Как в 1С:ЗУП сформировать список сотрудников

Список сотрудников — одна из самых востребованных выборок в кадровом учёте: он нужен для проверки штатной расстановки, подготовки приказов, сверки с бухгалтерией и ответов на запросы руководства. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) получить такой список можно несколькими способами — от простого списка справочника до гибкого отчёта с отборами и произвольными колонками.

Выбор способа зависит от задачи. Если нужен быстрый перечень работающих на текущую дату — достаточно списка справочника «Сотрудники» или типового отчёта. Если требуется список с окладами, подразделениями, датами приёма или только по уволенным за период — понадобится отчёт с настройкой отборов. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями.

Где в 1С:ЗУП хранятся данные о сотрудниках

Основной источник — справочник «Сотрудники», который открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В нём хранится карточка каждого человека: ФИО, дата приёма, текущее подразделение и должность, состояние (работает, уволен, в отпуске по уходу). Важно понимать, что справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники» — разные объекты: один человек может иметь несколько записей сотрудника, если работает по основному месту и по совместительству.

Кроме справочника, кадровые сведения накапливаются в документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Именно поэтому корректный список «кто работает на дату» строится не по справочнику напрямую, а по кадровым данным с учётом документов. Если документы приёма не проведены, сотрудник формально в справочнике есть, но в отчёты по работающим не попадёт.

Быстрый способ: список через справочник «Сотрудники»

Самый простой вариант подходит, когда нужен перечень без сложных условий. Откройте «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке обычно уже установлен отбор, скрывающий уволенных и неоформленных. Управление отбором находится в правой части панели навигации: можно включить показ уволенных, выбрать конкретное подразделение или организацию.

Для печати или выгрузки такого списка нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки (ФИО, подразделение, должность, дата приёма) и нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить как».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Настройте отбор: организация, подразделение, показ уволенных
3. 3
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Сохраните табличный документ в Excel или отправьте на печать

Типовые кадровые отчёты для списка сотрудников

Основной инструмент — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь собраны готовые отчёты, которые строятся по кадровым данным с учётом документов. Наиболее полезные для формирования списка сотрудников:

• «Список сотрудников» — перечень работающих на указанную дату с должностью и подразделением;
• «Штатная расстановка» — список по штатному расписанию с окладами и занятыми ставками;
• «Остатки отпусков» и «Стажи» — списки с дополнительными кадровыми характеристиками;
• «Уволенные сотрудники» — перечень уволенных за выбранный период.

Откройте нужный отчёт, укажите дату или период, при необходимости задайте отбор по организации и подразделению, затем нажмите «Сформировать». Результат выводится в виде табличного документа, который сохраняется в Excel, PDF или отправляется на печать стандартными средствами платформы.

Отчёт «Список сотрудников»: настройка отбора

В шапке отчёта нажмите «Показать настройки» или кнопку настройки отборов. Добавьте условие, например «Подразделение = Производственный цех» или «Дата приёма больше или равна 01.01.2026». Условия можно комбинировать по «И» — тогда в список попадут только сотрудники, удовлетворяющие всем условиям одновременно. После настройки отбор сохраняется как вариант отчёта, чтобы не повторять действия при следующем запуске.

Универсальный отчёт для произвольных списков

Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список сотрудников с произвольным набором колонок (табельный номер, дата рождения, вид договора) — используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт» либо в разделе отчётов, в зависимости от настроек интерфейса.

В универсальном отчёте выберите тип данных «Справочник» → «Сотрудники», укажите период выборки, затем в настройках добавьте нужные поля и отборы. Учтите ограничение: универсальный отчёт по справочнику показывает реквизиты карточки, но не вычисляет «кто работает на дату» по кадровым документам. Для такой логики надёжнее отчёт «Список сотрудников» или «Штатная расстановка».

Сравнение способов

Список справочника «Сотрудники»

Быстро, подходит для простого перечня и выгрузки; не учитывает кадровую историю и не группирует по условиям.

Отчёт «Список сотрудников»

Корректно считает работающих на дату, поддерживает отборы и сохранение вариантов; набор колонок ограничен настройками отчёта.

Штатная расстановка

Показывает оклады, ставки и вакансии по штатному расписанию; избыточен, если нужен просто перечень людей.

Универсальный отчёт

Произвольные поля и отборы по справочнику; требует аккуратной настройки и не заменяет кадровые отчёты по датам.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой сформированный отчёт или выведенный список в 1С представляет собой табличный документ. Чтобы выгрузить его, нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или иконку сохранения) и выберите формат XLSX, PDF или MXL. Для передачи в бухгалтерию или руководству чаще всего используют Excel — там список удобно фильтровать и дополнять.

При выгрузке обращайте внимание на объединённые ячейки и многострочные шапки: они могут мешать дальнейшей обработке в Excel. Если планируется сводная таблица или фильтрация, выбирайте вариант отчёта с «плоской» структурой — без группировок, одна строка на сотрудника.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с ожиданиями: количество работающих должно совпадать со сведениями из отчёта «Численность и текучесть кадров» за тот же период. Если цифры расходятся, ищите причину в отборах: лишнее условие по подразделению, неверная дата, скрытые уволенные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с численностью по отчёту «Численность и текучесть»

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отборы и дату отчёта

Наличие конкретного сотрудника

Норма

Сотрудник с проведённым приёмом присутствует

Тревожный признак

Сотрудника нет — проверьте документ приёма и отбор по подразделению

Уволенные в списке работающих

Норма

Уволенные до даты отчёта отсутствуют

Тревожный признак

Уволенные присутствуют — дата отчёта раньше даты увольнения или документ увольнения не проведён

FAQ: частые вопросы о списках сотрудников в 1С

Как сформировать список только уволенных за период?

Используйте кадровый отчёт «Уволенные сотрудники» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») либо отчёт «Список сотрудников» с отбором по условию «Дата увольнения» в заданном диапазоне. Укажите период и организацию, сформируйте и выгрузите результат.

Почему сотрудник не попадает в список работающих?

Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» или он проведён на более позднюю дату, чем дата отчёта. Также проверьте отбор по организации и подразделению — сотрудник может быть оформлен в другую организацию базы.

Как получить список сотрудников с окладами?

Откройте отчёт «Штатная расстановка» («Кадры» → «Кадровые отчёты») — он показывает занятые позиции с размером начислений. Альтернатива — отчёт «Полные сведения о начислениях» в зарплатных отчётах, если нужны фактические суммы за период.

Можно ли сохранить настройки отбора, чтобы не настраивать заново?

Да. В форме настроек отчёта нажмите «Сохранить вариант» (или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»), задайте понятное имя. В следующий раз выберите сохранённый вариант из списка — все отборы и колонки применятся автоматически.

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

Сформируйте отчёт или выведите список справочника, затем нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Укажите папку и имя файла. Для дальнейшей обработки выбирайте вариант отчёта без группировок.

Один человек отображается в списке дважды — это ошибка?

Не обязательно. Если человек работает по основному месту и по внутреннему совместительству, у него две записи в справочнике «Сотрудники», и обе попадают в список. Для подсчёта уникальных людей группируйте результат по физическому лицу или используйте отчёт по численности.