Как в 1С выгрузить среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в ФНС, статистики, расчёта льгот и подтверждения права на специальные налоговые режимы. В типовых конфигурациях 1С показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, и задача пользователя — правильно сформировать отчёт и выгрузить его в нужном формате.

Основная сложность заключается не в самой выгрузке, а в корректности исходных данных: если в программе не оформлены приёмы, увольнения или отсутствуют графики работы, цифра в отчёте будет неверной. Поэтому перед выгрузкой стоит убедиться, что кадровый учёт ведётся полно и актуально.

Ниже разобраны способы получения среднесписочной численности в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3, настройка периода, проверка расчёта и выгрузка результата в Excel, PDF или на печать.

Где в 1С хранятся данные для расчёта среднесписочной численности

Показатель ССЧ не хранится в программе как отдельное поле — он рассчитывается «на лету» из регистров кадрового учёта. Основой служат документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также графики работы сотрудников и данные о занимаемых ставках.

В расчёт по правилам статистики включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая временных и сезонных. Не включаются внешние совместители, работники по договорам ГПХ и некоторые другие категории. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы.

Поэтому первое, что нужно сделать перед выгрузкой, — убедиться, что все кадровые события за отчётный период проведены в программе. Если сотрудник работал, но приём на работу не оформлен документом, в расчёт он не попадёт.

Выгрузка ССЧ в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» показатель доступен сразу в нескольких отчётах. Наиболее удобный для выгрузки — «Численность и текучесть кадров», который показывает среднесписочную численность за произвольный период с расшифровкой по месяцам.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров» (в некоторых релизах — «Численность и текучесть»).
3. 3
   Укажите период отчёта: месяц, квартал или год — в зависимости от того, куда сдаётся сведение.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа.
5. 5
   Проверьте строку со среднесписочной численностью и расшифровку по месяцам.
6. 6
   Сохраните результат: меню «Файл» — «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели табличного документа), выберите формат XLSX, PDF или MXL.

Если нужна численность с детализацией по подразделениям или должностям, используйте отчёт «Штатные сотрудники» с группировкой по структуре организации. В вариантах отчёта через кнопку «Настройки» можно добавить отбор по организации, подразделению или типу занятости.

Для официальной отчётности в ФНС сведения о среднесписочной численности включаются в состав расчёта по страховым взносам (РСВ) — соответствующее поле заполняется автоматически при формировании регламентированного отчёта. Отдельная форма сведений в налоговую выгружается именно через РСВ, а не как самостоятельный документ.

Выгрузка справки о численности произвольной формы

Если банк, заказчик или контрагент просит справку о численности в свободной форме, сформируйте отчёт «Численность и текучесть кадров», сохраните его в Excel и оформите на фирменном бланке: удалите лишние колонки, добавьте реквизиты организации и подпись руководителя. Табличный документ 1С полностью редактируется после выгрузки.

Выгрузка ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок ограничен, но среднесписочная численность там всё же рассчитывается — она нужна для заполнения деклараций и РСВ. Показатель формируется автоматически при создании регламентированных отчётов.

Чтобы посмотреть значение отдельно, откройте раздел «Отчёты» — «Регламентированные отчёты», создайте нужный отчёт (например, РСВ) и найдите поле «Среднесписочная численность» на титульном листе. При нажатии на расшифровку программа покажет помесячный расчёт.

Если в базе ведётся полноценный кадровый учёт с документами приёма и увольнения, расчёт будет корректным. Если сотрудники заведены только справочником без кадровых документов, программа не сможет определить периоды работы — и численность либо не заполнится, либо будет неверной.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП — отчёт «Численность и текучесть кадров»

Подходит для полноценного анализа: помесячная расшифровка, отборы, текучесть. Требует корректного ведения кадровых документов.

1С:Бухгалтерия — регламентированные отчёты

Подходит, если ССЧ нужна только для отчётности в ФНС. Ограничение: нет гибкой настройки и детализации по подразделениям.

Выгрузка в Excel и ручная доработка

Подходит для справок произвольной формы банкам и контрагентам. Ограничение: требует ручной проверки итогов после редактирования.

Настройка периода и отборов перед выгрузкой

Период отчёта напрямую влияет на результат. Среднесписочная численность за год считается как сумма помесячных значений, делённая на 12, за квартал — на 3, даже если организация работала неполный период (деление всё равно идёт на полное число месяцев в периоде согласно методике расчёта).

В настройках отчёта проверьте отбор по организации: если в базе ведётся несколько юридических лиц, без отбора отчёт покажет суммарную численность по всем. Для сдачи отчётности нужна численность конкретной организации.

Также обратите внимание на настройку учёта совместителей и работников на неполной ставке. Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени — программа делает это автоматически, если у сотрудника корректно указан график работы и размер ставки.

Проверка корректности расчёта

Перед выгрузкой сверьте цифру с фактической ситуацией в компании. Грубая проверка: среднесписочная численность обычно близка к количеству работающих сотрудников, но может быть меньше из-за сотрудников на неполной ставке, отпусков за свой счёт и движения кадров в течение месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Помесячная расшифровка ССЧ

Норма

Числа плавно меняются от месяца к месяцу и соответствуют движению кадров

Тревожный признак

Резкие скачки без приёмов и увольнений или нулевые значения в отдельных месяцах

Совпадение со списком сотрудников

Норма

ССЧ близка к числу действующих сотрудников с учётом неполных ставок

Тревожный признак

ССЧ сильно ниже фактического штата — вероятно, не все приёмы оформлены документами

Данные по уволенным

Норма

Уволенные в середине месяца учтены пропорционально дням работы

Тревожный признак

Уволенный в начале месяца сотрудник учтён как целая единица за весь месяц

Если цифра вызывает сомнения, сформируйте отчёт «Списочный состав» или «Остатки отпусков и списки сотрудников» за тот же период и сопоставьте список людей с расчётом. Расхождения чаще всего объясняются непроведёнными документами или сотрудниками, оформленными по договорам ГПХ, — они в ССЧ не входят, и это норма, а не ошибка.

Форматы выгрузки и дальнейшие действия

Табличный документ из любого отчёта 1С сохраняется в нескольких форматах. Для передачи контрагентам и печати удобнее PDF — он сохраняет оформление и не редактируется. Для дальнейшей обработки и вставки в собственные формы используйте Excel (XLSX). Формат MXL пригодится, если файл нужно открыть в другой базе 1С.

Для печати без сохранения файла используйте «Файл» — «Печать» или сочетание Ctrl+P: в настройках можно выбрать масштаб, ориентацию листа и вывести колонтитулы с датой формирования.

Если выгрузка нужна регулярно (например, ежемесячно для головной компании), сохраните настройки отчёта как вариант через кнопку «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и поменять только период.

Перед выгрузкой годовой ССЧ полезно сформировать отчёт дважды: сначала за весь год целиком, затем с группировкой по месяцам. Если годовое значение не сходится со средним арифметическим помесячных — это сигнал проверить кадровые документы за «выпадающие» месяцы.

Частые вопросы по выгрузке среднесписочной численности

Почему в отчёте среднесписочная численность равна нулю?

Чаще всего это значит, что в базе нет проведённых кадровых документов за выбранный период: сотрудники заведены только в справочнике, но приёмы на работу не оформлены. Проверьте журнал «Приёмы на работу» и проведите документы. Вторая причина — неверно выбран период или организация в отборе.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в расчёт ССЧ не включаются — это предусмотрено методикой расчёта. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы. Программа различает эти категории автоматически по виду занятости, указанному в приёме на работу.

Как выгрузить ССЧ, если сотрудник работал на 0,5 ставки?

Ничего дополнительно настраивать не нужно: если в кадровом документе корректно указано количество ставок и график неполного рабочего времени, программа учтёт сотрудника пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в приёме на работе заполнено поле «Количество ставок» и выбран правильный график.

Можно ли выгрузить ССЧ сразу в налоговую?

Отдельная форма сведений о численности в ФНС не подаётся — показатель входит в титульный лист расчёта по страховым взносам. Сформируйте РСВ через «Отчёты» — «Регламентированные отчёты», поле среднесписочной численности заполнится автоматически, и отчёт можно выгрузить файлом или отправить через 1С-Отчётность.

Отчёт показывает дробное число — это ошибка?

Нет, среднесписочная численность по правилам расчёта может быть дробной из-за сотрудников на неполной ставке и движения кадров внутри месяца. В отчётности показатель обычно округляется до целых по правилам математики — уточните требования конкретной формы, куда подаются сведения.

Как выгрузить численность по конкретному подразделению?

В отчёте «Численность и текучесть кадров» откройте «Настройки», добавьте отбор по полю «Подразделение» и укажите нужное значение. Альтернатива — сгруппировать отчёт по подразделениям: тогда в одном табличном документе будет ССЧ по каждому подразделению отдельно и итог по организации.