легко заметить аномалии, например отрицательный НДФЛ или скачок базы.
Страховые взносы проверяйте отчетом «Анализ взносов в фонды» или «Проверка расчета взносов». Убедитесь, что применен правильный тариф (особенно если организация — субъект МСП с пониженными взносами) и что необлагаемые выплаты, например некоторые виды материальной помощи, корректно исключены из базы.
Как проверить результат расчета
Налог исчислен, вычеты применены, нет отрицательных сумм
Отрицательный НДФЛ, отсутствуют действующие вычеты
Взносы рассчитаны по всем сотрудникам, тариф соответствует
Пустые строки взносов, неверный тариф
Оклад соответствует отработанному времени
Полный оклад при наличии отсутствий
Выплата зарплаты и удержание НДФЛ
После проверки расчета сформируйте ведомости на выплату: «Ведомость в банк» для зарплатного проекта, «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты. Ведомости создаются в разделе «Выплаты» и заполняются автоматически по кнопке «Заполнить» с учетом уже выплаченного аванса.
Именно в момент проведения ведомости удерживается НДФЛ и формируется срок его перечисления. Поэтому дата ведомости имеет значение: она определяет, в какой срок нужно перечислить налог и в какой период попадут данные для отчетности. Сверьте сумму к выплате с расчетным листком — она должна равняться начисленному минус НДФЛ и прочие удержания минус ранее выплаченный аванс.
Если выплата проходит через зарплатный проект, после подтверждения банка введите документ «Подтверждение зачисления зарплаты» — это зафиксирует факт выплаты по каждому сотруднику и закроет задолженность.
Отражение в учете и синхронизация с бухгалтерией
Если зарплата ведется в ЗУП, а бухгалтерский учет — в 1С:Бухгалтерии, после расчета сформируйте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел «Зарплата»). Он собирает проводки по начислениям, НДФЛ и взносам и передается в бухгалтерскую программу при синхронизации.
Перед синхронизацией проверьте настройку способов отражения: у каждого сотрудника, подразделения или вида начисления должен быть задан способ отражения в учете. Пустые способы отражения — самая частая причина того, что в бухгалтерии проводки формируются с ошибками или не формируются вовсе.
После обмена сверьте обороты: сумма начисленной зарплаты в ЗУП должна совпасть с кредитовым оборотом счета 70 в бухгалтерии, взносы — с оборотами по счету 69, НДФЛ — с 68.01. Расхождения ищите через отчет «Сверка данных учета» или сопоставлением оборотно-сальдовой ведомости с зарплатными отчетами.
Контроль перед закрытием периода
Финальный этап — комплексная проверка. Сформируйте «Свод начисленной зарплаты» и «Расчетный листок» по нескольким сотрудникам разных категорий: с окладом, с отпуском, с больничным, уволенного в середине месяца. Убедитесь, что нет отрицательных сумм к выплате и нерассчитанных сотрудников.
Проверьте задолженность: отчет «Задолженность по зарплате» на конец месяца должен показывать сумму, равную начисленному за месяц минус выплаченное. Если выплата произведена полностью, долг на конец месяца равен текущему начислению, которое будет выплачено в следующем.
Когда все сверено, установите дату запрета изменения данных (раздел «Администрирование» — «Поддержка и обслуживание» — «Даты запрета изменения данных»). Это защитит закрытый период от случайных правок после сдачи отчетности.
Что важно запомнить
Закрытие месяца в 1С:ЗУП — это цепочка: кадровые документы и отсутствия → «Начисление зарплаты и взносов» → проверка НДФЛ и взносов → ведомости на выплату → отражение в учете → сверка и дата запрета. Пропуск любого звена создает ошибки в отчетности и расчетах со следующими периодами.
Частые вопросы
Что делать, если после закрытия месяца обнаружился непроведенный больничный?
Введите больничный фактическим периодом, затем запустите обработку «Доначисления и перерасчеты» (раздел «Зарплата») — программа предложит сторнировать лишнее начисление и пересчитать НДФЛ. Если отчетность уже сдана, корректировка отразится в текущем периоде, а по НДФЛ может потребоваться уточненный расчет.
Нужно ли закрывать месяц, если зарплата начисляется только директору-учредителю?
Да, последовательность та же: начисление, НДФЛ, взносы (если директор застрахован), ведомость на выплату. Единственное упрощение — меньше проверок по сотрудникам, но контроль налогов и дат выплаты остается обязательным.
Почему в ведомости сумма к выплате не совпадает с расчетным листком?
Чаще всего причина в ранее выплаченном авансе, долге прошлого месяца или удержаниях, введенных после расчета. Откройте в ведомости кнопку «Расшифровка выплаты» по сотруднику — там видно, из каких сумм сложилась выплата.
Как проверить, все ли сотрудники рассчитаны?
Сформируйте отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за месяц и сравните список сотрудников со списком работающих из кадрового отчета. Также помогает отчет «Сотрудники, не получавшие зарплату» или проверка табеля на предмет незаполненных строк.
Можно ли закрывать месяц, если аванс еще не выплачен?
Технически расчет зарплаты не зависит от факта выплаты аванса — аванс учитывается при формировании ведомости на окончательную выплату. Но невыплаченный аванс нарушает сроки выплаты зарплаты, поэтому сначала разберитесь с выплатой, а затем закрывайте период.