Как добавить ставку в 1С Бухгалтерия

Вопрос «как добавить ставку в 1С Бухгалтерия» обычно возникает в двух ситуациях: нужно принять нового сотрудника на полную или неполную ставку (например, 0,5 ставки), либо добавить сотруднику вторую ставку — внутреннее совместительство. В обоих случаях работа ведётся в разделе кадрового учёта, а корректность результата проверяется через начисление зарплаты.

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры». Именно там создаются приёмы на работу, кадровые переводы и увольнения. Количество занимаемых ставок указывается прямо в документе приёма и влияет на расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

Важно понимать: если у вас базовая версия 1С:Бухгалтерии, ведение зарплаты в ней ограничено (обычно не более 60 сотрудников, без сложных кадровых схем), а в некоторых поставках кадровый учёт и вовсе рекомендуется вести в «1С:Зарплата и управление персоналом». Перед настройкой убедитесь, что ваша версия поддерживает нужный функционал.

Что такое ставка в 1С и как она влияет на расчёты

Ставка в 1С — это доля от полной нормы рабочего времени, на которую принят сотрудник. Значение 1 означает полную ставку, 0,5 — половину, 0,25 — четверть. Программа использует это значение при расчёте начислений: если сотруднику назначен оклад 60 000 руб. на 0,5 ставки, фактическое начисление за полностью отработанный месяц составит 30 000 руб. (до вычета НДФЛ).

Количество ставок связано с графиком работы. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, но ему назначен полный пятидневный график, расчёт может оказаться некорректным — программа будет считать норму времени по графику полной ставки. Поэтому для неполных ставок обычно создают отдельный график с сокращённым рабочим временем.

Подготовка: что проверить перед добавлением ставки

Прежде чем создавать приём, убедитесь, что в программе заполнены базовые данные: создана организация, в учётной политике указано, что учёт зарплаты ведётся в данной программе, а в справочнике графиков есть подходящий график работы. Если графиков нет, программа предложит создать их при первом приёме сотрудника.

Проверьте также права пользователя: для работы с кадровыми документами нужны права на раздел «Зарплата и кадры». Если документы приёма не видны в меню, возможно, учёт зарплаты отключён — включите его в разделе «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты», выбрав вариант ведения учёта в этой программе.

Как принять сотрудника на полную ставку

Откройте раздел «Зарплата и кадры → Приёмы на работу» и нажмите «Создать». Если сотрудник новый, заведите его карточку прямо из документа: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Эти сведения понадобятся для отчётности в налоговую и фонды.

В документе приёма заполните поля: организация, подразделение, должность (выбирается из справочника должностей), дата приёма, количество ставок — укажите 1. На вкладке начислений добавьте вид расчёта «Оплата по окладу» и укажите размер оклада за полную ставку.

После заполнения проведите документ. Проверить результат можно, сформировав документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма: сотрудник должен появиться в списке, а сумма начисления — соответствовать окладу с учётом фактически отработанных дней.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Приёмы на работу» и создайте документ
2. 2
   Заведите карточку сотрудника: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт
3. 3
   Укажите подразделение, должность, дату приёма и количество ставок
4. 4
   Добавьте начисление «Оплата по окладу» и размер оклада
5. 5
   Проверьте график работы сотрудника
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт в «Начислении зарплаты»

Как добавить неполную ставку (0,5 и другие доли)

Порядок тот же, но в поле «Количество ставок» укажите дробное значение — например, 0,5. Оклад при этом вводится из расчёта полной ставки: программа сама уменьшит начисление пропорционально. Если ввести уже уменьшенный оклад и 0,5 ставки одновременно, сотрудник получит двойное занижение суммы — частая ошибка.

Для неполной ставки создайте отдельный график работы: «Зарплата и кадры → Графики работы сотрудников → Создать». Задайте сокращённое расписание (например, 4 часа в день при пятидневке или работу через день). Назначьте этот график сотруднику в документе приёма, чтобы норма времени рассчитывалась корректно.

Как добавить вторую ставку: совместительство

Если сотрудник занимает две ставки в одной организации, оформляется внутреннее совместительство: создаётся второй документ «Приём на работу» на того же физлица, но с другой должностью и видом занятости «По совместительству». В справочнике сотрудников при этом появляется отдельная запись — это нормально, программа различает основное место и совместительство.

Для внешнего совместителя порядок аналогичен: сотрудник принимается обычным приёмом с видом занятости «Внешний совместитель» и долей ставки, как правило, не более 0,5 от нормы — это ограничение трудового законодательства по продолжительности работы по совместительству.

Варианты оформления дополнительной ставки

Внутреннее совместительство

Второй приём на того же сотрудника в той же организации. Подходит, когда человек занимает две должности. Требует отдельного договора и отдельной строки в начислении зарплаты.

Совмещение должностей

Доплата за дополнительную работу без второго приёма. Подходит для временного расширения обязанностей, оформляется доплатой, а не второй ставкой.

Внешний совместитель

Приём сотрудника, для которого ваша организация — не основное место работы. Обычно не более 0,5 ставки.

Проверка результата и типичные ошибки

Главный способ проверки — сформировать «Начисление зарплаты» за месяц и сверить сумму с ожидаемой. Дополнительно откройте карточку сотрудника: там должны отображаться актуальное место работы, ставка и график. Полезно проверить расчётный листок сотрудника — в нём видно, какая норма времени и какая доля ставки применены.

Если сумма в начислении не совпадает с ожиданиями, проверьте три вещи: количество ставок в приёме, назначенный график и размер оклада (не введён ли он уже с учётом доли). Ошибку проще исправить до расчёта и выплаты: после проведения зарплаты и сдачи отчётности исправления потребуют сторнирования и корректировочных форм.

Ограничения и когда нужна другая конфигурация

1С:Бухгалтерия рассчитана на простой кадровый учёт: приёмы, переводы, увольнения, начисление оклада и стандартных выплат. Если вам нужны штатное расписание с историей изменений, сложные графики сменности, воинский учёт или электронные кадровые документы в полном объёме — эти задачи решает «1С:Зарплата и управление персоналом», которая синхронизируется с бухгалтерией.

Перед массовым вводом сотрудников сделайте резервную копию информационной базы («Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование»). Это позволит откатить изменения, если приёмы были введены с ошибками и уже повлияли на расчёты.

Частые вопросы

Можно ли указать ставку больше 1, например 1,5?

Да, программа позволяет указать дробное значение больше единицы, и так иногда оформляют расширенную занятость. Однако юридически корректнее оформлять работу сверх основной ставки как совместительство отдельным приёмом — это правильнее отражается в кадровых документах и отчётности.

Почему сотрудник не появляется в начислении зарплаты?

Чаще всего документ приёма не проведён или дата приёма позже расчётного месяца. Также проверьте, что в приёме добавлено плановое начисление (например, «Оплата по окладу») — без него программе нечего рассчитывать.

Как изменить ставку уже работающему сотруднику?

Используйте документ «Кадровый перевод» в разделе «Зарплата и кадры»: в нём можно изменить количество ставок, график, оклад и подразделение с нужной даты. Не редактируйте задним числом старый приём, если по нему уже были расчёты.

Оклад вводить за полную ставку или фактический?

Всегда за полную ставку. Программа сама умножит его на долю ставки и на отношение отработанного времени к норме. Ввод фактической суммы при дробной ставке приведёт к занижению начисления.

Нужен ли отдельный график для 0,5 ставки?

Да, желательно. Если сотрудник работает сокращённое время, а график полный, норма рабочего времени будет завышена, и расчёт пропорции может исказиться. Создайте график с фактическим расписанием сотрудника и назначьте его в приёме.

Можно ли принять совместителя, не создавая новую карточку физлица?

Да. При создании второго приёма выберите существующее физическое лицо из справочника — программа предложит его при совпадении ФИО. Для сотрудника появится новая запись с видом занятости «По совместительству», а личные данные останутся общими.