Другое · 10 мин
Сведения о застрахованных лицах для ФСС в 1С:ЗУП: как сформировать и отправить
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП сформировать и отправить сведения о застрахованных лицах в ФСС (СФР), проверить данные и исправить типичные ошибки.
Сведения о застрахованных лицах — это форма, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (бывший ФСС) для назначения работникам пособий по проактивному механизму: по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребёнка. Без этих данных фонд не сможет рассчитать и выплатить пособие напрямую сотруднику, поэтому отчётность обязательна для всех работодателей, у которых есть застрахованные лица.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) форма реализована как отдельный документ с автоматическим заполнением по данным кадрового учёта. Программа подтягивает ФИО, СНИЛС, ИНН, реквизиты документов и банковские счета сотрудников, а встроенная проверка помогает выявить ошибки до отправки. Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки данных до выгрузки файла и исправления отказов.
Инструкция актуальна для конфигураций 1С:ЗУП редакции 3.1 с поддерживаемыми обновлениями. Если у вас сильно устаревший релиз, сначала обновите конфигурацию — формат формы периодически меняется, и старые версии могут формировать файл, который фонд не примет.
Что представляет собой форма и когда её сдавать
Сведения о застрахованных лицах передаются в СФР в двух ситуациях: при приёме нового сотрудника (или заключении договора ГПХ) и при изменении его персональных данных — фамилии, реквизитов документа, банковского счёта для выплат. Также фонд может направить запрос, и тогда сведения нужно отправить в ответ на него в установленный срок.
Формально срок подачи — не позднее трёх рабочих дней со дня получения данных от работника или со дня приёма на работу. Просрочка грозит штрафом за нарушение порядка представления сведений, поэтому в большинстве компаний форму отправляют сразу при оформлении сотрудника, не дожидаясь страхового случая.
Важно понимать: эта форма не заменяет персонифицированные сведения о физических лицах в налоговую и не дублирует ЕФС-1 в части страхового стажа. Это самостоятельный отчёт именно для целей социального страхования и прямых выплат пособий.
Подготовка: что проверить в базе перед формированием
Качество отчёта полностью зависит от полноты кадровых данных. Перед формированием сведений откройте карточки сотрудников и убедитесь, что заполнены: СНИЛС, ИНН (если есть), документ удостоверяющий личность с серией, номером и датой выдачи, адрес регистрации, пол и дата рождения. Пустые поля — самая частая причина отказов фонда.
Отдельно проверьте способ выплаты пособий. Если пособие перечисляется на карту, в карточке сотрудника или в лицевом счёте должен быть указан банковский счёт (20 цифр) и БИК банка; если выплата почтовым переводом — корректный почтовый адрес с индексом. Для карт «Мир» фонд также принимает номер карты, но счёт надёжнее.
Проверьте и данные организации: регистрационный номер страхователя в СФР и код подчинённости должны быть заполнены в карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации», закладка с регистрацией в фондах). Без них файл сформируется, но будет отклонён.
Что проверить до отправки
11 цифр, проходит контрольную сумму в ЗУП
Пустое поле, меньше 11 цифр, ошибка контрольного числа
20 цифр счёта и корректный БИК
Счёт не указан или БИК не найден в справочнике
Заполнены регномер и код подчинённости
Поля пустые или указан старый регномер ФСС
Серия, номер, дата выдачи, кем выдан
Только номер без серии или просроченный документ
Где находится документ и как его создать
Основной путь: раздел «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт ФСС» (в некоторых релизах — «Передача в ФСС сведений о пособиях»). В открывшемся журнале по кнопке «Создать» выберите «Сведения о застрахованных лицах, ФСС». Альтернативный вариант — сформировать форму из общего списка «1С-Отчётность», нажав «Создать» и выбрав нужный вид отчёта в разделе отчётности в фонды.
В шапке документа укажите организацию и дату формирования. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех действующих сотрудников с заполненными обязательными данными. Если нужно отправить сведения только по конкретным лицам (например, по новичкам), добавьте их вручную кнопкой «Добавить» или используйте подбор.
Для массового первичного заполнения (когда компания впервые переходит на прямые выплаты или только внедрила ЗУП) удобнее заполнять документ целиком по списку сотрудников, а затем отфильтровывать тех, по кому данные неполные. Программа подсветит проблемные строки при проверке.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт ФСС»
- 2Создайте документ «Сведения о застрахованных лицах, ФСС»
- 3Укажите организацию и дату, нажмите «Заполнить» или добавьте сотрудников вручную
- 4Проверьте заполненные строки: СНИЛС, документ, счёт
- 5Запустите «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенную проверку
- 6Исправьте ошибки, затем отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите XML-файл
Проверка и отправка в СФР
Перед отправкой обязательно выполните проверку. Встроенная проверка в ЗУП контролирует формат полей, контрольное число СНИЛС, соответствие БИК справочнику банков. Кроме того, доступна проверка по интернет-сервису фонда — она выявляет расхождения с данными самого СФР, например несовпадение ФИО и СНИЛС в базе фонда.
Если у вас подключена и действует подписка 1С-Отчётность, отправка выполняется прямо из документа кнопкой «Отправить». Статус можно отслеживать в журнале «1С-Отчётность»: «Отправлено» → «Принято в обработку» → «Принято» либо «Отказ» с протоколом ошибок. Сохраняйте квитанцию о приёме — это подтверждение исполнения обязанности страхователя.
Без 1С-Отчётности файл выгружается кнопкой «Выгрузить» в формате XML. Далее его можно загрузить через личный кабинет страхователя на портале СФР или передать через другой оператор ЭДО. Убедитесь, что версия формата файла соответствует текущей — при устаревшем формате портал выдаст ошибку схемы.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего фонд отказывает из-за расхождения ФИО или даты рождения с собственной базой. Причина — сотрудник менял фамилию, а данные в ПФР/СФР не обновились, либо в ЗУП внесена опечатка. Решение: сверить карточку сотрудника со СНИЛС и паспортом, исправить и отправить сведения повторно.
Вторая группа ошибок — банковские реквизиты. Счёт, закрытый банком, неверный БИК или счёт, не соответствующий ключеванию по БИК, приводят к тому, что пособие «зависает». Проверяйте актуальность счёта в банковской выписке сотрудника, а БИК — по справочнику БИК в ЗУП (его стоит периодически обновлять).
Третья типичная ситуация — дубли: сотрудник числится дважды (например, после некорректного переноса данных) или по нему отправлены сведения с разными СНИЛС. В этом случае нужно устранить дубль в справочнике сотрудников через объединение карточек и повторно передать корректные сведения.
Ответ на запрос фонда и повторная подача
Когда у сотрудника наступает страховой случай, СФР может прислать запрос недостающих сведений. В ЗУП такие запросы загружаются через «1С-Отчётность» (входящие документы) или отражаются в журнале обмена с фондом. На запрос нужно ответить в течение трёх рабочих дней — создайте новый документ сведений только по указанному сотруднику и отправьте его.
При изменении данных (новая фамилия, новый паспорт, новый счёт) действуйте так же: сначала обновите карточку сотрудника в ЗУП, затем сформируйте и отправьте сведения повторно. Фонд хранит последнюю актуальную версию, поэтому повторная подача — штатная процедура, а не исключение.
Если отказ повторяется, а данные в ЗУП заведомо верны, проблема может быть на стороне фонда (рассинхронизация баз). В этом случае приложите к ответу скан подтверждающего документа через личный кабинет страхователя или обратитесь в отделение СФР — самостоятельно из программы такое расхождение не устранить.
Как выбрать действие
FAQ
Нужно ли сдавать сведения, если пособий у сотрудника пока не было?
Да. Сведения подаются при приёме на работу независимо от наличия страхового случая — именно по этим данным фонд сможет назначить пособие, когда оно понадобится. Ожидание больничного и только потом отправка формы приводит к задержке выплаты работнику.
Чем сведения о застрахованных лицах отличаются от ЕФС-1?
Это разные отчёты. Сведения о застрахованных лицах содержат персональные и платёжные данные для назначения пособий. ЕФС-1 (разделы 1.1, 1.2, 2) отражает стаж, кадровые события и взносы на травматизм. Сдача одного отчёта не освобождает от другого.
Сотрудник не хочет сообщать банковский счёт. Что делать?
Укажите в сведениях способ выплаты «почтовый перевод» с корректным адресом и индексом. Это законный вариант. Впоследствии сотрудник может передать реквизиты счёта, и вы отправите обновлённые сведения повторно.
Можно ли сформировать сведения сразу по всем сотрудникам компании?
Да. Кнопка «Заполнить» в документе подбирает всех действующих сотрудников с заполненными обязательными данными. Это удобно для первичной массовой подачи. Перед отправкой запустите проверку, чтобы отсеять строки с неполными данными.
Что делать, если 1С-Отчётность не подключена?
Выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить» и загрузите его через личный кабинет страхователя на портале СФР или передайте через другого оператора электронного документооборота. Сам документ в ЗУП формируется и без подписки.
Как узнать, что фонд принял сведения?
В журнале «1С-Отчётность» статус документа сменится на «Принято», и станет доступна квитанция. При отправке через личный кабинет СФР результат виден в разделе отправленных документов. Статус «Отказ» всегда сопровождается протоколом с указанием ошибок.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах формируются в ЗУП документом «Сведения о застрахованных лицах, ФСС» из раздела «Отчётность, справки». Перед отправкой проверьте СНИЛС, документы, банковские счета сотрудников и регномер организации, затем выполните встроенную проверку. Подача обязательна при приёме, при изменении данных и по запросу фонда — в течение трёх рабочих дней.