Как настроить почту в 1С:ЗУП

Почта в 1С:ЗУП используется для отправки расчетных листков сотрудникам, уведомлений об отпусках, заявлений и других документов прямо из программы. Без настроенной учетной записи эти функции работать не будут: при попытке отправить документ появится сообщение об отсутствии настроенного почтового аккаунта.

Настройка сводится к созданию учетной записи электронной почты внутри конфигурации: указываются адрес, пароль (или пароль приложения), серверы входящей и исходящей почты с портами. В большинстве случаев 1С умеет определять параметры популярных почтовых сервисов автоматически, но для корпоративной почты данные придется ввести вручную.

Ниже разобран пошаговый порядок настройки, особенности разных почтовых сервисов, отправка расчетных листков и типичные ошибки с их решениями.

Где находятся настройки почты в 1С:ЗУП

Учетные записи электронной почты находятся в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Учетные записи электронной почты». Если раздел «Органайзер» не отображается, проверьте, что в настройках интерфейса включена соответствующая функциональность, а у пользователя есть права на администрирование системы.

Перед созданием учетной записи убедитесь, что в разделе «Администрирование» включена опция работы с почтой, если она предусмотрена в вашей версии конфигурации. В типовой ЗУП 3.1 почтовый клиент встроен в подсистему взаимодействий и доступен сразу.

Одну и ту же учетную запись могут использовать несколько пользователей, если в ее настройках разрешен доступ другим сотрудникам. Это удобно для общего адреса отдела кадров, с которого рассылаются расчетные листки.

Создание учетной записи: пошаговая настройка

Откройте список учетных записей и нажмите «Создать». Заполните поле «Адрес электронной почты» и «Пароль». Программа попытается автоматически определить настройки серверов по домену адреса — для популярных сервисов это обычно срабатывает.

Если автоматическое определение не сработало, переключитесь на ручную настройку и укажите параметры серверов: адрес сервера исходящей почты (SMTP), порт и тип шифрования, а при необходимости получения писем — сервер входящей почты (IMAP или POP3). Точные значения берите из справки вашего почтового провайдера или у системного администратора.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Органайзер» → «Учетные записи электронной почты»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите адрес почты и пароль (пароль приложения)
3. 3
   Дождитесь автоматического определения серверов или введите их вручную
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что проверка отправки и получения прошла успешно
5. 5
   Сохраните учетную запись и при необходимости разрешите доступ другим пользователям

После заполнения обязательно нажмите кнопку проверки настроек. Программа выполнит тестовое подключение к серверам и покажет результат. Успешная проверка — обязательное условие: без нее отправка документов будет завершаться ошибкой.

Особенности настройки для популярных почтовых сервисов

Главная сложность при подключении внешних сервисов — пароли. Многие провайдеры запрещают использование основного пароля почтового ящика в сторонних приложениях и требуют создать отдельный пароль приложения в настройках безопасности ящика.

Яндекс.Почта и Mail.ru

Для Яндекс.Почты и Mail.ru в настройках ящика нужно включить доступ по протоколам IMAP/SMTP и сгенерировать пароль приложения. Обычный пароль от ящика 1С не примет — сервер вернет ошибку аутентификации. Пароль приложения создается в веб-интерфейсе почты в разделе безопасности.

Gmail и корпоративная почта

Для Gmail требуется двухфакторная аутентификация и пароль приложения, созданный в аккаунте Google. Для корпоративной почты на собственном домене параметры серверов запросите у администратора: обычно это smtp.ваш_домен с портом 465 (SSL) или 587 (STARTTLS).

Типовые параметры серверов

Параметры могут меняться по решению провайдера, поэтому при ошибках подключения сверяйте значения с актуальной справкой сервиса.

Отправка расчетных листков и документов по почте

Основной сценарий использования почты в ЗУП — массовая рассылка расчетных листков. Для этого в форме расчетных листков (раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетный листок») предусмотрена кнопка отправки по электронной почте. Программа формирует отдельное письмо каждому сотруднику с вложением в формате PDF.

Чтобы рассылка сработала, у сотрудников должны быть заполнены адреса электронной почты. Адрес указывается в карточке физического лица в контактной информации. Перед массовой отправкой проверьте заполненность адресов — сотрудники без адреса будут пропущены, и программа покажет список таких случаев.

При отправке можно выбрать, с какой учетной записи выполняется рассылка, если их настроено несколько. Письма формируются и отправляются пакетно, при большом количестве сотрудников процесс занимает заметное время — не закрывайте программу до завершения.

Перед первой массовой рассылкой отправьте расчетный листок на тестовый адрес и убедитесь, что PDF открывается корректно, а письмо не попадает в спам. Если попадает — попросите администратора почтового домена настроить записи SPF и DKIM.

Проверка результата и контрольные точки

После настройки выполните полный цикл проверки: тест соединения в учетной записи, отправка тестового письма одному сотруднику, затем контрольная массовая рассылка небольшой группе. Так вы отловите проблемы до основной рассылки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проверка настроек в учетной записи

Норма

Сообщение об успешной проверке отправки и получения

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или таймаут соединения

Тестовое письмо

Норма

Письмо доставлено, вложение открывается

Тревожный признак

Письмо в спаме или не доставлено

Массовая рассылка

Норма

Все письма отправлены, список пропущенных пуст или содержит только сотрудников без адреса

Тревожный признак

Массовые ошибки отправки или обрыв процесса

Если тестовое письмо уходит, но не доходит до получателя, проверьте папку «Спам» у получателя и логи почтового сервера. Частая причина — отсутствие записей SPF/DKIM у корпоративного домена или подозрительная тема письма.

Типичные ошибки и их решение

Большинство проблем при настройке почты в 1С:ЗУП связано с аутентификацией и сетевым доступом, а не с самой программой. Разберите ошибку по тексту сообщения: программа обычно показывает ответ почтового сервера.

Если ошибка указывает на невозможность подключения к серверу, проверьте с компьютера доступность почтовых портов — в корпоративных сетях исходящие соединения на порты 465/587 нередко закрыты политикой безопасности. В этом случае обратитесь к системному администратору.

Ограничения и альтернативы встроенной почте

Встроенный почтовый клиент ЗУП рассчитан на отправку документов и простую переписку, а не на полноценную замену почтовой программы. Для массовых рассылок действуют лимиты почтовых провайдеров: бесплатные сервисы ограничивают число писем в сутки, при превышении аккаунт временно блокируется для отправки.

Если лимиты мешают рассылке расчетных листков в большой организации, рассмотрите корпоративный почтовый сервер или специализированные сервисы отправки транзакционных писем, подключаемые по SMTP. Альтернатива — публикация расчетных листков в личном кабинете сотрудника, если такой сервис используется в компании.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудников немного и рассылка редкаяДостаточно бесплатного почтового сервиса с паролем приложения

Письма регулярно упираются в лимиты провайдераПереходите на корпоративный SMTP-сервер или сервис транзакционных рассылок

Требуется подтверждение получения листка сотрудникомРассмотрите личный кабинет или ЭДО вместо email-рассылки

Частые вопросы

Почему 1С пишет «Ошибка аутентификации», хотя пароль верный?

Скорее всего, вы используете основной пароль ящика. Яндекс, Mail.ru и Gmail требуют отдельный пароль приложения, который создается в настройках безопасности почтового ящика. Сгенерируйте его и введите в учетную запись 1С.

Нужно ли настраивать входящую почту, если требуется только отправка?

Нет. Для рассылки расчетных листков достаточно настроить сервер исходящей почты (SMTP). Параметры входящей почты можно оставить пустыми — на отправку это не влияет.

Часть сотрудников не получила расчетные листки. Что проверить?

Сначала откройте отчет о результатах рассылки — там перечислены сотрудники, которым письмо не отправлено. Обычно причина в незаполненном адресе в карточке физического лица либо в опечатке в адресе. Исправьте данные и повторите отправку только для этих сотрудников.

Можно ли использовать одну учетную запись нескольким пользователям?

Да. В настройках учетной записи есть возможность разрешить доступ другим пользователям программы. Это удобно для общего адреса отдела кадров: каждый расчетчик сможет отправлять письма, не зная пароля.

Проверка настроек зависает по таймауту. В чем причина?

Чаще всего закрыты исходящие порты 465 или 587 на компьютере или в корпоративной сети. Проверьте настройки антивируса и файрвола, а при корпоративной сети обратитесь к системному администратору для открытия доступа к почтовому серверу.

Письма доходят, но попадают в спам. Как исправить?

Для корпоративного домена попросите администратора настроить записи SPF, DKIM и DMARC в DNS. Дополнительно проверьте тему и текст письма: пустое письмо с одним вложением и без текста чаще помечается спам-фильтрами.