Другое · 12 мин
Как поменять фамилию работнику в 1С
Как изменить фамилию работника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Изменение личных данных», история ФИО, исправление ошибок и проверка отчетов.
Смена фамилии сотрудника — частая кадровая операция: брак, развод, личные причины. В 1С фамилию нельзя просто переписать в карточке сотрудника, потому что программа хранит историю персональных данных: от старой фамилии зависят уже сданные отчеты, справки 2-НДФЛ, сведения в ПФР и печатные формы приказов. Если изменить данные «в лоб», старые документы перезапишутся новой фамилией, и отчетность за прошлые периоды перестанет совпадать с фактически сданной.
Правильный способ зависит от ситуации. Если сотрудник действительно сменил фамилию и предъявил новый паспорт, используется специальный документ изменения личных данных с указанием даты, с которой действует новая фамилия. Если же фамилия была введена с ошибкой при приеме на работу, применяется механизм исправления данных без создания истории. Разница принципиальна: в первом случае программа хранит обе фамилии, во втором — старая полностью заменяется.
Ниже разобраны оба сценария для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также проверка отчетов после изменения и типичные ошибки кадровиков.
Когда фамилию меняют через документ, а когда исправляют
Первый шаг — определить характер изменения. От этого зависит и инструмент, и последствия для учета.
Документ изменения личных данных применяется, когда сотрудник юридически сменил фамилию (заключил брак, получил новый паспорт после развода, сменил фамилию через ЗАГС). Основание — новый паспорт и свидетельство о заключении/расторжении брака. Программа сохраняет обе фамилии с датами действия: до указанной даты в документах и отчетах используется старая, после — новая.
Исправление данных применяется, когда фамилия была введена неверно: опечатка при приеме на работу, перепутаны буквы, лишний дефис. Здесь истории не должно быть — человек фамилию не менял, и во всех периодах должна фигурировать одна, правильная фамилия.
Как выбрать действие
Изменение фамилии в 1С:ЗУП 8.3 через документ
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, изменение фамилии оформляется документом. Порядок действий:
- Откройте раздел Кадры → Все кадровые документы (или Кадры → Изменения личных данных в зависимости от настроек интерфейса).
- Создайте документ «Изменение личных данных» (в некоторых версиях — «Личные данные»).
- Выберите сотрудника. Программа подтянет текущие ФИО из карточки физического лица.
- Укажите дату изменения — день, с которого действует новая фамилия. Обычно это дата выдачи нового паспорта или дата регистрации брака.
- Введите новую фамилию (при необходимости — имя и отчество, если менялись и они).
- Проведите документ. Программа запишет новые ФИО в историю персональных данных физлица.
После проведения документа в карточке сотрудника и физического лица появится новая фамилия как актуальная, а старая останется в истории. Все документы, создаваемые после даты изменения, будут использовать новую фамилию; документы до этой даты — старую.
Документ-основание (свидетельство, новый паспорт) храните в личном деле сотрудника. В программе его реквизиты можно зафиксировать в комментарии к документу изменения или в данных паспорта физлица — это упростит проверки и споры.
Что делать с паспортными данными
Смена фамилии почти всегда сопровождается заменой паспорта. Новые паспортные данные внесите в карточке физического лица: раздел Кадры → Сотрудники, откройте сотрудника, перейдите по ссылке к физическому лицу и в поле «Документ, удостоверяющий личность» добавьте новый паспорт. В ЗУП 3.1 паспортные данные также хранятся с историей, поэтому укажите дату выдачи нового документа — старый паспорт сохранится в истории.
Изменение фамилии в 1С:Бухгалтерия 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0, механизм похожий, но расположение команд отличается. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники, выберите нужного сотрудника. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (или откройте карточку физического лица через ссылку в поле «Физическое лицо»).
В карточке физического лица нажмите «Изменить» у поля ФИО или воспользуйтесь командой «Ещё → Изменить ФИО» (в разных версиях формулировка отличается). В открывшейся форме укажите дату, с которой действует новая фамилия, и введите новые значения. После записи программа создаст запись в истории ФИО.
Если команды изменения ФИО в карточке нет, проверьте права пользователя: редактирование личных данных доступно роли с правами кадрового учета. При ограниченных правах обратитесь к администратору базы.
Исправление ошибочно введенной фамилии
Опечатку исправляют иначе, чем реальную смену фамилии. Если при приеме на работу фамилию ввели неверно, создавать историю не нужно — человек всегда носил одну фамилию.
В ЗУП 3.1 откройте карточку физического лица и нажмите «Ещё → Исправить личные данные» (или команду «Исправить» у истории ФИО). В форме исправления введите правильную фамилию и запишите. Программа заменит значение во всех записях истории, и во всех отчетах за любые периоды будет фигурировать исправленная фамилия.
В 1С:Бухгалтерии исправление выполняется через ту же форму изменения ФИО: если история еще не создавалась, просто отредактируйте значение в карточке физлица. Если запись в истории уже есть, удалите ошибочную строку истории и введите правильное значение без даты.
Проверка результата после изменения
После изменения или исправления фамилии обязательно проверьте, как данные отражаются в учете. Контрольные точки:
Как проверить результат
Новая фамилия актуальна, старая хранится с датой окончания действия
Истории нет или старая фамилия перезаписана без следа при реальной смене
В шапке новая фамилия
Выводится старая фамилия — проверьте дату документа изменения
Фамилия соответствует периоду действия
Новая фамилия «уехала» в прошлые периоды — значит, данные исправили вместо изменения
Старая фамилия сохранилась
Фамилия обновилась в старом приказе — история не сформирована
Дополнительно сформируйте справку о доходах сотрудника за текущий год: в ней должна быть новая фамилия, а доходы — суммироваться корректно. Если сотруднику нужна справка за период до смены фамилии, она сформируется со старой фамилией — это нормально и соответствует документам того времени.
Связанные изменения: СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты
Смена фамилии не влияет на СНИЛС и ИНН — номера остаются прежними. Однако сотрудник обязан заменить документы: новый СНИЛС (или сведения о нем) оформляется с новой фамилией. В программе номер менять не нужно, но при получении новых документов можно обновить подтверждающие сведения.
Обратите внимание на зарплатный проект: если зарплата перечисляется на карту, банку нужны актуальные данные. Сотрудник должен уведомить банк о смене фамилии; реквизиты счета обычно не меняются, но при выпуске новой карты данные в ведомости могут потребовать обновления. В 1С проверьте лицевой счет сотрудника в разделе обмена с банком.
Трудовой договор и личная карточка Т-2: смена фамилии не требует нового трудового договора — достаточно записи в трудовой книжке (или сведений о трудовой деятельности) и отметки в личной карточке на основании документов. В 1С эти сведения вносятся кадровыми документами в обычном порядке.
Особые ситуации
Сотрудник числится в нескольких организациях
Если база ведется по нескольким организациям, а физическое лицо общее, изменение фамилии физлица отразится во всех организациях сразу. Документ изменения личных данных в ЗУП создается в контексте одной организации, но история ФИО хранится у физлица — достаточно одного документа.
Дубли физических лиц
Если обнаружилось, что человек заведен дважды (например, один раз со старой фамилией, другой — с новой), не меняйте фамилию, а объедините дубли. В ЗУП 3.1 используйте обработку поиска и объединения дублей физических лиц (раздел Администрирование → Обслуживание или типовая обработка «Поиск и удаление дублей»). После объединения история ФИО сохранится в одной карточке.
Смена фамилии уволенного сотрудника
Если бывший сотрудник сменил фамилию и запросил справку о доходах с новой фамилией, оформите тот же документ изменения личных данных — увольнение не мешает. Справка сформируется с актуальной фамилией, а данные за периоды работы останутся корректными.
Перед массовыми операциями с личными данными (например, после загрузки из другой программы) сделайте резервную копию базы. Восстановить перезаписанную историю ФИО вручную трудоемко, а из копии — быстро. Достаточно стандартной выгрузки информационной базы через конфигуратор.
Частые вопросы
Можно ли просто переименовать сотрудника в справочнике?
Технически поле ФИО в карточке редактируется, но делать этого нельзя при реальной смене фамилии: программа перезапишет значение без истории, и документы за прошлые периоды начнут выводить новую фамилию. Отчетность, сданная со старой фамилией, перестанет совпадать с данными базы. Используйте документ изменения личных данных.
Какую дату указывать в документе изменения?
Дату, с которой сотрудник официально носит новую фамилию — как правило, дату выдачи нового паспорта. Некоторые кадровики ориентируются на дату регистрации брака, но для учета надежнее дата паспорта, так как именно паспорт является удостоверяющим документом в отчетности.
Почему в отчете за прошлый квартал вышла новая фамилия?
Скорее всего, фамилию исправили в карточке вместо оформления документа изменения с датой. Отчеты берут фамилию, действующую на конец отчетного периода, из истории ФИО. Если истории нет — подставляется единственное (текущее) значение. Проверьте карточку физлица и при необходимости создайте документ изменения с корректной датой.
Нужно ли заново заключать трудовой договор после смены фамилии?
Нет. Смена фамилии не прекращает и не изменяет трудовые отношения. Достаточно внести запись в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и отметку в личную карточку на основании нового паспорта и свидетельства. В 1С оформляется только изменение личных данных.
Что делать, если сотрудник сменил и фамилию, и имя с отчеством одновременно?
Оформляется тот же документ изменения личных данных — в нем можно изменить все три компонента ФИО одновременно. Отдельные документы на каждое поле создавать не нужно. Укажите одну дату начала действия новых данных по новому паспорту.
Влияет ли смена фамилии на расчет зарплаты и налоги?
На расчеты не влияет: начисления, удержания и НДФЛ привязаны к физическому лицу, а не к фамилии. Меняется только отображение в документах и отчетах. Единственное, что стоит проверить, — корректность данных в реестрах на выплату, если банк требует актуальные ФИО получателя.
Что важно запомнить
Реальную смену фамилии оформляйте документом «Изменение личных данных» с датой по новому паспорту — программа сохранит историю и корректно сформирует отчеты за разные периоды. Опечатку исправляйте через исправление личных данных без истории. После операции проверьте карточку физлица, расчетный листок и отчет за прошлый период, обновите паспортные данные и убедитесь в отсутствии дублей физлиц.