Другое · 10 мин
Как оформить отпуск в 1С Бухгалтерия
Как оформить отпуск в 1С Бухгалтерия 8.3: начисление отпускных, документ Отпуск, НДФЛ, взносы, выплата и проводки. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется документом «Отпуск» в разделе «Зарплата и кадры». Программа рассчитывает средний заработок, сумму отпускных, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы автоматически — при условии, что ведется полноценный расчет зарплаты и заполнены данные о доходах сотрудника за расчетный период.
Главное ограничение: если в программе зарплата раньше не начислялась или сотрудник принят недавно, средний заработок придется проверять и вводить вручную. Также функциональность документа «Отпуск» зависит от настроек учетной политики по зарплате — в некоторых релизах его нужно включить отдельно.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до выплаты отпускных и отражения в отчетности. Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0 с типовой функциональностью.
Проверьте настройки перед начислением отпуска
Перед созданием документа убедитесь, что в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» включен расчет зарплаты в программе (а не во внешней программе). Если выбран вариант «во внешней программе», документ «Отпуск» будет недоступен или не выполнит расчет.
Проверьте карточку сотрудника: должны быть заполнены дата приема на работу, должность, график работы и вид занятости. От этих данных зависит правильность определения расчетного периода и количества дней отпуска. Если сотрудник работает по совместительству, убедитесь, что отпуск оформляется по нужному месту работы.
Также убедитесь, что все начисления и отсутствия за предыдущие 12 месяцев внесены в программу. Если база ведется недавно, а сотрудник работает давно, средний заработок будет занижен — данные за расчетный период придется ввести вручную прямо в документе отпуска.
Создайте документ «Отпуск»
Откройте «Зарплата и кадры → Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Отпуск». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника и период отпуска — даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней.
Поле «Месяц начисления» определяет, в каком месяце отпускные попадут в расчет взносов и регистры учета. Обычно это месяц, в котором оформляется документ. Если отпуск переходящий (начинается в одном месяце, заканчивается в другом), программа корректно разнесет суммы по периодам.
После заполнения основных полей документ автоматически рассчитает средний дневной заработок и сумму отпускных. Расчет отображается на закладке «Начислено» вместе с НДФЛ и взносами.
- 1Откройте «Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск»
- 2Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска, месяц начисления
- 3Проверьте расчет среднего заработка по ссылке-расшифровке в документе
- 4При необходимости скорректируйте доходы и дни расчетного периода вручную
- 5Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
- 6Проведите документ и распечатайте записку-расчет (форма Т-60) при необходимости
Проверьте расчет среднего заработка
Средний заработок для отпускных считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. В документе нажмите на сумму среднего заработка или кнопку изменения — откроется форма с таблицей доходов и отработанных дней по месяцам.
Из расчета исключаются периоды больничных, прошлых отпусков, командировок и простоев — программа исключает их автоматически, если эти события были оформлены соответствующими документами. Если отсутствия в базу не вносились, средний заработок окажется заниженным или завышенным.
Для нового сотрудника, отработавшего меньше года, расчетный период — фактически отработанное время с даты приема. Проверьте, что программа правильно определила границы периода, и при расхождении скорректируйте таблицу вручную.
Как проверить результат
Сопоставим со среднемесячной зарплатой, деленной на 29,3
Заметно ниже оклада — вероятно, не внесены доходы за расчетный период
Совпадает с заявлением сотрудника и приказом
Программа посчитала другие даты — проверьте даты начала и окончания
13% (или соответствующая ставка) от суммы отпускных за минусом вычетов
НДФЛ нулевой при положительной сумме или явно завышен
НДФЛ и страховые взносы с отпускных
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Документ «Отпуск» рассчитывает оба вида удержаний автоматически: НДФЛ — на одноименной закладке, взносы — на закладке «Взносы». Учитывайте, что взносы окончательно доначисляются документом «Начисление зарплаты» в конце месяца.
Важный нюанс — срок перечисления НДФЛ. Налог с отпускных перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (а не в день выплаты, как с зарплаты). В программе дата фактического получения дохода по отпускным — день их выплаты, поэтому корректно оформляйте ведомость.
Вычеты на детей при расчете отпускных применяются, если месяц выплаты отпускных совпадает с месяцем начисления. При переходящих отпусках и выплате в другом месяце следите, чтобы вычет не был предоставлен дважды — программа обычно контролирует это при окончательном расчете за месяц.
Выплатите отпускные в срок
По Трудовому кодексу отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Нарушение срока грозит штрафом и обязанностью выплатить компенсацию за задержку, поэтому дату ведомости планируйте заранее.
Для выплаты создайте ведомость: «Зарплата и кадры → Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через банк» — в зависимости от способа выплаты). В поле «Выплачивать» выберите «Отпуск» и укажите документ-основание — тогда в ведомость подтянется именно сумма отпускных за минусом НДФЛ.
После проведения ведомости сформируйте платежное поручение или расходный кассовый ордер. Убедитесь, что в учете зарплаты ведомость отражена как оплаченная — иначе долг перед сотрудником зависнет в отчетах.
Проводки и отражение в учете
Проведенный документ «Отпуск» формирует проводки: Дт счета затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам отражения зарплаты) Кт 70 на сумму отпускных, Дт 70 Кт 68.01 на НДФЛ и Дт затрат Кт 69 на взносы. Счет затрат берется из настройки «Способы учета зарплаты» для сотрудника или подразделения.
Если организация создает резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете, начисление пройдет через счет 96. Настройка выполняется в параметрах учета зарплаты; при типовых настройках малого предприятия резерв обычно не формируется, и расходы признаются сразу.
Для проверки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 с детализацией по сотруднику, а также отчеты «Расчетный листок» и «Полный свод начислений» в разделе «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате». В расчетном листке отпускные должны отображаться отдельной строкой с указанием периода отпуска.
Особые ситуации
Отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск за свой счет оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом отпуска «Без сохранения оплаты». Начислений не будет — документ просто зафиксирует отсутствие сотрудника, и при расчете зарплаты эти дни не будут оплачены как рабочие.
Учебный и дополнительные отпуска
Учебный отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредные условия, ненормированный день) выбираются в поле «Вид отпуска» документа. Расчет среднего заработка выполняется по тем же правилам, но отражение в отчетности и кадровых документах различается — проверьте корректность вида перед проведением.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсация при увольнении рассчитывается не документом «Отпуск», а автоматически в документе «Увольнение» — программа определит количество неиспользованных дней и начислит компенсацию по среднему заработку. Оформлять отдельный отпуск в этом случае не нужно.
Что важно запомнить
Отпуск оформляется документом «Отпуск» в разделе «Зарплата и кадры», программа сама считает средний заработок, НДФЛ и взносы. Ключевые контрольные точки: заполненность данных за расчетный период, выплата за 3 дня до начала отпуска отдельной ведомостью и пересчет зарплаты месяца после ввода документа.
Частые вопросы
Нет документа «Отпуск» в списке начислений — что делать?
Проверьте в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учета зарплаты», что расчет ведется в этой программе. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы и расчет зарплаты. В некоторых релизах помогает обновление конфигурации до актуальной версии.
Как оформить отпуск, если сотрудник работает по внутреннему совместительству?
Отпуск оформляется отдельным документом по каждому месту работы: и по основной должности, и по совместительству. В документе выбирайте конкретное место работы сотрудника — программа рассчитает средний заработок отдельно по каждому.
Отпуск переходит на следующий месяц — как отразить в учете?
Документ «Отпуск» проводится одним месяцем начисления, программа сама распределяет суммы по дням каждого месяца. В налоговом учете и при расчете взносов корректировки вручную обычно не требуются — проверьте результат в своде начислений за оба месяца.
Можно ли отменить проведенный отпуск?
Да, если ведомость на выплату еще не проведена либо ее можно отменить. Сначала отмените оплату ведомости, затем распроведите или пометьте на удаление документ «Отпуск» и пересчитайте начисление зарплаты за месяц. Если отчетность по НДФЛ уже сдана, потребуется уточненный расчет.
Нужно ли создавать кадровый приказ на отпуск отдельно?
В 1С:Бухгалтерии документ «Отпуск» совмещает кадровую и расчетную функции, отдельный приказ создавать не обязательно. Печатную форму записки-расчета (Т-60) или произвольного приказа можно вывести прямо из документа кнопкой «Печать».
Почему сумма отпускных меньше обычной зарплаты?
Отпускные считаются от среднего заработка за 12 месяцев с коэффициентом 29,3 дня на месяц, а не от оклада за конкретный месяц. Если в месяце отпуска много рабочих дней или в расчетном периоде были исключаемые периоды, сумма закономерно отличается от оклада — это норма, а не ошибка.