Как правильно уволить сотрудника в 1С

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не одно действие, а цепочка операций: кадровый приказ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, начисление НДФЛ и страховых взносов, выплата и отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте останутся «хвосты»: зависшие остатки отпусков, неверные суммы в расчётном листке или ошибки в персонифицированной отчётности.

Ниже разобран полный порядок действий для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1). В «1С:Бухгалтерии» последовательность похожая, но документы и разделы называются иначе — отличия указаны отдельно. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть основание: заявление сотрудника, соглашение сторон или другой документ, подтверждающий причину расторжения договора.

Важно понимать: программа автоматизирует расчёты, но не проверяет юридическую корректность основания увольнения. Ответственность за правильность статьи ТК РФ, сроков предупреждения и даты увольнения несёт кадровик и работодатель.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

Прежде чем создавать документ, проверьте состояние учёта по сотруднику. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в программе отражены все приёмы на работу, переводы и отсутствия. Если какие-то отпуска или больничные не введены, расчёт среднего заработка и остатка отпуска будет неверным.

Проверьте остаток неиспользованного отпуска: Кадры → Отчёты → «Остатки отпусков» либо справка «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Если остаток в программе расходится с фактическим (например, данные переносились из другой программы), скорректируйте его документом «Ввод остатков отпусков» до увольнения.

Также убедитесь, что зарплата за предыдущие месяцы рассчитана и проведена. Документ увольнения доначисляет зарплату за текущий месяц пропорционально отработанным дням, но опирается на уже рассчитанные периоды при расчёте среднего заработка.

Контрольные точки

Как проверить готовность к увольнению

Остаток отпуска

Норма

Совпадает с кадровыми данными, отрицательный остаток объясним (отпуск авансом)

Тревожный признак

Остаток не сходится, периоды отпусков не введены

Расчёт зарплаты

Норма

Все прошлые месяцы рассчитаны и выплачены

Тревожный признак

Есть непроведённые начисления или долги

Средний заработок

Норма

Расчётный период заполнен корректно

Тревожный признак

Периоды пустые — данные не перенесены

Создание документа «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение». Путь: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте «Увольнение списком» — он создаёт отдельные документы по каждому сотруднику.

В документе заполните ключевые поля: сотрудник, дата увольнения (последний рабочий день), основание увольнения — статья и пункт ТК РФ. От выбранной статьи зависят дальнейшие расчёты: например, при сокращении штата программа предложит начислить выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства, если это настроено в учётной политике.

На вкладке «Компенсация отпуска» программа автоматически показывает остаток дней и предлагает действие: компенсировать, удержать за неотработанные дни (если отпуск был предоставлен авансом) или не компенсировать. Проверьте количество дней вручную — это самая частая точка расхождения с ожиданиями сотрудника.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска и расчёт прошлых месяцев
2. 2
   Создайте документ: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Увольнение
3. 3
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ)
4. 4
   Проверьте вкладку «Компенсация отпуска» и количество дней
5. 5
   Откройте вкладку «Начисления и удержания», проверьте зарплату, НДФЛ и взносы
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8
7. 7
   Оформите выплату и отразите увольнение в отчётности

Проверка расчётов: зарплата, компенсация, НДФЛ и взносы

На вкладке «Начисления и удержания» документ показывает полный расчёт при увольнении: зарплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию отпуска, удержания (алименты, займы, неотработанный аванс). Каждую сумму можно расшифровать, нажав на неё — откроется детализация расчёта среднего заработка.

НДФЛ при увольнении исчисляется с датой получения дохода, равной дате увольнения. Это важно для сроков перечисления налога: НДФЛ с окончательного расчёта перечисляется не позднее дня, следующего за выплатой. Программа формирует движения по регистрам учёта НДФЛ автоматически при проведении документа.

Страховые взносы начисляются на все облагаемые суммы окончательного расчёта, включая компенсацию отпуска. Необлагаемыми являются, в частности, выходное пособие в пределах установленных лимитов. Если вид начисления настроен корректно, программа применит обложение сама — но при сомнениях проверьте настройку вида расчёта.

Печать приказа и кадровых документов

Из документа «Увольнение» доступна печать унифицированной формы Т-8 (приказ о прекращении трудового договора) или формы, утверждённой в вашей организации. Кнопка «Печать» в шапке документа предлагает список доступных бланков: приказ, записка-расчёт при увольнении (Т-61), справка о заработке для расчёта пособий.

Записка-расчёт Т-61 формируется на основании тех же данных, что и расчёт в документе, поэтому перед печатью убедитесь, что все суммы проверены. Справка о заработке за два календарных года выдаётся сотруднику в день увольнения — в программе она формируется из раздела отчётности или из карточки сотрудника.

Запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (ЭТК) оформляются отдельно. Для передачи сведений в СФР используется отчёт ЕФС-1 с соответствующим кадровым событием — его нужно отправить в установленный срок, как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Выплата окончательного расчёта

По законодательству все суммы, причитающиеся сотруднику, выплачиваются в день увольнения. В программе выплата оформляется ведомостью: Зарплата → Ведомости в банк (или в кассу). При создании ведомости с видом выплаты «Увольнение» программа подбирает именно уволенных сотрудников и суммы их окончательного расчёта.

Если сотрудник отсутствовал в день увольнения (например, был на больничном), выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В программе ведомость создаётся на фактическую дату выплаты — от неё зависит отражение НДФЛ в учёте.

После выплаты проверьте, что в учёте не осталось долгов: отчёт «Задолженность по зарплате» не должен показывать ни долга организации перед сотрудником, ни долга сотрудника (кроме случаев, когда удержание невозможно и оформляется отдельно).

Отчётность и завершающие действия

Уволенный сотрудник попадает в отчётность текущего периода: в расчёт по страховым взносам, в персонифицированные сведения о физлицах (в месяце увольнения), в 6-НДФЛ. Проверьте, что разделы по сотруднику заполнены корректно, особенно если увольнение произошло в середине квартала.

Если сотруднику положено уведомление о прекращении договора с иностранным гражданином, его направляют в МВД в установленный срок — в программе такого документа нет, уведомление оформляется вне 1С. Аналогично вне программы решаются вопросы уведомления военкомата по военнообязанным.

После завершения всех расчётов карточка сотрудника остаётся в базе — удалять её нельзя, она нужна для отчётности за прошлые периоды и возможных корректировок. Сотрудник просто перестаёт попадать в списки действующих.

Особые сценарии увольнения

Увольнение по сокращению штата

При сокращении сначала оформляется кадровый документ о сокращении позиции штатного расписания, затем — увольнение с соответствующим основанием. Программа начислит выходное пособие и, при необходимости, сохраняемый заработок на второй и третий месяцы трудоустройства — эти выплаты оформляются отдельными документами позже, по факту обращения бывшего сотрудника.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» увольнение оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо через документ «Увольнение» в разделе кадрового учёта (в зависимости от версии). Функциональность расчёта компенсации там ограничена по сравнению с ЗУП: если ведётся полноценный зарплатный учёт, рекомендуется использовать 1С:ЗУП.

Увольнение в последний день месяца

Если день увольнения совпадает с последним календарным днём месяца, этот месяц включается в расчётный период среднего заработка. Программа учитывает это автоматически, но при ручной корректировке расчёта проверьте, какой период взят в расчёт.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП 3.1

Полный расчёт: компенсация отпуска, пособия, детализация среднего заработка, все кадровые печатные формы. Рекомендуется для штатного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольших организаций с простым учётом. Расчёт компенсации возможен, но с ограничениями; сложные случаи (сокращение, пособия) удобнее считать в ЗУП.

Частые вопросы

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если отчётность ещё не сдана. Распроведите или пометьте документ на удаление, затем проверьте, что сторнированы движения по расчётам и НДФЛ. Если выплата уже прошла, сначала отмените ведомость. Если отчёты сданы, потребуются корректировочные формы.

Программа показывает отрицательный остаток отпуска. Что делать?

Это значит, что сотрудник использовал отпуск авансом. На вкладке компенсации выберите «Удержать за использованный авансом отпуск». Помните об ограничении общего размера удержаний при увольнении — если сумма долга больше допустимой, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

Уволить по инициативе работодателя в период больничного нельзя (кроме ликвидации организации). По собственному желанию — можно. В программе сначала введите и рассчитайте больничный, затем оформляйте увольнение — документ подхватит начисления корректно.

Нужно ли начислять взносы на компенсацию отпуска при увольнении?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке. Программа начисляет их автоматически при проведении документа увольнения.

Сотрудник уволен, а потом обнаружилась ошибка в расчёте. Как исправить?

Используйте документ «Сторнирование начислений» или введите корректирующий документ в текущем периоде. Доначисление бывшему сотруднику оформляется документом «Разовое начисление» или премией, после чего подаются уточнённые отчёты за период ошибки.

Что делать с лицевым счётом и карточкой уволенного сотрудника?

Ничего — они остаются в базе. Удаление карточки нарушит отчётность за прошлые периоды и сделает невозможной выдачу повторных справок. Сотрудник просто исключается из списков действующих и не попадает в новые ведомости.