Другое · 10 мин
Как внести изменения в штатное расписание в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по изменению штатного расписания в 1С:ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», индексация, закрытие позиций, проверка результатов и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник позиций, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Любые изменения — добавление новой должности, изменение оклада, закрытие ставки — нужно проводить специальными документами, чтобы сохранилась история и корректно рассчитывалась зарплата.
Прямое редактирование позиции в справочнике «Штатное расписание» возможно, но при включённом ведении истории изменений оно ограничено и не рекомендуется: программа фиксирует состояние на каждую дату, и ручная правка может нарушить связь с кадровыми документами сотрудников.
Ниже разобраны основные сценарии: как подготовиться к изменению, каким документом его оформить, как изменить оклады и количество ставок, как закрыть ненужную позицию и как проверить результат отчётами.
Подготовка: что проверить перед внесением изменений
Сначала убедитесь, что в программе вообще ведётся штатное расписание и включена история его изменений. Откройте «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания». Здесь должны быть установлены флажки «Ведется штатное расписание» и, как правило, «Ведется история изменений штатного расписания». Если история отключена, документ «Изменение штатного расписания» будет недоступен, и правки вносятся непосредственно в позиции.
Проверьте дату запрета редактирования данных («Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Если изменения нужно внести задним числом до даты запрета, документ не проведётся — потребуется временно сдвинуть дату запрета или оформить изменение текущей датой.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Обычно достаточно роли кадровика; расчётчику без кадровых прав документы изменения штатки могут быть недоступны.
Документ «Изменение штатного расписания»: основной инструмент
Основной способ внести правки — документ «Изменение штатного расписания». Он находится в разделе «Кадры» → «Изменения штатного расписания» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка на журнал изменений). Создайте новый документ и укажите дату, с которой изменения вступают в силу, — именно с этой даты программа будет «видеть» новое состояние позиций.
В табличную часть добавьте нужные позиции: кнопка «Добавить» для существующей позиции или «Добавить позицию» для создания новой. Для каждой строки можно изменить подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки, график работы. Поля, которые не трогаете, останутся без изменений.
После заполнения проведите документ. Программа запишет новое состояние позиций на указанную дату, а в карточке каждой позиции появится соответствующая запись истории. Сам документ при этом можно распечатать как приказ об изменении штатного расписания — макет доступен по кнопке «Печать».
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ
- 2Укажите дату вступления изменений в силу и организацию
- 3Добавьте позиции: существующие — для правки, новые — для ввода в штатку
- 4Измените нужные поля: оклад, количество ставок, надбавки, график
- 5Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
- 6Проверьте результат отчётом «Штатное расписание» на дату изменения
Изменение окладов и массовая индексация
Точечное изменение оклада позиции
Если оклад меняется у одной-двух позиций, достаточно того же документа «Изменение штатного расписания»: добавьте позицию и укажите новый размер оплаты. Учтите, что это меняет только «плановое» значение в штатке. Сотрудникам, занимающим эту позицию, новый оклад автоматически не назначится — для них потребуется кадровый перевод или документ изменения оплаты.
Индексация заработка
Для массового повышения окладов предназначен документ «Изменение плановых начислений» или «Изменение штатного расписания» с механизмом индексации. В документе есть возможность указать коэффициент индексации — программа пересчитает оклады выбранных позиций умножением на коэффициент. Это удобно при повышении окладов на фиксированный процент по всей организации или подразделению.
При индексации важно синхронизировать два действия: изменить оклады в штатном расписании и назначить новые начисления сотрудникам. В типовой настройке документ «Изменение штатного расписания» может предложить автоматически создать связанные документы изменения оплаты труда сотрудников — не пропускайте этот шаг, иначе фактические начисления останутся по старым окладам.
Добавление новой позиции и изменение количества ставок
Новая позиция создаётся прямо из документа изменения: нажмите «Добавить позицию», выберите подразделение и должность из справочников, укажите количество ставок, оклад и график. Позиция появится в справочнике штатного расписания со статусом «Утверждена» с даты документа. До этой даты принять на неё сотрудника нельзя — программа не даст выбрать позицию в приёме на работу более ранним числом.
Изменение количества ставок (например, сокращение с 3 до 2) выполняется тем же документом: добавьте позицию и укажите новое количество ставок. Если на позиции уже работают сотрудники, программа не заблокирует уменьшение ставок, но и не уволит никого автоматически — кадровые действия с людьми оформляются отдельно.
Проверить свободные ставки помогает отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Он покажет, сколько ставок занято и сколько вакантно на любую дату.
Закрытие и удаление позиций
Закрытие позиции — это не удаление, а прекращение её действия с определённой даты. В документе «Изменение штатного расписания» добавьте позицию и установите признак закрытия (флажок «Позиция закрыта» / снятие утверждения) с указанием даты. С этой даты позиция перестанет отображаться в актуальной штатке и будет недоступна для новых приёмов.
Удалять позицию из справочника напрямую можно только если по ней нет ни одного документа: ни приёмов, ни изменений. На практике такое встречается редко — обычно только для ошибочно созданных позиций. Если история есть, удаление невозможно, и правильный путь — именно закрытие.
Проверка результата и отчёты
После проведения документа проверьте результат штатными отчётами. Основной — «Штатное расписание» (унифицированная форма Т-3 доступна в печатных формах): сформируйте его на дату изменения и убедитесь, что новые оклады, ставки и позиции отображаются корректно. Отчёт «Изменения штатного расписания» покажет историю правок по документам.
Для контроля связки с сотрудниками используйте отчёт «Штатная расстановка»: он показывает, кто занимает каждую позицию, и позволяет заметить расхождения — например, сотрудника на закрытой позиции или вакансию там, где человек уже принят, но документ не проведён.
Как проверить результат
Новые оклады, ставки и позиции видны, закрытые позиции не выводятся
Отображаются старые значения — документ не проведён или дата неверна
Есть запись от документа изменения с правильной датой
Записи нет — правка вносилась напрямую в справочник
Оклады сотрудников соответствуют новым значениям с даты изменения
Зарплата по старым окладам — не созданы документы изменения начислений
Частые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Можно, если дата не попадает под запрет редактирования и по этому периоду ещё не рассчитана зарплата. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, изменение задним числом приведёт к расхождениям — программа предложит перерасчёт. Безопаснее оформлять изменение текущей или будущей датой.
Почему документ «Изменение штатного расписания» недоступен?
Чаще всего причина в том, что в настройках кадрового учёта не включён флажок «Ведется история изменений штатного расписания». Вторая возможная причина — недостаток прав у пользователя. Проверьте настройки в разделе «Настройка» → «Кадровый учет».
Изменится ли зарплата сотрудников автоматически после изменения штатки?
Нет. Документ меняет только плановые значения в позициях. Чтобы сотрудникам назначились новые оклады, нужны документы изменения плановых начислений — типовой механизм предлагает создать их автоматически при проведении изменения штатного расписания.
Как восстановить старое состояние штатки, если изменение внесли ошибочно?
Если ведётся история, прошлое состояние не потеряно: пометьте ошибочный документ на удаление, и позиции вернутся к прежним значениям. Если история не велась, старые данные восстановить можно только из резервной копии базы или вручную по печатным формам.
Чем изменение штатного расписания отличается от кадрового перевода?
Изменение штатки правит сами позиции: оклады, ставки, состав. Кадровый перевод меняет условия работы конкретного сотрудника — его позицию, оклад, график. Это взаимодополняющие документы: сначала обычно готовят штатку, затем оформляют людей.
Можно ли загрузить изменения из Excel?
В типовой конфигурации штатной массовой загрузки изменений из Excel нет. Для больших объёмов используют коэффициент индексации в документе или обработки загрузки данных из табличного документа, но такие обработки требуют аккуратной настройки соответствия колонок и тестирования на копии базы.
Что важно запомнить
Все правки штатного расписания в 1С:ЗУП выполняйте документом «Изменение штатного расписания» с корректной датой вступления в силу. Изменение окладов в штатке не меняет начисления сотрудников автоматически — назначайте новые плановые начисления отдельно. Позиции закрывайте, а не удаляйте, и всегда проверяйте результат отчётами «Штатное расписание» и «Штатная расстановка».