Другое · 11 мин
Как сделать перерасчет зарплаты в 1С
Как сделать перерасчет зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: доначисление, сторнирование, пересчет НДФЛ и взносов, проверка результата и типичные ошибки.
Перерасчет зарплаты в 1С требуется, когда после расчета и выплаты обнаружилась ошибка: неверно введены часы, не учтен больничный, изменился оклад задним числом или неправильно применен районный коэффициент. Порядок действий зависит от того, закрыт ли расчетный период, выплачены ли деньги и сдана ли отчетность.
В 1С:ЗУП перерасчеты выполняются специальными документами «Доначисление, перерасчет» и «Сторнирование начислений», а в 1С:Бухгалтерии — через исправление исходного документа начисления или ручные операции. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями и проверками.
Когда нужен перерасчет и какой инструмент выбрать
Перерасчет отличается от обычного исправления тем, что затрагивает уже рассчитанный, а иногда и выплаченный доход. Поэтому сначала определите ситуацию: начислено меньше положенного (нужно доначисление), начислено больше (нужно сторнирование) или ошибка в налогах и взносах при верной сумме начисления.
Ключевое условие — состояние периода. Если месяц еще не закрыт и зарплата не выплачена, проще всего исправить исходный документ начисления. Если деньги выплачены и отчетность сдана, исходные документы не трогают: вводят корректирующие документы текущей датой, чтобы не «поплыли» проводки и регистры прошлых периодов.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед перерасчетом
Прежде чем вводить корректирующие документы, зафиксируйте первоначальное состояние. Сформируйте расчетный листок сотрудника за проблемный месяц и сохраните его — это понадобится для сравнения «до» и «после». Заодно проверьте, какие именно начисления ошибочны: оклад, премия, надбавки или отсутствия.
Уточните, была ли произведена выплата и удержан ли НДФЛ. Если налог уже перечислен в бюджет, перерасчет повлияет на уведомления по ЕНП и отчетность 6-НДФЛ — возможно, потребуется уточненный расчет. Также проверьте, не закрыт ли период для редактирования (дата запрета изменения данных в разделе «Администрирование»).
Доначисление зарплаты в 1С:ЗУП
Документ «Доначисление, перерасчет» находится в разделе «Зарплата». Он предназначен для ситуаций, когда сотруднику недоплатили: например, поздно ввели повышение оклада или не учли переработки. Документ можно заполнить автоматически на основании исправленного документа прошлого периода.
Типовая последовательность такая: сначала исправляют первичные данные (кадровый перевод, график, отсутствие), затем создают «Доначисление, перерасчет», указывают месяц начисления и сотрудника. Программа сравнивает исправленные данные с фактически начисленными и выводит разницу к доначислению вместе с пересчитанным НДФЛ и взносами.
- 1Исправьте первичные данные: кадровый документ, график, отсутствие или показатель премии
- 2Создайте документ «Зарплата — Доначисления, перерасчеты»
- 3Укажите месяц, сотрудника и период, за который выполняется перерасчет
- 4Проверьте автоматически рассчитанную разницу на вкладках «Начисления», «НДФЛ», «Взносы»
- 5Проведите документ и включите сумму в ближайшую ведомость на выплату
После проведения доначисленная сумма попадет в расчетный листок текущего месяца отдельной строкой с указанием периода, за который она начислена. Это важно для корректного отражения в 6-НДФЛ: доход относится к дате фактической выплаты, а не к прошлому месяцу.
Сторнирование излишне начисленных сумм
Если сотруднику начислили больше положенного, используется документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Он создает отрицательные начисления, которые уменьшают доход, НДФЛ и взносы. Документ заполняется на основании ошибочного начисления — программа автоматически подтягивает суммы со знаком минус.
Здесь есть юридическое ограничение, которое программа не проверит за вас: удержать излишне выплаченную зарплату можно только в случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ — счетная ошибка, простой по вине работника или неправомерные действия сотрудника, установленные судом. Если ошибка не счетная (например, неверно настроен вид расчета), удержание без согласия работника неправомерно — оформляется либо добровольный возврат, либо списание за счет организации.
Перерасчет НДФЛ и страховых взносов
Если начисления верны, а ошибка только в налогах — например, не применился вычет или неверно определен статус нерезидента — используйте отдельные документы. В 1С:ЗУП это «Перерасчет НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы») и «Перерасчет страховых взносов». Они корректируют только налоговые регистры, не трогая начисления.
При перерасчете НДФЛ проверьте дату получения дохода и налоговый период: программа распределяет пересчитанный налог по месяцам, и это влияет на разделы 1 и 2 отчета 6-НДФЛ. Если отчетность за период уже сдана, сформируйте уточненный расчет. По взносам аналогично — при изменении базы за прошлый квартал потребуется уточненный РСВ с персонифицированными сведениями.
После любого перерасчета сверьте сальдо по ЕНП и задолженность перед сотрудником: излишне удержанный НДФЛ подлежит возврату работнику на счет по его заявлению, а не зачету в счет будущих платежей.
Перерасчет в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет специализированных документов доначисления, поэтому схема проще и грубее. Если период не закрыт — откройте документ «Начисление зарплаты», исправьте суммы вручную или перезаполните его и перепроведите. Проводки по счетам 70, 68.01 и 69 обновятся автоматически.
Если период закрыт, создайте новый документ «Начисление зарплаты» текущей датой с разницей: положительной при доначислении или введите операцию вручную со сторнирующими проводками (Дт 20/26/44 Кт 70 с минусом и аналогично по налогам). Для НДФЛ используйте документы раздела «Зарплата и кадры — Все документы по НДФЛ», чтобы корректно заполнить регистры для 6-НДФЛ.
Сравнение вариантов исправления
Подходит только для незакрытого периода без сданной отчетности. Самый чистый способ, но недопустим после закрытия месяца и сдачи отчетов
Стандартный способ доплатить за прошлый период. Автоматически пересчитывает НДФЛ и взносы, корректно отражается в отчетности
Для излишне начисленных сумм. Требует юридической проверки права на удержание по ст. 137 ТК РФ
Гибкий способ для закрытого периода, но требует ручной корректировки регистров НДФЛ и взносов — высок риск ошибок в отчетности
Проверка результата и типичные ошибки
После перерасчета обязательно сверьте результат по нескольким контрольным точкам. Сформируйте расчетный листок сотрудника за оба месяца — исходный и текущий — и убедитесь, что итоговая задолженность соответствует ожидаемой. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 в разрезе сотрудника: сальдо должно совпадать с данными зарплатных отчетов.
Дополнительно сформируйте анализ НДФЛ и свод взносов: пересчитанные суммы должны отразиться в нужном налоговом периоде. Перед сдачей отчетности выполните проверку контрольных соотношений встроенными средствами программы.
Как проверить результат
Доначисление или сторно видно отдельной строкой, итоговое сальдо совпадает с ожидаемым
Сумма отсутствует, продублирована или относится не к тому периоду
Сальдо по сотруднику равно данным расчетных листков
Расхождения между бухгалтерскими и зарплатными данными
Пересчитанный налог отражен в корректном налоговом периоде
Налог завис в прошлом периоде или дублируется
Отчеты проходят контрольные соотношения, при необходимости сформированы уточненки
Ошибки контрольных соотношений, расхождения с ранее сданными данными без уточненного расчета
Перед массовым перерасчетом (например, при индексации окладов задним числом) сделайте копию базы и отработайте сценарий на одном сотруднике. Сравните расчетный листок до и после — это быстрее, чем исправлять последствия ошибочного группового перерасчета.
Частые вопросы
Можно ли пересчитать зарплату за прошлый год?
Технически да — через «Доначисление, перерасчет» или «Сторнирование» текущей датой. Но нужно учесть последствия: уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ за прошлый год, пересчет среднего заработка для отпускных и больничных, а при значительных суммах — возможное влияние на налог на прибыль или УСН.
Чем доначисление отличается от исправления документа?
Исправление меняет исходный документ задним числом и подходит только для незакрытого периода. Доначисление — отдельный документ текущей датой, который не трогает прошлый период и корректно отражается в отчетности текущего квартала.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику?
Оформите перерасчет НДФЛ, получите от сотрудника заявление с реквизитами счета и верните сумму через ведомость в банк в течение трех месяцев. Зачесть переплату в счет будущего налога без заявления нельзя.
Почему перерасчет не виден в расчетном листке?
Чаще всего документ не проведен, указан неверный месяц начисления или сотрудник не попал в период действия. Также проверьте, что расчетный листок сформирован за месяц, в котором проведен корректирующий документ, а не за исходный период.
Нужно ли подавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?
Если перерасчет изменил суммы дохода или налога в уже сданном периоде — да, уточненный расчет обязателен. Если корректировка отражена текущей датой и влияет только на текущий период, данные попадут в ближайший отчет автоматически.
Можно ли массово пересчитать зарплату всем сотрудникам?
В 1С:ЗУП при изменении окладов задним числом документ «Доначисление, перерасчет» можно заполнить по списку сотрудников или подразделению. Перед массовой операцией протестируйте расчет на копии базы и проверьте несколько расчетных листков после проведения.
Что важно запомнить
Незакрытый период исправляйте правкой исходного документа, закрытый — только корректирующими документами текущей датой. В 1С:ЗУП используйте «Доначисление, перерасчет» и «Сторнирование начислений», не забывая про пересчет НДФЛ, взносов и уточненную отчетность. Излишне выплаченные суммы удерживайте только с учетом требований ст. 137 ТК РФ, а результат всегда сверяйте по расчетным листкам и ОСВ по счету 70.