Как занести трудовой стаж в 1С

Трудовой стаж в программах 1С (в первую очередь в «1С:Зарплата и управление персоналом») хранится в карточке физического лица и используется при расчёте пособий по временной нетрудоспособности, надбавок за выслугу лет и формировании отчётности. Если стаж не заполнен или заполнен с ошибкой, программа неверно определит процент оплаты больничного листа — и это прямой риск недоплаты сотруднику или претензий со стороны ФСС (СФР).

Сведения о стаже вводятся один раз — при приёме сотрудника на работу или при первоначальном заполнении базы. Дальше программа наращивает стаж автоматически с учётом периодов работы в вашей организации. Задача кадровика или расчётчика — корректно внести «входящий» стаж с предыдущих мест работы и указать дату отсчёта.

Ниже разобрано, где именно в 1С хранятся данные о стаже, какие виды стажа существуют в программе, как внести периоды по трудовой книжке, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранятся сведения о стаже

В «1С:Зарплата и управление персоналом» данные о стаже привязаны к физическому лицу, а не к конкретному трудовому договору. Это важно: если сотрудник работает по совместительству или был переоформлен внутри группы компаний, стаж вводить повторно не нужно — он единый для человека.

Открыть сведения можно двумя путями. Первый: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку сотрудника → в шапке найти ссылку «Трудовая деятельность» или «Стажи» (название зависит от релиза). Второй: раздел «Кадры» → «Физические лица» → карточка человека → аналогичная ссылка в панели навигации.

В открывшейся форме отображается список видов стажа с датами отсчёта и рассчитанной продолжительностью. Программа показывает стаж в формате «лет, месяцев, дней» на текущую дату или на дату, которую можно задать вручную для проверки.

Какие виды стажа используются в программе

Программа разделяет несколько видов стажа, и заполнять нужно именно тот, который влияет на конкретный расчёт. Путаница между видами — частая причина ошибок в больничных.

• Страховой стаж для оплаты больничных листов — используется для определения процента оплаты пособия по временной нетрудоспособности (60, 80 или 100 %). Считается по правилам, отличным от обычного трудового стажа: включаются периоды работы по трудовому договору, государственной службы и иные периоды, предусмотренные законодательством.
• Общий трудовой стаж — справочный показатель, суммарная продолжительность трудовой деятельности.
• Непрерывный стаж — в современных расчётах применяется редко, но может использоваться в локальных положениях организации.
• Стаж для надбавки за выслугу лет — актуален для бюджетных учреждений и организаций, где выслуга влияет на доплаты; отсчёт может начинаться с даты приёма в отрасль или в конкретное учреждение.
• Северный стаж и стаж на вредных работах — влияют на районные надбавки, досрочные пенсии и дополнительные отпуска.

Перед вводом определите, для каких расчётов стаж нужен в вашей организации. Минимум, который заполняется почти всегда, — страховой стаж для больничных. Остальные виды вводятся по мере необходимости.

Как внести стаж при приёме сотрудника

Основной источник данных — трудовая книжка сотрудника, сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), справки с предыдущих мест работы, а для страхового стажа — также данные СФР и документы, подтверждающие иные периоды (военный билет для службы, справки об уплате взносов для ИП).

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → выберите человека.
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (или «Стажи») в шапке карточки.
3. 3
   Нажмите «Добавить» и выберите нужный вид стажа, например «Страховой стаж для оплаты больничных листов».
4. 4
   Укажите дату отсчёта — день, с которого начался стаж по документам (обычно дата первой записи в трудовой книжке).
5. 5
   Если вводятся отдельные периоды, заполните даты начала и окончания каждого по трудовой книжке.
6. 6
   Запишите форму и проверьте рассчитанную продолжительность стажа.

Дата отсчёта — ключевое поле. Если по трудовой книжке сотрудник начал работать 15 марта 2010 года, а принят к вам позже, датой отсчёта будет именно мартовская дата первого места работы. Программа от этой даты посчитает стаж до приёма к вам и дальше будет наращивать его автоматически по периодам работы в вашей организации.

При вводе по периодам даты берутся из записей в трудовой книжке: день приёма — начало периода, день увольнения — окончание. Перерывы между местами работы в страховой стаж не включаются, поэтому важно заносить периоды точно, без «склеивания».

Как учесть службу в армии и другие нестраховые периоды

Служба в армии по призыву и некоторые другие периоды включаются в страховой стаж для больничных, хотя взносы за эти периоды не уплачивались. В 1С такие периоды вносятся в состав страхового стажа как отдельные записи или учитываются в общей дате отсчёта — в зависимости от того, как организован ввод в вашей версии программы.

Основание для включения службы — военный билет или справка военкомата с указанием дат. Без подтверждающего документа включать период в стаж нельзя: при проверке СФР эти суммы пособия могут быть не приняты к зачёту.

Отдельно обратите внимание на периоды работы в статусе индивидуального предпринимателя: они попадают в страховой стаж только при условии добровольной уплаты взносов, что подтверждается справкой из фонда. Если документа нет, период в стаж для больничных не включается.

Проверка: как убедиться, что стаж учтён правильно

После ввода данных проверьте результат двумя способами. Первый — визуальный: в форме стажей программа показывает рассчитанную продолжительность. Сверьте её с ручным подсчётом по трудовой книжке: расхождение больше нескольких дней означает ошибку в датах.

Второй способ — контрольный расчёт. Создайте тестовый документ «Больничный лист» для сотрудника и посмотрите, какой процент оплаты подставила программа. Процент определяется страховым стажем: менее 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 %. Если стаж введён верно, процент совпадёт с ожидаемым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Продолжительность стажа в карточке

Норма

Совпадает с подсчётом по трудовой книжке с точностью до нескольких дней

Тревожный признак

Расхождение в месяцы или годы — ошибка в дате отсчёта или пропущен период

Процент оплаты в больничном листе

Норма

Соответствует порогу стажа (60/80/100 %)

Тревожный признак

Процент ниже ожидаемого — стаж не заполнен или дата отсчёта поздняя

Вид стажа

Норма

Заполнен именно страховой стаж для больничных

Тревожный признак

Заполнен только общий трудовой — больничный его не учитывает

Для массовой проверки по всем сотрудникам удобно использовать отчёты раздела «Кадры» — например, «Стажи сотрудников» или «Справки о сотрудниках», если они есть в вашей конфигурации. Отчёт покажет, у кого стаж не заполнен вовсе.

Типичные ошибки при вводе стажа

Отдельная ситуация — ввод стажа «задним числом» после того, как больничный уже рассчитан. В этом случае документ нужно пересчитать: открыть больничный лист и выполнить расчёт заново, чтобы программа подтянула обновлённый стаж. Автоматически уже проведённые документы не пересчитываются.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый учёт урезан: сведения о стаже для больничных вводятся в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), обычно в поле «Страховой стаж» или по ссылке с аналогичным названием. Возможности вести несколько видов стажа там ограничены.

В «1С:Кадры» и отраслевых решениях для бюджетной сферы набор видов стажа шире: добавляются стажи для педагогической, медицинской, государственной службы. Принцип ввода тот же — вид стажа, дата отсчёта, периоды по документам.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный набор видов стажа, автоматический наращивание, влияние на больничные и надбавки. Подходит для полноценного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия

Только базовый страховой стаж для расчёта пособий. Достаточно для небольших организаций без надбавок за выслугу. Ограничение: нет детальной истории периодов.

Ввод через помощник приёма

При оформлении документа «Приём на работу» в ЗУП можно сразу перейти к стажам из карточки нового сотрудника — удобно, чтобы не забыть заполнить.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вводить стаж, если сотрудник устроен впервые и трудовой книжки раньше не было?

Формально дату отсчёта можно не заполнять: программа начнёт наращивать стаж с даты приёма автоматически. Но лучше зафиксировать дату отсчёта равной дате приёма — это исключит неоднозначность при проверках и переносе данных.

Сотрудник принёс трудовую книжку через полгода после приёма. Как быть с уже рассчитанными больничными?

Внесите стаж по документам в карточку сотрудника, затем пересчитайте все больничные листы за период: откройте каждый документ и выполните расчёт заново. Разницу пособия доначислите. Если расчётный период закрыт, оформите доначисление текущим месяцем.

Стаж в программе отличается от моего подсчёта на несколько дней. Это ошибка?

Не обязательно. Разные правила округления месяцев и дней при переводе в годы дают расхождение в пределах нескольких дней — это нормально. Тревожный признак — расхождение в месяц и более: проверьте даты периодов и дату отсчёта.

Как внести стаж для надбавки за выслугу лет, если отсчёт идёт не от первой работы?

Используйте отдельный вид стажа «Стаж на надбавку за выслугу лет» и укажите дату отсчёта, установленную положением об оплате труда (например, дату начала работы в отрасли). Убедитесь, что в начислении выслуги указан именно этот вид стажа.

Переносится ли стаж при обмене данными между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией?

При типовой синхронизации переносятся данные физических лиц и сотрудников, однако состав переносимых сведений зависит от настроек обмена. После первой синхронизации проверьте стажи выборочно по нескольким сотрудникам и при необходимости введите недостающие вручную.