Как начисляется аванс по зарплате в 1С

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать не реже чем каждые полмесяца. В программах 1С расчёт аванса можно вести разными способами: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время. Выбранный способ задаётся в настройках учётной политики и влияет на то, какие документы и отчёты формируются при выплате.

Точный порядок зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) доступен полноценный расчёт за первую половину месяца с учётом отработанных дней, а в «1С:Бухгалтерии» аванс обычно выплачивается фиксированной суммой или процентом без детального расчёта. Ниже разобраны оба варианта, порядок настройки и проверка результата.

Способы расчёта аванса в 1С

Программы 1С поддерживают три основных подхода к расчёту аванса. Первый — расчёт за первую половину месяца по фактически отработанному времени: программа берёт табельные данные за период с 1-го по 15-е число и начисляет оклад пропорционально отработанным дням. Это самый точный и безопасный с точки зрения трудового законодательства способ.

Второй способ — процент от оклада (например, 40 или 50 процентов). Он проще в настройке, но требует осторожности: если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца, выплата полного процента приведёт к переплате, которую сложно удержать. Третий способ — фиксированная сумма, заданная вручную для каждого сотрудника или введённая непосредственно в ведомость.

Сравнение вариантов расчёта аванса

Расчёт за отработанное время

Подходит для ЗУП, точно отражает отработанные дни, исключает переплаты при больничных и отпусках. Требует актуального табеля.

Процент от оклада

Простая настройка, подходит при стабильной занятости. Риск переплаты при отсутствиях в первой половине месяца.

Фиксированная сумма

Максимально просто, но сумму нужно пересматривать при изменении оклада и контролировать вручную.

Настройка аванса в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» способ выплаты аванса задаётся в настройках организации и в карточке сотрудника. Откройте раздел «Настройка» — «Организации» — вкладка «Учётная политика и другие настройки» — «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса и общие параметры расчёта.

Индивидуальный размер аванса задаётся в карточке сотрудника: раздел «Кадры» — «Сотрудники» — поле «Аванс». Доступны варианты «Расчёт за первую половину месяца», «Процентом от тарифа» и «Фиксированной суммой». Если поле не заполнено, применяется способ, указанный для организации в целом.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Сотрудники» и выберите нужного сотрудника.
2. 2
   Найдите поле «Аванс» и выберите способ: расчёт за первую половину месяца, процент или фиксированная сумма.
3. 3
   При выборе процента или суммы введите значение и сохраните карточку.
4. 4
   Проверьте в настройках организации дату выплаты аванса.
5. 5
   Сформируйте пробное начисление за первую половину месяца и сверьте сумму с ожидаемой.

Начисление аванса за первую половину месяца

Если выбран расчёт по отработанному времени, аванс начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). При создании документа укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, у которых способ аванса установлен как «Расчёт за первую половину месяца», и рассчитает суммы по данным табеля с 1-го по 15-е число.

В табличной части видны отработанные дни, начисленная сумма, исчисленный НДФЛ и итог к выплате. Если сотрудник в первой половине месяца отсутствовал, программа уменьшит аванс пропорционально или не начислит его вовсе — это защищает от переплат. Перед проведением документа проверьте, что в базе введены все больничные, отпуска и командировки, попадающие на первую половину месяца.

Выплата аванса и НДФЛ

Выплата оформляется документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» — тогда ведомость заполнится суммами, начисленными документом за первую половину месяца, либо заданными процентом или фиксированной суммой.

НДФЛ с аванса исчисляется на дату фактической выплаты, поскольку датой получения дохода в виде зарплаты теперь считается день выплаты. Программа рассчитает налог автоматически в ведомости, если аванс начислен расчётным документом. При выплате аванса фиксированной суммой без документа начисления НДФЛ может не рассчитаться в ведомости — в этом случае налог будет доначислен при окончательном расчёте за месяц, что допустимо, но требует контроля сроков перечисления.

Аванс в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» нет отдельного расчёта за первую половину месяца. Аванс выплачивается через ведомость на выплату зарплаты с видом «Аванс»: раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). Суммы можно ввести вручную, заполнить процентом от оклада или указать фиксированный размер аванса в карточке сотрудника.

Чтобы задать размер аванса по умолчанию, откройте карточку сотрудника и заполните поле «Аванс» — сумма будет подставляться в ведомости автоматически. Проводки по выплате формируются документом списания с расчётного счёта или выдачи из кассы, а начисление зарплаты за месяц в конце периода закроет задолженность с учётом уже выплаченного аванса.

Если в организации несколько десятков сотрудников с разными графиками, расчёт аванса по отработанному времени в ЗУП окупает затраты на ведение табеля: исключаются споры о переплатах и упрощается окончательный расчёт. Для небольшой компании со стабильным составом достаточно процента от оклада.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты аванса сверьте результат по отчёту «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам»: сумма аванса должна совпадать с ведомостью, а долг за организацией на конец месяца — уменьшиться на выплаченную сумму. Полезно также проверить отчёт по НДФЛ: налог, удержанный при выплате аванса, должен отразиться с корректной датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в ведомости на выплату

Норма

Совпадает с начислением за первую половину месяца или заданным процентом

Тревожный признак

Сумма больше начисленной или ведомость заполнилась нулями

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог рассчитан и дата удержания равна дате выплаты

Тревожный признак

Налог не рассчитан или дата выплаты указана неверно

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс отображается как выплата, долг за организацией уменьшен

Тревожный признак

Выплата не видна, долг не изменился

Наиболее частые проблемы: ведомость не заполняется (не проведён документ начисления аванса или не задан способ в карточке сотрудника), сумма аванса завышена (не введены отсутствия), НДФЛ считается дважды (ошибочно создано два документа начисления за один период). Каждая из них решается проверкой последовательности документов в журнале.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли начислять аванс отдельным документом в 1С?

В 1С:ЗУП — только если выбран способ «Расчёт за первую половину месяца». При проценте или фиксированной сумме начисление не требуется: ведомость заполнится заданными значениями. В 1С:Бухгалтерии отдельного документа начисления аванса нет в принципе.

Какой размер аванса установить, чтобы не нарушить закон?

Зарплата за первую половину месяца должна соответствовать фактически отработанному времени. На практике безопасный ориентир — около 40–50 процентов оклада с учётом того, что при окончательном расчёте удерживается НДФЛ. Занижать аванс до символической суммы нельзя.

Почему ведомость на аванс заполняется нулями?

Чаще всего не проведён документ «Начисление за первую половину месяца» либо в карточке сотрудника не задан способ аванса. Также проверьте, что период ведомости совпадает с месяцем начисления и сотрудник не уволен до даты выплаты.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Да, при фактической выплате аванса налог исчисляется и удерживается, поскольку датой получения дохода считается день выплаты. В ЗУП это происходит автоматически в ведомости, если аванс начислен расчётным документом.

Как исправить ошибочно выплаченный аванс?

Если деньги ещё не перечислены, просто отмените проведение ведомости и скорректируйте начисление. Если выплата прошла, переплата учитывается при окончательном расчёте за месяц; удержать её из зарплаты можно только в случаях, предусмотренных законом, либо с письменного согласия сотрудника.

Можно ли выплачивать аванс разным сотрудникам по-разному?

Да. В ЗУП способ расчёта аванса задаётся индивидуально в карточке каждого сотрудника: одним можно назначить расчёт по отработанному времени, другим — процент или фиксированную сумму. Общие правила при этом закрепляются в локальных нормативных актах организации.