Как внешнего совместителя перевести на основное место работы без увольнения в 1С

Внешний совместитель — это сотрудник, который работает у вас по второму трудовому договору, а основное место работы находится у другого работодателя. Когда такой работник увольняется «с основного места» и хочет остаться у вас как штатный сотрудник, возникает вопрос: увольнять его в 1С и принимать заново или оформить перевод. Увольнение-приём — худший вариант: прерывается стаж, приходится пересчитывать отпуска, компенсации, средний заработок, а отчётность подаётся как по двум разным этапам работы.

Правильное решение — документ «Кадровый перевод» (в 1С:ЗУП 3.1 — «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком»), в котором меняется вид занятости с «По совместительству» на «Основное место работы». Трудовой договор при этом не расторгается, стаж сохраняется, история начислений и отпусков остаётся единой.

Ниже — полный порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: что проверить до перевода, как оформить документ, какие кадровые документы дополнить, как убедиться, что программа всё посчитала правильно, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что проверить до оформления перевода

Прежде чем создавать документ в 1С, убедитесь, что основание для перевода действительно есть. Внешний совместитель становится основным работником только в одном случае: он прекратил трудовые отношения по основному месту работы у другого работодателя. Подтверждением служит копия трудовой книжки с записью об увольнении, выписка из сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД от прежнего работодателя или выписка из ПФР) либо заявление сотрудника с приложением этих документов.

Проверьте в программе текущее состояние карточки сотрудника: вид занятости должен быть «По совместительству», график работы — соответствовать режиму совместителя, а в документе приёма на работу не должно быть ошибок в дате и подразделении. Если карточка заведена с ошибками, сначала исправьте их, иначе они перейдут в перевод.

Также сверьте остатки отпусков и задолженность по зарплате на дату перевода. Перевод не обнуляет эти данные, но если в учёте уже есть расхождения, после смены вида занятости разбираться с ними будет сложнее.

Оформление кадрового перевода в 1С:ЗУП 3.1

Основной инструмент — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня изменения вступят в силу.

Ключевое действие — на вкладке «Главное» (в некоторых релизах — в табличной части или по ссылке «Изменить») отметить изменение вида занятости. Установите флажок «Вид занятости» и выберите новое значение — «Основное место работы». Если одновременно меняются должность, подразделение, график работы (например, с полставки на полную ставку) или размер оплаты, отметьте соответствующие флажки и заполните новые значения.

На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: если сотрудник переходит на полную ставку, скорректируйте размер оклада или часовой тарифной ставки. Программа автоматически пересчитает ФОТ. Проведите документ и распечатайте приказ по унифицированной или собственной форме — в 1С доступна печать приказа о переводе и дополнительного соглашения.

1. 1
   Получите от сотрудника подтверждение увольнения с прежнего основного места работы
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату перевода
4. 4
   Отметьте изменение вида занятости и установите «Основное место работы»
5. 5
   При необходимости измените график, ставку, подразделение и оплату труда
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ и допсоглашение
7. 7
   Проверьте результат в карточке сотрудника и отчётах

Какие кадровые документы оформить дополнительно

Смена вида занятости — это изменение условий трудового договора, поэтому одного приказа в 1С недостаточно. С сотрудником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором фиксируется, что работа по договору с указанной даты является основной, а также новые условия: режим рабочего времени, размер оплаты, должность, если они изменились.

Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку, в неё вносится запись о том, что работа стала основной. Если работник перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности, нужно подать отчёт по форме, отражающей кадровое событие «перевод» (смена условий), — в 1С это делается через документы отчётности по персонифицированным сведениям. Проверьте, что мероприятие в отчёте сформировано с корректной датой.

Важно: запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности оформляются на основании приказа о переводе, а не приказа об увольнении и приёме. Это подтверждает непрерывность трудовых отношений именно у вашего работодателя.

Что происходит со стажем, отпусками и средним заработком

Главное преимущество перевода без увольнения — непрерывность учёта. Стаж для отпуска, остатки дней отпуска, данные о больничных и средний заработок в 1С рассчитываются по трудовому договору (элементу справочника «Сотрудники»). Поскольку сотрудник не увольняется, все эти данные сохраняются автоматически.

Обратите внимание на нюанс с отпусками: если при совместительстве сотрудник работал на неполную ставку, а теперь переходит на полную, остаток отпуска не пересчитывается — он накоплен в календарных днях и не зависит от ставки. А вот средний заработок для будущих отпусков и больничных будет считаться уже по фактическим начислениям, поэтому корректность оплаты в документе перевода критична.

Если бы вы оформили увольнение и новый приём, пришлось бы выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, а право на новый отпуск у сотрудника возникло бы только через полгода работы по новому договору. Перевод избавляет и работника, и бухгалтерию от этих последствий.

Перевод или увольнение с приёмом

Кадровый перевод

Трудовой договор продолжается, стаж и остатки отпусков сохраняются, компенсация не выплачивается. Рекомендуемый способ.

Увольнение и новый приём

Нужна компенсация за неиспользованный отпуск, стаж для отпуска обнуляется, удваивается отчётность. Оправдан только если договор реально расторгался.

Проверка результата после проведения документа

После проведения кадрового перевода откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в поле «Вид занятости» отображается «Основное место работы», а дата изменения совпадает с датой приказа. В журнале кадровых документов должен быть один документ перевода — без парных увольнения и приёма.

Далее проверьте расчётную часть. Сформируйте расчётный листок за месяц перевода: если перевод пришёлся на середину месяца, программа должна рассчитать оплату пропорционально — по старым условиях до даты перевода и по новым после. Сверьте график работы сотрудника в табеле: с даты перевода должен применяться новый график.

Наконец, проверьте штатное расписание: позиция по совместительству должна освободиться, а сотрудник — занять позицию основного работника. Если ведётся учёт по штатному расписанию, убедитесь, что в нём нет дублирующих занятых ставок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Основное место работы с корректной датой

Тревожный признак

Осталось «По совместительству» или появился второй сотрудник-дубликат

Расчётный листок за месяц перевода

Норма

Оплата разбита на периоды до и после перевода

Тревожный признак

Весь месяц посчитан по старым или только по новым условиям

Остатки отпусков

Норма

Остаток сохранился без изменений

Тревожный признак

Остаток обнулился — значит, был оформлен приём вместо перевода

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — вместо перевода кадровик увольняет совместителя и принимает его заново «по привычке». Последствия: компенсация отпуска, прерывание стажа, лишние строки в отчётности. Если это уже произошло, до расчёта зарплаты документы можно отменить и оформить перевод; после расчёта и выплат исправление потребует сторнирования.

Вторая ошибка — забыть изменить график работы и ставку. Вид занятости поменяли, а сотрудник продолжает работать по графику совместителя на 0,5 ставки. В результате зарплата считается неверно, а табель не соответствует фактическому режиму. Всегда проверяйте вкладку с графиком в документе перевода.

Третья группа ошибок — документальная: перевод проведён в программе, но допсоглашение не подписано, запись в трудовую книжку не внесена, сведения о трудовой деятельности не поданы. 1С не проконтролирует бумажную часть — это зона ответственности кадровика.

Особые сценарии

Перевод совмещён со сменой должности или подразделения

Если одновременно со сменой вида занятости сотрудник переходит на другую должность или в другое подразделение, всё это оформляется одним кадровым переводом: отметьте нужные флажки изменений и заполните новые значения. Дробить на несколько документов не требуется — в приказе и допсоглашении перечислите все изменения.

Совместитель работает в нескольких организациях группы

Если человек — внешний совместитель в вашей организации, а основное место — в другой компании вашей же группы, которая тоже ведётся в этой базе 1С, ситуация решается аналогично: в той организации, где он становится основным, оформляется перевод вида занятости, а в прежней — обычное увольнение с основного места. Порядок документов: сначала увольнение там, затем перевод здесь.

Удобно завести для таких случаев шаблон печатной формы допсоглашения с типовой формулировкой о смене вида занятости. Это сокращает время оформления и исключает разночтения в тексте соглашений у разных кадровиков.

FAQ

Можно ли перевести совместителя на основное место задним числом?

Технически документ в 1С можно провести любой датой, но юридически перевод оформляется с даты, когда сотрудник фактически прекратил работу по основному месту у другого работодателя, и допсоглашение должно быть подписано своевременно. Оформление «задним числом» без реального основания создаёт риски при проверке и искажает расчёты.

Нужно ли пересчитывать средний заработок после смены вида занятости?

Специально пересчитывать ничего не нужно: средний заработок в 1С рассчитывается по фактическим начислениям за расчётный период независимо от вида занятости. Важно лишь, чтобы начисления после перевода (оклад, ставка) были указаны корректно — тогда будущие расчёты отпускных и больничных будут верными.

Что делать, если уже оформили увольнение и приём вместо перевода?

Если зарплата за период ещё не рассчитана и выплаты не произведены, отмените проведение документов увольнения и приёма, затем оформите кадровый перевод. Если компенсация уже выплачена и отчётность сдана, потребуется корректировка: сторнирование начислений и уточнённые отчёты — в этом случае привлеките специалиста по учёту.

Сохранится ли право на отпуск у переведённого сотрудника?

Да, полностью. Стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, при переводе не прерывается, а накопленные неиспользованные дни отпуска сохраняются. В 1С это видно в отчёте «Остатки отпусков» — остаток сотрудника не должен измениться после проведения перевода.

Нужно ли подавать сведения о трудовой деятельности при смене вида занятости?

Да, смена условий трудового договора (перевод) — кадровое событие, которое отражается в сведениях о трудовой деятельности для сотрудников, перешедших на электронный учёт. В 1С:ЗУП соответствующее мероприятие формируется автоматически на основании кадрового перевода; проверьте его наличие и корректность даты перед отправкой отчёта.