Другое · 10 мин
Как в 1С изменить счет затрат по зарплате
Как изменить счет затрат по зарплате в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка способов отражения, пересчет проводок, типичные ошибки и проверка результата.
Счет затрат по зарплате в 1С определяет, куда в бухгалтерском учете будет отнесена начисленная оплата труда: на 20-й счет основного производства, 25-й (общепроизводственные расходы), 26-й (общехозяйственные), 44-й (расходы на продажу) или другие. Ошибка в этой настройке приводит к искажению себестоимости, неверному распределению страховых взносов и расхождениям между расчетным и бухгалтерским модулями. Проблема решается через настройку способов отражения зарплаты в учете — без ручной правки проводок.
Механизм зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) счет затрат задается способом отражения, который привязывается к организации, подразделению, сотруднику или виду начисления. В 1С:Бухгалтерии при ведении расчетов в самой бухгалтерской программе счет определяется аналогичным справочником способов учета зарплаты. В обоих случаях логика одинаковая: программа ищет самый детальный способ отражения, подходящий сотруднику, и берет счет оттуда.
Ниже разобрано, где искать эти настройки, как изменить счет для одного сотрудника, подразделения или вида начисления, что делать, если документы уже проведены, и как проверить, что затраты попали на нужный счет.
Как 1С выбирает счет затрат: приоритеты способов отражения
Программа не хранит счет в одном месте — она выбирает его по иерархии. Самый приоритетный вариант — способ отражения, указанный непосредственно в документе начисления (например, в разовом начислении или больничном). Если там пусто, берется способ из вида начисления, затем — из карточки сотрудника, далее — из подразделения, и в самом низу иерархии — способ отражения организации в целом.
Это значит, что изменение счета «у организации» не повлияет на сотрудника, у которого в карточке задан собственный способ отражения: программа возьмет более детальную настройку. Перед изменением полезно выяснить, на каком уровне сейчас задан счет, иначе правка не сработает или, наоборот, затронет лишних сотрудников.
Страховые взносы по умолчанию отражаются тем же способом, что и начисление, из которого они исчислены. Поэтому при смене счета затрат по зарплате взносы обычно переходят на новый счет автоматически — отдельная настройка требуется только для особых случаев (например, взносы по дополнительным тарифам).
Где создать или изменить способ отражения
В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Способ отражения зарплаты в бухучете» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Способы отражения зарплаты в учете»). Найдите нужный элемент или создайте новый кнопкой «Создать». В карточке укажите наименование, счет затрат, субконто — статью затрат, подразделение и другую аналитику, требуемую вашим планом счетов.
В 1С:Бухгалтерии (если зарплата считается там) путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → раздел «Отражение в учете» → «Способы учета зарплаты». Здесь задается счет затрат и флажок отражения взносов тем же способом.
Не редактируйте способ отражения, который уже используется в прошлых периодах, если старые данные должны остаться неизменными. Правильнее создать новый способ и назначить его с нужной даты — тогда история проводок не пострадает, а отчетность за прошлые периоды не «поплывет» при перепроведении.
Изменение счета для отдельного сотрудника
Если счет нужно поменять только одному сотруднику — например, перевели работника из администрации в производственный цех, — откройте его карточку в справочнике «Сотрудники». В ЗУП нужное поле находится по ссылке «Выплаты, учет затрат» (или «Бухучет» в зависимости от релиза): там задается способ отражения зарплаты. Выберите новый способ с нужным счетом и запишите карточку.
В 1С:Бухгалтерии аналогичная настройка находится в карточке сотрудника, поле «Способ отражения». Если поле пустое, действует способ подразделения или организации — после заполнения приоритет перейдет к карточке сотрудника.
Учтите: изменение в карточке действует на будущие начисления. Если зарплата за текущий месяц уже начислена документом «Начисление зарплаты и взносов», а отражение в учете еще не выполнено, достаточно перезаполнить документ отражения. Если отражение уже проведено — его нужно перепровести после смены настройки.
- 1Создайте новый способ отражения с нужным счетом затрат и аналитикой
- 2Откройте карточку сотрудника и задайте способ в разделе учета затрат
- 3Перезаполните или перепроведите документ «Отражение зарплаты в бухучете» за текущий период
- 4Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 и проверьте корреспонденцию с новым счетом затрат
Изменение счета для подразделения, организации или вида начисления
Для подразделения способ отражения задается в карточке подразделения (справочник «Подразделения», поле способа отражения или ссылка «Учет затрат»). Все сотрудники подразделения без индивидуальных настроек начнут отражаться на новый счет. Это удобно при реорганизации структуры: один раз поменяли настройку подразделения — и десятки сотрудников перешли на новый счет.
Для организации в целом способ задается в настройках учетной политики зарплаты: в ЗУП — «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Бухучет и выплата зарплаты». Это самый низкий приоритет, он срабатывает только там, где нет более детальных настроек.
Отдельный случай — вид начисления. Если, например, премии должны идти на 26-й счет, а оклад — на 20-й, способ отражения задается в карточке вида начисления (раздел «Настройка» → «Начисления», вкладка с учетом затрат). Тогда разные строки одного расчетного листка попадут на разные счета.
Сравнение уровней настройки
Подходит, когда счет зависит от типа выплаты (премии, больничные, отпускные). Ограничение: применяется ко всем сотрудникам с этим начислением.
Подходит для точечных переводов. Ограничение: при большом штате трудоемко поддерживать вручную.
Оптимально при массовых изменениях по структуре. Ограничение: не сработает для сотрудников с индивидуальной настройкой.
Запасной вариант по умолчанию. Ограничение: перекрывается любой более детальной настройкой.
Что делать с уже проведенными документами
Смена способа отражения сама по себе не меняет существующие проводки — они хранят счет, актуальный на момент проведения. Чтобы затраты попали на новый счет в текущем периоде, откройте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии), перезаполните его и перепроведите. Проводки пересчитаются по новым настройкам.
Если программа обменивается данными между ЗУП и Бухгалтерией, после перепроведения документа в ЗУП повторите синхронизацию и проверьте, что в бухгалтерской базе документ обновился, а не задвоился. Дубли возникают, когда документ в Бухгалтерии успели отредактировать вручную — тогда обмен считает его измененным и создает копию.
Для исправления прошлых закрытых периодов корректный путь — бухгалтерская справка (операция, введенная вручную) со сторнированием старой корреспонденции и отнесением затрат на новый счет, а не перепроведение закрытого периода.
Проверка результата
Главный инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 в разрезе сотрудников: кредитовый оборот по каждому сотруднику должен корреспондировать с дебетом нового счета затрат. Дополнительно сформируйте ОСВ по самому счету затрат (например, 20 или 26) с аналитикой по статьям затрат — там должны появиться суммы зарплаты и взносов нужных сотрудников.
В ЗУП до отражения в учете удобно использовать отчет «Анализ ФОТ по сотрудникам» или расчетный листок: они показывают, какой способ отражения применен к каждому начислению, еще до формирования проводок. Это позволяет поймать ошибку до закрытия месяца.
Как проверить результат
Дебет — новый счет затрат с правильной статьей и подразделением
Дебет остался на старом счете или аналитика пустая
Кредитовый оборот корреспондирует с новым счетом
Часть сумм уходит на прежний счет — значит, где-то осталась старая настройка
Взносы отражены тем же счетом, что и начисление
Взносы на старом счете — проверьте флажок отражения взносов
Частые вопросы
Почему после смены способа отражения счет в проводках не изменился?
Чаще всего документ отражения зарплаты не перезаполнен и не перепроведен — проводки хранят старый счет. Вторая причина — действует более приоритетная настройка: например, способ задан в карточке сотрудника или в самом документе начисления.
Можно ли отражать зарплату одного сотрудника на несколько счетов?
Да. Для этого используются начисления с разными способами отражения (например, оклад на один счет, премия на другой) или документ «Распределение основного заработка» в ЗУП, который делит начисления между несколькими способами отражения в заданной пропорции.
Как изменить счет затрат по больничным за счет работодателя?
Способ отражения для больничных задается либо в самом документе «Больничный лист», либо в виде начисления. Если поле в документе пустое, применяется общая иерархия: начисление → сотрудник → подразделение → организация.
Нужно ли менять что-то в 1С:Бухгалтерии, если зарплата считается в ЗУП?
Нет, если обмен настроен корректно: документ «Отражение зарплаты в бухучете» переносится из ЗУП вместе со счетами, и править его в бухгалтерской базе не нужно. Изменения вносятся только на стороне ЗУП, после чего выполняется повторная синхронизация.
Что делать, если ошибка обнаружилась после сдачи отчетности?
Закрытый период не перепроводят. Оформите корректировку операцией, введенной вручную, в текущем периоде: сторнируйте неверную корреспонденцию и отнесите затраты на правильный счет. Оцените существенность ошибки — при влиянии на налоговую базу может потребоваться уточненная декларация.
Что важно запомнить
Счет затрат по зарплате меняется через способ отражения на нужном уровне: начисление, сотрудник, подразделение или организация. Создавайте новый способ вместо правки старого, перепроводите документы отражения после изменения и проверяйте результат по ОСВ счета 70 и счета затрат.