Как правильно провести увольнение в 1С:ЗУП

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не просто кадровый приказ: программа одновременно рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает задолженности, начисляет НДФЛ и страховые взносы, формирует выплату и данные для отчётности. Ошибка в одном документе тянет за собой неверные суммы в расчётном листке, в 6-НДФЛ и в персонифицированной отчётности, поэтому последовательность действий важна не меньше, чем сами реквизиты.

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 увольнение оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для массовых операций). Документ объединяет кадровую и расчётную части: в одном окне вы указываете дату и основание расторжения договора, а программа автоматически подтягивает остаток отпуска, средний заработок и долги сотрудника.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата и типичных сбоев. Материал ориентирован на типовую конфигурацию ЗУП 3.1; если у вас доработанная база или ред. 2.5, названия документов и часть механизмов могут отличаться.

Подготовка: что проверить до оформления документа

До создания документа убедитесь, что в базе корректно отражены все события, влияющие на расчёт. Программа считает компенсацию и задолженности по данным учёта, и если что-то не введено, итог будет неверным.

Проверьте: все ли отпуска, больничные, командировки и прогулы введены по дату увольнения; нет ли непроведённых документов по сотруднику; правильно ли заполнены график работы и остатки отпусков. Остаток отпуска можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры — Кадровые отчёты».

Отдельно проверьте наличие непогашенных задолженностей: выданные авансы, займы, материальная ответственность, излишне выплаченные суммы. Их нужно будет удержать при окончательном расчёте, причём законодательно общий размер удержаний из зарплаты ограничен, поэтому порядок удержаний в документе имеет значение.

Создание документа «Увольнение»

Откройте раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать «Увольнение списком» — программа создаст отдельные строки по каждому, но расчёт всё равно ведётся персонально.

Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату увольнения (последний рабочий день), основание по ТК РФ — статья и пункт подбираются из классификатора, например п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ для увольнения по собственному желанию. Также укажите реквизиты приказа, если он оформлялся отдельно.

Обратите внимание на флажки в документе: «Начислить зарплату», «Компенсация отпуска», возможные удержания и выходное пособие. По умолчанию программа предлагает рассчитать всё одним документом — это оптимальный вариант, потому что НДФЛ и взносы тогда учитываются сразу с полной суммы дохода.

1. 1
   Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения, статью ТК РФ и реквизиты приказа
3. 3
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте зарплату за отработанные дни и компенсацию отпуска
4. 4
   Проверьте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» — суммы должны рассчитаться автоматически
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату окончательного расчёта
6. 6
   Распечатайте приказ (Т-8 или свою форму) и записку-расчёт при необходимости

Проверка расчёта компенсации и начислений

На вкладке «Начисления и удержания» программа показывает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Количество дней компенсации рассчитывается из стажа работы и использованных отпусков; если остаток отрицательный (отпуск использован авансом), появится удержание за неотработанные дни отпуска — проверьте, что удержание правомерно, в ряде случаев по ТК РФ оно не производится.

Средний дневной заработок для компенсации можно детализировать кнопкой с расшифровкой рядом с суммой: откроется форма с помесячной базой расчётного периода. Сверьте, что в расчёт попали все премии и индексации, а исключаемые периоды (больничные, отпуска за свой счёт) корректно убраны.

Если сотруднику положено выходное пособие (сокращение, ликвидация, соглашение сторон с пособием), оно вводится отдельным начислением. Убедитесь, что вид расчёта пособия настроен правильно: пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами, и ошибка в настройке вида расчёта приведёт к лишним налогам.

Компенсация при увольнении после отпуска по уходу за ребёнком

Особый случай — сотрудница, увольняющаяся сразу после длительного отсутствия. Расчётный период для среднего заработка в такой ситуации сдвигается на периоды, когда у неё был фактический заработок; типовая ЗУП обычно обрабатывает это автоматически, но базу расчёта стоит проверить вручную через расшифровку среднего заработка.

Увольнение переводом и по совместительству

При переводе к другому работодателю увольнение оформляется обычным документом с соответствующим основанием. Для внутреннего совместителя увольнение с совместительства оформляется отдельным документом по соответствующему месту работы — основное место работы при этом не затрагивается.

НДФЛ, взносы и выплата окончательного расчёта

Вкладка «НДФЛ» показывает исчисленный налог со всех доходов документа. Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день, а срок перечисления налога привязан к дате выплаты. Проверьте, что вычеты применились корректно и нет перерасчётов за предыдущие месяцы, которые программа могла подтянуть автоматически.

Страховые взносы начисляются тем же документом, если в настройках учётной политики включён расчёт взносов в кадровых документах, либо отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца — зависит от настроек. Важно, чтобы доход увольняемого попал в базу взносов до формирования персонифицированных сведений и РСВ.

После проведения увольнения создайте ведомость на выплату (банк, касса или через зарплатный проект) с видом «Окончательный расчёт» или по дате выплаты. Программа подберёт долг перед сотрудником с учётом НДФЛ. По закону расчёт выдаётся в день увольнения, поэтому дата ведомости должна совпадать с датой увольнения — иначе нарушаются сроки и по НДФЛ, и по трудовому законодательству.

Отчётность и документы при увольнении

Из документа увольнения доступны печатные формы: приказ по форме Т-8 (или самостоятельно разработанная форма, если она утверждена в организации) и записка-расчёт Т-61. После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника — он обязан получить его в день увольнения вместе с другими документами.

Проверьте, что данные об увольнении корректно попадут в отчётность: в персонифицированные сведения о физлицах, в ЕФС-1 (кадровые события и стаж) и в 6-НДФЛ за соответствующий период. До сдачи отчётов полезно сформировать справку о доходах по сотруднику и сверить её с расчётными листками.

Если в организации ведётся электронный кадровый документооборот, убедитесь, что приказ подписан в системе и сотрудник ознакомлен с ним в установленном порядке — программа фиксирует эти статусы отдельно от проведения документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Зарплата за месяц, компенсация, удержания и НДФЛ совпадают с документом увольнения

Тревожный признак

Есть непонятные суммы, долг за сотрудником или организацией после выплаты

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Остаток обнулён компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток не изменился — компенсация не рассчиталась

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна начисленному минус НДФЛ и удержания

Тревожный признак

Ведомость подтянула лишние долги или не видит увольнение

Данные для 6-НДФЛ

Норма

Доход и налог отражены с датой увольнения и фактической датой выплаты

Тревожный признак

Даты смещены на другой период — риск уточнёнки

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — увольнение, проведённое до ввода всех документов месяца. Если после увольнения ввести больничный или премию прошлым периодом, потребуется перерасчёт: программа предложит его через механизм доначислений, но проще ввести первичку до оформления увольнения.

Вторая типичная ошибка — ручная правка сумм в документе без понимания механизма. Ручные корректировки «ломают» связь с данными учёта: при последующих перерасчётах программа может вернуть свои значения или создать расхождения в отчётности. Если сумма не сходится, ищите причину в остатках отпусков или базе среднего заработка, а не правьте итог.

Третья группа ошибок связана с отменой увольнения. Если сотрудника нужно «вернуть», не редактируйте проведённый документ задним числом после выплаты — используйте отмену проведения с корректным сторнированием выплаты и НДФЛ, иначе в учёте останутся «висящие» суммы налога и долгов.

Отмена и исправление увольнения

Если увольнение оформлено ошибочно и выплата ещё не проведена, достаточно отменить проведение документа и пометить его на удаление — учёт вернётся в исходное состояние. Если выплата уже прошла, последовательность сложнее: сначала сторнируется или отменяется ведомость, затем отменяется увольнение, после чего пересчитываются НДФЛ и взносы.

Когда сотрудник отзывает заявление об увольнении по собственному желанию до последнего рабочего дня, в программе документ увольнения отменяется, а кадровое состояние восстанавливается автоматически. Проверьте после отмены, что в учётной политике и графиках сотрудник снова числится работающим, а в отчётах по отпускам нет лишних движений.

Маршрут решения

Как выбрать действие в спорной ситуации

Увольнение создано, но выплаты ещё не былоОтмените проведение документа и исправьте данные — это безопасно

Выплата проведена, отчётность не сданаСторнируйте ведомость, отмените увольнение, пересчитайте НДФЛ и взносы

Отчётность уже сдана и в ней ошибкаОформите корректирующие документы и уточнённые расчёты, не правьте прошлый период напрямую

Сумма компенсации не сходится с ручным расчётомПроверьте остатки отпусков и базу среднего заработка через расшифровку, не правьте сумму вручную

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С:ЗУП?

Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если период уже закрыт отчётностью, это вызовет перерасчёты НДФЛ, взносов и потребует уточнённых деклараций. Безопаснее оформлять увольнение в текущем периоде с фактической датой, а при необходимости корректировать прошлое через специальные документы перерасчёта.

Почему в документе увольнения не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска по данным учёта равен нулю или отрицателен, либо не заполнены данные о заработке для расчёта среднего. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и наличие начислений в расчётном периоде. Также убедитесь, что в документе включён флажок расчёта компенсации.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По собственному желанию сотрудник может быть уволен во время больничного — документ оформляется в обычном порядке. Увольнение по инициативе работодателя в период нетрудоспособности запрещено. В программе больничный должен быть введён до или после увольнения в зависимости от дат: пособие, начисленное после расчёта, оформляется отдельным документом.

Нужно ли делать отдельный документ для выходного пособия?

Нет, пособие можно рассчитать прямо в документе «Увольнение», добавив соответствующее начисление. Важно, чтобы вид расчёта пособия был правильно настроен по налогообложению: в пределах норм оно не облагается НДФЛ и взносами, сверх норм — облагается.

Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в сумме выплаты?

Если сотруднику недоплатили, оформите доначисление документом перерасчёта (например, «Доначисление, перерасчёт» или разовое начисление) и доплатите отдельной ведомостью. Если переплатили — возврат возможен только с согласия сотрудника или через суд, в программе это отражается документом возврата задолженности.

Как уволить сразу несколько сотрудников при сокращении?

Используйте документ «Увольнение списком»: в табличную часть добавляются все сотрудники с едиными параметрами основания. Расчёт компенсаций и пособий выполняется по каждому индивидуально, а печатные формы приказов формируются пакетно.