Другое · 11 мин
Как изменить дату приема на работу в 1С
Как исправить дату приема на работу в 1С:ЗУП: редактирование документа «Прием на работу», кадровый перевод, исправление после расчета зарплаты и проверка стажа.
Дата приема на работу в 1С:ЗУП и других кадровых конфигурациях хранится в документе «Прием на работу» (или «Приемы на работу в организацию» — в старых версиях). Чтобы изменить дату, достаточно найти этот документ, скорректировать реквизит «Дата приема» и перепровести его. Однако простое исправление возможно только до тех пор, пока по сотруднику не рассчитаны зарплата, взносы и не сдана отчетность — после этого потребуется аккуратная цепочка исправлений.
Причина ошибки бывает разной: кадровик указал неверное число при первичном вводе, сотрудник фактически вышел позже или раньше даты в приказе, либо данные перенеслись из старой программы с искажениями. От причины зависит и способ исправления: где-то достаточно поменять дату в документе, а где-то придется отменять расчеты и заново формировать отчетность.
Где в 1С хранится дата приема и от чего она зависит
В 1С:ЗУП 3.1 дата приема фиксируется в документе «Прием на работу» и одновременно попадает в регистры сведений о кадровой истории сотрудника. На основании этой даты программа рассчитывает стаж для отпусков, северных надбавок, больничных, определяет начало первого расчетного периода и формирует сведения для отчетности — СЗВ-ТД, ЕФС-1, персонифицированных сведений.
Важно понимать: дата приема — это не просто текстовое поле в карточке сотрудника. В карточке она отображается, но редактируется только через документ. Если попытаться изменить данные «напрямую» обработкой или через регистры, можно получить рассинхронизацию: в карточке одна дата, в отчетах — другая.
Также дата приема связана с датой самого документа. Приказ о приеме обычно датируется днем приема или близкой датой. Если меняете дату приема на более раннюю, чем дата документа, программа может выдать предупреждение — тогда корректируют и дату документа.
Как изменить дату приема, если зарплата еще не рассчитана
Самый простой сценарий — ошибку заметили сразу, до расчета начислений и до сдачи отчетности. В этом случае исправление занимает пару минут и не влечет последствий.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Кадры» → «Приемы»).
- 2Найдите документ приема нужного сотрудника — удобно использовать поиск по фамилии.
- 3Откройте документ и исправьте поле «Дата приема» на правильное.
- 4При необходимости скорректируйте дату самого документа (дату приказа).
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте карточку сотрудника — новая дата должна отобразиться в шапке.
После перепроведения откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и убедитесь, что в поле «Дата приема» отображается новое значение. Дополнительно проверьте отчет «Кадровая история» или «Штатное расписание» — там тоже должна быть актуальная дата.
Если прием был оформлен с ошибкой в других реквизитах (подразделение, должность, дата окончания испытательного срока), исправьте их заодно — пока документ не «оброс» расчетами, это безопасно.
Как исправить дату, если зарплата уже рассчитана
Когда по сотруднику уже есть документы «Начисление зарплаты и взносов», простое изменение даты приема может привести к некорректным данным: программа считала начисления исходя из старой даты, и часть расчетов перестанет соответствовать новой. Особенно критично, если дата сдвигается в другой месяц.
Безопасная последовательность выглядит так: сначала пометьте на удаление или отмените проведение документов начисления зарплаты, взносов и выплат, относящихся к сотруднику (в хронологически обратном порядке — от последнего к первому). Затем измените дату приема и перепроведите документ. После этого заново создайте и рассчитайте начисления за все затронутые месяцы.
Перед началом исправлений обязательно сделайте резервную копию информационной базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование, либо выгрузка через конфигуратор). Это позволит откатиться, если цепочка пересчетов пойдет не по плану.
Что делать, если дата приема попала в закрытый период или отчетность
Если период закрыт датой запрета редактирования, документ приема может быть недоступен для изменения. Проверьте настройку: Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных. Либо временно сдвиньте дату запрета (если у вас есть права), либо попросите администратора сделать это.
Когда сведения о приеме уже ушли в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД или ЕФС-1 с событием «Прием»), изменение даты в программе должно сопровождаться подачей корректирующего отчета. В 1С:ЗУП для ЕФС-1 формируется корректирующая форма с правильной датой приема, а ошибочная запись отменяется. Без этого в фонде останутся неверные сведения о трудовой деятельности сотрудника.
Аналогично с 6-НДФЛ и РСВ: если смена даты приема повлияла на суммы дохода или взносов (например, прием перенесен в другой месяц), потребуются уточненные расчеты за соответствующие периоды.
Как выбрать действие
Исправление даты через кадровый перевод и другие альтернативы
Частый вопрос: можно ли исправить дату приема документом «Кадровый перевод»? Нет — перевод меняет условия труда (подразделение, должность, оклад), но не дату первоначального приема. Дата приема существует в единственном экземпляре и правится только в исходном документе либо через специальные механизмы исправления.
В 1С:ЗУП 3.1 для некоторых кадровых документов доступен механизм «Исправить» (кнопка в форме документа), который создает документ-исправление, сторнируя старый. Он уместен, когда нужно сохранить историю изменений, например при аудите. Для простого случая с нерассчитанной зарплатой достаточно прямого редактирования.
Если ошибка массовая — например, после переноса данных из старой программы у группы сотрудников исказились даты приема — не исправляйте каждый документ вручную без анализа. Проверьте, нет ли типовой обработки исправления или обратитесь к специалисту: массовая правка регистров вручную почти всегда приводит к рассинхронизации данных.
Как проверить результат после исправления
После изменения даты пройдитесь по контрольным точкам, чтобы убедиться, что данные согласованы во всех разделах учета. Пропуск проверки — частая причина того, что ошибка всплывает позже, уже в отчетности.
Как проверить результат
В поле «Дата приема» стоит новая корректная дата
Отображается старая дата — документ не перепроведен
Дата приема совпадает с исправленной
В отчете старая дата — проверьте, не существует ли второй документ приема
Начисления соответствуют новому периоду работы
Суммы посчитаны от старой даты — нужен пересчет
Стаж считается от новой даты приема
Стаж не изменился — проверьте регистры и пересчитайте
В подготовленном отчете указана верная дата приема
Отчет тянет старую дату — обновите данные или сформируйте корректировку
Дополнительно полезно сформировать расчетный листок сотрудника за первый месяц работы и сверить количество оплаченных дней с табелем. Если дата приема сдвинулась внутри месяца, количество рабочих дней и сумма начисления должны измениться пропорционально.
Типичные ошибки при изменении даты приема
Отдельно выделим ситуацию с задвоением сотрудников. Если при исправлении вы случайно создали новый элемент справочника «Сотрудники» или второй документ приема, не удаляйте их сразу — сначала проверьте, нет ли по ним расчетов. Удаление документа с движениями по регистрам без анализа может нарушить целостность данных.
Перед массовыми исправлениями удобно сформировать отчет «Сотрудники» с колонкой «Дата приема» и выгрузить его в Excel — так вы получите список для сверки «до и после» и не пропустите ни одного сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить дату приема, если сотрудник уже уволен?
Да, но сначала отмените проведение документа «Увольнение», затем исправьте дату приема, перепроведите прием и заново проведите увольнение. Если по увольнению уже сдана отчетность, потребуются корректирующие формы.
Дата приема не редактируется — поле недоступно. Что делать?
Проверьте три причины: недостаточно прав у пользователя, установлена дата запрета редактирования периода, либо документ находится в закрытом месяце после расчета зарплаты. Права и дату запрета настраивает администратор, а расчеты нужно предварительно отменить.
Повлияет ли изменение даты приема на стаж для отпуска?
Да. Отпускной стаж, стаж для северных надбавок и для расчета больничного в 1С:ЗУП отсчитывается от даты приема. После исправления даты проверьте остатки отпусков и при необходимости пересчитайте их через документы ввода остатков.
Нужно ли заново подписывать приказ о приеме после исправления даты?
С точки зрения кадрового делопроизводства — да: если реальная дата трудоустройства отличается от указанной в приказе, оформляется новый или исправленный приказ. В программе дату документа меняют в соответствии с бумажным документом.
Что делать, если дата приема ошибочна в уже сданном ЕФС-1 (СЗВ-ТД)?
Исправьте дату в документе приема, затем сформируйте корректирующий отчет ЕФС-1: в нем передается запись с правильной датой приема и отменяется ошибочная. Сдавать корректировку нужно как можно скорее, чтобы данные электронной трудовой книжки сотрудника были достоверными.
Можно ли изменить дату приема сразу у нескольких сотрудников?
Штатного механизма группового изменения в типовых конфигурациях нет — каждый документ исправляется индивидуально. При массовой ошибке после миграции данных задачу лучше поручить специалисту, который напишет обработку с корректным перепроведением документов и пересчетом зависимых регистров.
Что важно запомнить
Дата приема меняется только через документ «Прием на работу». До расчета зарплаты исправление простое, после — требует отмены расчетов и пересчета. Если отчетность сдана, обязательна корректирующая отчетность. Перед любыми исправлениями делайте резервную копию базы, а после — проверяйте карточку сотрудника, расчетный листок и кадровые отчеты.