Как выгрузить из 1С отчет СЗВ-ТД

СЗВ-ТД — это отчет о кадровых событиях сотрудников: приемах, переводах, увольнениях, переименовании организации и отказах от ведения бумажной трудовой книжки. Форму нужно сдать в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового приказа, поэтому умение быстро выгрузить отчет из 1С — обязательный навык кадровика и бухгалтера.

Процедура выгрузки зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП отчет формируется в разделе отчетности по персоналу, а в 1С:Бухгалтерии — через журнал «1С-Отчетность» или раздел кадровых документов. В обоих случаях 1С умеет автоматически собирать сведения из кадровых документов, проверять их и сохранять файл в формате XML для отправки через оператора связи или загрузки на портал.

Ниже разобран порядок действий для основных конфигураций, способы проверки файла перед отправкой, типичные ошибки и варианты передачи отчета в фонд.

Что такое СЗВ-ТД и когда его нужно сдавать

СЗВ-ТД — форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем». С 2020 года работодатели передают эти данные в ПФР (теперь — СФР) для ведения электронных трудовых книжек. Отчет подается только при наступлении кадрового события: если в периоде никто не принят, не переведен и не уволен, сдавать пустую форму не нужно.

Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме, переводе, увольнении или подачи заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки. За нарушение срока предусмотрен штраф на должностное лицо, поэтому многие организации выгружают и отправляют отчет в тот же день, что и кадровый приказ.

Подготовка: что проверить до формирования отчета

Перед выгрузкой убедитесь, что все кадровые документы за период проведены в программе: приемы на работу, кадровые переводы, увольнения, заявления сотрудников о выборе электронной или бумажной трудовой книжки. Непроведенный документ в отчет не попадет, и сведения о сотруднике будут потеряны.

Проверьте корректность персональных данных: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа при приеме отчета в СФР. Также убедитесь, что в карточке организации заполнены регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП, а в увольнениях указаны корректные основания со ссылкой на статью ТК РФ.

Обновите конфигурацию до актуального релиза: формат СЗВ-ТД периодически корректируется, и устаревшая версия программы может выгружать файл, который контролирующая программа фонда не примет. Если используется 1С-Отчетность, проверьте, что подключение активно и сертификат электронной подписи действителен.

Выгрузка СЗВ-ТД из 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Отчетность, справки» и перейдите в «1С-Отчетность». Нажмите «Создать», в списке видов отчетов найдите «СЗВ-ТД» в группе отчетов в СФР (ПФР) и создайте отчет за нужный период. Альтернативный путь — раздел «Отчетность, справки → Отчетность в СФР», где форма доступна напрямую.

После создания нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберет все кадровые события за период: приемы, переводы, увольнения, заявления о трудовых книжках, переименования организации. События группируются по сотрудникам с указанием даты, вида мероприятия и реквизитов приказа.

Далее нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенную проверку. Если ошибок нет, используйте кнопку «Выгрузить» — программа сохранит XML-файл в выбранную папку. При активной 1С-Отчетности достаточно нажать «Отправить», и файл уйдет в СФР без ручной выгрузки.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите форму СЗВ-ТД и укажите отчетный период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и событий
4. 4
   Запустите проверку отчета и исправьте найденные ошибки
5. 5
   Нажмите «Выгрузить» для сохранения XML или «Отправить» для передачи через 1С-Отчетность
6. 6
   Убедитесь, что файл сохранен, а при отправке — что получен положительный протокол

Выгрузка СЗВ-ТД из 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Отчеты» → «1С-Отчетность», создайте новый отчет и выберите «СЗВ-ТД» в группе отчетности в СФР. Укажите организацию и период, затем нажмите «Заполнить» — программа соберет сведения из кадровых документов раздела «Зарплата и кадры».

Если кадровый учет в бухгалтерии ведется в полном объеме, заполнение проходит автоматически. Если часть документов оформлялась вне программы, события можно добавить вручную через кнопку «Добавить» в табличной части: укажите сотрудника, дату события, вид мероприятия и реквизиты приказа.

Выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» на панели отчета: файл сохраняется в формате XML с именем, содержащим регистрационный номер страхователя и дату. Проверьте, что файл открывается и его размер больше нуля — пустой файл означает, что отчет не был заполнен.

Проверка файла перед отправкой

Перед отправкой запустите встроенную проверку отчета: в 1С доступны контроль заполнения обязательных полей и проверка по формату через интернет-сервис. Программа покажет список ошибок с указанием сотрудника и поля — например, «не указано основание увольнения» или «неверный формат СНИЛС».

Дополнительно файл можно проверить бесплатными программами проверки от СФР (например, CheckXML) или средствами оператора электронной отчетности. Такая внешняя проверка ловит ошибки формата, которые встроенный контроль мог пропустить, особенно если конфигурация давно не обновлялась.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников в отчете

Норма

Все приемы, переводы и увольнения за период присутствуют, количество совпадает с числом кадровых приказов

Тревожный признак

Часть событий отсутствует — проверьте, проведены ли кадровые документы

Персональные данные

Норма

У всех сотрудников заполнены СНИЛС, ФИО, дата рождения

Тревожный признак

Есть пустые поля или предупреждения о формате СНИЛС

Файл выгрузки

Норма

XML-файл создан, открывается, внутри есть данные сотрудников

Тревожный признак

Файл пустой или не создается — отчет не заполнен или не сохранен

Отправка через 1С-Отчетность

Норма

Статус «Сдано», получен положительный протокол СФР

Тревожный признак

Статус «Не принят» с указанием ошибок в протоколе

Способы передачи отчета в СФР

Самый удобный вариант — отправка напрямую из 1С через сервис 1С-Отчетность: отчет подписывается электронной подписью и уходит в фонд одной кнопкой, а статус приема отображается в журнале. Это исключает ошибки при ручном переносе файла и дает подтверждение сдачи.

Если 1С-Отчетность не подключена, выгруженный XML-файл передается через личный кабинет страхователя на портале СФР, через программу оператора связи (СБИС, Контур и аналоги) или лично на носителе в клиентскую службу фонда. Во всех случаях файл должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, если подача идет электронно.

Сравнение способов сдачи

1С-Отчетность из программы

Быстрее всего: отправка и контроль статуса прямо в 1С. Требует действующей подписки и настроенной электронной подписи

Личный кабинет СФР

Бесплатно, подходит при разовой сдаче. Нужно вручную загружать выгруженный XML и отслеживать результат

Оператор ЭДО (СБИС, Контур и др.)

Удобно, если вся отчетность уже сдается через оператора. Файл из 1С импортируется в программу оператора

Личная подача в клиентскую службу

Запасной вариант при технических проблемах. Тратит время и требует носитель с подписанным файлом

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего отчет отклоняют из-за ошибок в СНИЛС, неверного регистрационного номера страхователя или пропущенного вида кадрового мероприятия. Все эти данные исправляются в исходных документах: карточке физического лица, карточке организации или кадровом приказе, после чего отчет нужно перезаполнить.

Отдельная ситуация — необходимость отменить ошибочно отправленное событие. Для этого формируется отменяющий отчет СЗВ-ТД с признаком отмены по конкретному сотруднику и событию: в 1С это делается через корректировку отчета или создание нового отчета с отменой записи. Просто отправить исправленный вариант «поверх» нельзя — фонд примет его как дубликат.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник не попал в отчет СЗВ-ТД?

Проверьте, проведен ли кадровый документ (прием, перевод или увольнение) и попадает ли его дата в отчетный период. Если документ проведен, но события нет — откройте его и убедитесь, что дата приказа корректна, затем перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».

Можно ли выгрузить СЗВ-ТД без подключенной 1С-Отчетности?

Да. Кнопка «Выгрузить» доступна независимо от сервиса отправки: программа сохранит XML-файл, который можно загрузить в личный кабинет СФР или в программу оператора электронной отчетности. Ограничение касается только прямой отправки из 1С.

Как отменить ошибочно отправленное событие?

Сформируйте новый отчет СЗВ-ТД с отменяющей записью: в 1С для этого в карточке события устанавливается признак отмены, либо создается корректировка ранее сданного отчета. Отменяющий отчет должен содержать те же данные сотрудника и реквизиты отменяемого события.

Почему программа пишет об ошибке формата при выгрузке?

Наиболее вероятная причина — устаревший релиз конфигурации, в котором не обновлен формат выгрузки. Обновите конфигурацию до актуальной версии и повторите выгрузку. Если обновление невозможно, проверьте файл внешней программой CheckXML, чтобы локализовать конкретную ошибку.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет. Форма подается только при наличии кадровых мероприятий: приема, перевода, увольнения, переименования организации или заявления сотрудника о формате трудовой книжки. Пустой отчет за период без событий сдавать не требуется.

СЗВ-ТД и ЕФС-1 — это одно и то же?

Нет, но они связаны. СЗВ-ТД как самостоятельная форма вошла в состав единой формы ЕФС-1 (раздел 1.1) при объединении отчетности в СФР. В актуальных релизах 1С отчет создается как ЕФС-1 с заполнением подраздела кадровых сведений — порядок выгрузки и сроки сдачи при этом сохранились.