Как правильно уволить сотрудника в 1С

Увольнение сотрудника в 1С — это не только кадровый приказ, но и полный расчёт: компенсация за неиспользованный отпуск, удержание за использованный авансом отпуск, начисление НДФЛ и страховых взносов, формирование выходных документов. Ошибка на любом этапе приводит к неверным суммам на руках, искажённой отчётности в ФНС и СФР и претензиям при проверке.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) увольнение оформляется одним документом, который одновременно делает кадровое движение и расчёт. В 1С:Бухгалтерии кадровый приказ и начисления создаются отдельно, а часть операций выполняется вручную. Ниже разобраны оба сценария, проверка расчёта и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

До создания документа убедитесь, что в базе нет незавершённых операций по сотруднику. Проверьте, что начислена и выплачена зарплата за предыдущие месяцы, проведены все больничные, отпуска и командировки, закрыты подотчётные суммы и материальная ответственность. Непроведённые документы по сотруднику исказят расчёт среднего заработка и остаток отпуска.

Также сверьте остаток дней отпуска. В ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Отчёты по кадрам или Зарплата → Отчёты). Если остаток в отчёте не совпадает с реальным положением дел — например, отпуска вводились задним числом без корректного документа, — сначала исправьте данные, иначе компенсация будет рассчитана неверно.

Контрольные точки

Что проверить перед увольнением

Остаток отпуска в отчёте «Остатки отпусков»

Норма

Совпадает с кадровыми данными и приказами

Тревожный признак

Расхождение — сначала исправьте документы отпусков

Расчётный период для среднего заработка

Норма

Все 12 месяцев заполнены начислениями

Тревожный признак

Пустые месяцы или непроведённые документы

Незакрытые обязательства

Норма

Нет задолженности и подотчёта

Тревожный признак

Есть долг сотрудника или компании — оформите удержание

Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статья ТК РФ). Если увольняется несколько сотрудников, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически заполнит вкладки расчёта: зарплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за отпуск, использованный авансом. На вкладке «Начисления и удержания» проверьте количество дней компенсации и сумму среднего заработка — по ссылке рядом с суммой можно открыть подробный расчёт.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска и закройте непроведённые документы по сотруднику
2. 2
   Создайте документ «Увольнение»: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения
3. 3
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт: зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ, взносы
5. 5
   Напечатайте приказ по форме Т-8 из документа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
7. 7
   Проверьте расчётный листок сотрудника и справку о заработке

После проведения документа распечатайте приказ (кнопка «Печать» → «Приказ об увольнении (Т-8)»). Документ также формирует запись в личной карточке и данные для электронной трудовой книжки. Не забудьте сформировать ведомость на выплату: Зарплата → Ведомости, где в расчёт попадёт вся итоговая сумма увольнения.

Компенсация отпуска и удержание за авансовый отпуск

Программа определяет тип расчёта автоматически по остатку отпуска на дату увольнения. Положительный остаток — начисляется компенсация, отрицательный — удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание имеет ограничение: по общему правилу удержать при увольнении можно не более 20% от суммы выплаты, поэтому при большом отрицательном остатке часть долга останется невзысканной — программа это учитывает, но сумму в документе стоит проверить вручную.

Если сотруднику положено выходное пособие (например, при сокращении), его добавляют в том же документе на вкладке начислений — выбирается вид расчёта «Выходное пособие» и указывается количество дней или сумма. Пособие в пределах установленных лимитов не облагается НДФЛ и взносами; вид расчёта в типовой конфигурации уже настроен с правильным налогообложением, но при самостоятельно созданных начислениях это нужно проверить.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый и расчётный блоки разделены. Сначала создайте документ «Увольнение» (Зарплата и кадры → Кадровые документы или раздел «Кадры» в зависимости от версии), укажите сотрудника, дату и основание. Этот документ делает только кадровую запись — суммы он не считает.

Расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения. В нём по сотруднику нужно вручную добавить начисление «Компенсация отпуска при увольнении» и указать количество дней — автоматический подсчёт остатка отпуска в бухгалтерской конфигурации ограничен или отсутствует, поэтому дни считают вручную по кадровым данным. НДФЛ и взносы программа рассчитает при проведении начисления.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный автоматический расчёт: остаток отпуска, средний заработок, пособия, кадровые отчёты. Подходит при штате от нескольких человек и регулярных кадровых операциях.

1С:Бухгалтерия

Кадровый приказ и ручной ввод компенсации. Подходит для микробизнеса с редкими увольнениями, но требует ручного подсчёта дней отпуска и контроля сумм.

Выплата, НДФЛ и отчётность после увольнения

Все суммы при увольнении выплачиваются в день увольнения. Создайте ведомость (в ЗУП — «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу»), проверьте, что сумма к выплате совпадает с расчётом в документе увольнения. НДФЛ с выплаты при увольнении перечисляется в общие сроки — не позднее дня, следующего за днём выплаты дохода.

После выплаты сформируйте и проверьте отчётность: сведения о кадровом событии для электронной трудовой книжки (отчёт в СФР), данные в расчёте 6-НДФЛ и РСВ за период. В ЗУП уведомление о кадровом событии формируется из раздела отчётности по персонифицированным сведениям. Сроки подачи сведений об увольнении жёсткие — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, поэтому не откладывайте отправку.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Чаще всего проблемы возникают из-за некорректного остатка отпуска: отпуска оформлялись не документами, а ручными операциями, или в базу не введены остатки при начале работы в программе. Вторая частая ошибка — увольнение «задним числом» после того, как за период уже сдана отчётность: тогда потребуется корректировка 6-НДФЛ и персонифицированных сведений.

Проверка результата

После проведения всех операций сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация (или удержание) отпуска, НДФЛ и итог к выплате, равный сумме ведомости. Дополнительно сверьте справку о доходах сотрудника и данные в регистрах учёта НДФЛ.

Финальный контроль — сотрудник больше не должен попадать в документы начисления зарплаты следующих периодов. Создайте пробное начисление зарплаты за следующий месяц: уволенный сотрудник не должен в него подтягиваться. Если подтягивается — проверьте дату увольнения в кадровом документе.

Частые вопросы

Как уволить сотрудника задним числом в 1С?

Создайте документ «Увольнение» с фактической датой, даже если она в закрытом периоде. Программа пересчитает начисления, но если за тот период уже сдана отчётность (6-НДФЛ, персонифицированные сведения), потребуется подать корректирующие формы. Перед изменением закрытого периода сделайте резервную копию базы.

Почему в документе увольнения не рассчитывается компенсация отпуска?

Обычно причина в нулевом или отрицательном остатке отпуска либо в том, что остатки отпусков не введены в базу. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. Если остаток неверный, скорректируйте документы отпусков или введите начальные остатки, затем пересчитайте увольнение.

Как оформить увольнение по соглашению сторон с компенсацией?

В документе «Увольнение» выберите соответствующее основание, а сумму компенсации добавьте вручную на вкладке начислений через вид расчёта «Компенсация при увольнении» или аналогичный. Проверьте настройку налогообложения этого вида расчёта: выплаты в пределах установленных лимитов не облагаются НДФЛ и взносами.

Нужно ли снимать сотрудника с учёта после увольнения?

Отдельных действий не требуется: после проведения документа увольнения сотрудник автоматически исключается из плановых начислений и штатной расстановки. Элемент справочника «Сотрудники» удалять нельзя — он хранит историю для отчётности и расчётов.

Что делать, если уволенный сотрудник попадает в начисление зарплаты следующего месяца?

Проверьте дату увольнения в кадровом документе — чаще всего она указана позже фактической или документ не проведён. Если документ корректен, откройте карточку сотрудника и убедитесь, что нет второго действующего трудового договора или незакрытого приёма на другую должность.

Как напечатать приказ об увольнении по форме Т-8?

В документе «Увольнение» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ об увольнении (Т-8)». Если организация использует собственную форму приказа, её можно подключить через механизм дополнительных печатных форм в настройках программы.