Плановый ФОТ в 1С: что это и как с ним работать

Плановый ФОТ (фонд оплаты труда) в 1С — это сумма всех начислений, которые организация планирует выплатить сотрудникам за определённый период: оклады, тарифные ставки, надбавки, премии и другие регулярные выплаты, установленные кадровыми документами. В программах линейки 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) плановый ФОТ формируется автоматически на основании штатного расписания и назначенных сотрудникам плановых начислений.

Показатель нужен кадровикам, расчётчикам и руководителям для бюджетирования расходов на персонал: по плановому ФОТ оценивают будущую нагрузку на бюджет, сравнивают её с фактическими начислениями и контролируют отклонения при приёме, увольнении или изменении условий оплаты сотрудников.

Важно понимать: плановый ФОТ — это расчётная величина, которая почти никогда не совпадает с фактической зарплатой до копейки. На расхождения влияют отпуска, больничные, неотработанное время, разовые премии и удержания, которые в плановый показатель не входят или входят усреднённо.

Из чего складывается плановый ФОТ в 1С

В плановый ФОТ включаются только те начисления, которые назначены сотруднику в плановом порядке — то есть действуют постоянно или на длительный период. К ним относятся оклад или оплата по тарифной ставке, ежемесячные надбавки и доплаты (за стаж, вредность, разъездной характер работы), а также плановые премии, если они назначены документом и рассчитываются автоматически.

Разовые начисления — премии по приказу, материальная помощь, компенсации, разовые доплаты за совмещение — в плановый ФОТ не попадают. Они учитываются уже в фактическом фонде оплаты труда по итогам месяца. Поэтому при анализе расхождений между планом и фактом первым делом проверяют, какие разовые выплаты прошли в расчётном периоде.

Если в организации используется штатное расписание, плановый ФОТ формируется и на уровне позиции штатного расписания: программа суммирует начисления по позиции с учётом количества ставок. Это позволяет оценивать фонд оплаты труда ещё до приёма сотрудников — по вакантным ставкам.

Где посмотреть плановый ФОТ в 1С:ЗУП

Есть несколько рабочих мест, где виден плановый ФОТ. Первое — карточка сотрудника: в разделе «Кадры» откройте список сотрудников, выберите нужного и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или аналогичной (название зависит от версии конфигурации). Там отображаются все действующие плановые начисления и их суммарный размер.

Второе место — штатное расписание (раздел «Кадры» — «Штатное расписание»). В списке позиций виден ФОТ по каждой позиции, а отчёт «Штатное расписание» с настройками показывает детализацию по начислениям. Если ведение штатного расписания отключено в настройках, этот вариант недоступен.

Третий и основной инструмент — отчёты. В разделе «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате» доступны типовые отчёты: «Анализ ФОТ», «Штатное расписание», «Начисления и удержания по сотрудникам». Отчёт «Анализ ФОТ» позволяет сравнить плановый и фактический фонд за выбранный период с группировкой по подразделениям, должностям или сотрудникам.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате».
2. 2
   Найдите отчёт «Анализ ФОТ» (или «Штатное расписание» для данных по позициям).
3. 3
   Установите период и, при необходимости, отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонку с плановым ФОТ.
5. 5
   Через кнопку «Настройки» добавьте группировки: подразделение, должность, сотрудник.

Как формируется плановый ФОТ: роль кадровых документов

Плановый ФОТ не вводится вручную — он рассчитывается программой из документов. При проведении документа «Приём на работу» сотруднику назначаются плановые начисления с указанием размера, и с этого момента они включаются в плановый ФОТ. Любое изменение — повышение оклада, добавление надбавки, перевод на другую позицию — оформляется документами «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда».

Критично, чтобы все изменения оплаты оформлялись именно документами, а не «в уме» расчётчика. Если бухгалтер просто начисляет другую сумму в документе «Начисление зарплаты и взносов», плановый ФОТ не изменится, и аналитика будет показывать ложные отклонения. Это одна из самых частых причин расхождения плана и факта.

При изменении окладов по всей организации используйте документ «Изменение плановых начислений» или механизм индексации заработка — он массово пересчитает размеры начислений и корректно обновит плановый ФОТ по всем сотрудникам с указанной даты.

Плановый и фактический ФОТ: почему возникают отклонения

Фактический ФОТ — это сумма реально начисленных за период выплат. Отклонения от планового фонда возникают по объективным причинам: неотработанное время (отпуска без сохранения, прогулы, больничные за счёт работодателя), приём и увольнение сотрудников в середине месяца, разовые премии и доплаты, работа в праздничные дни и сверхурочно.

Для анализа отклонений используйте отчёт «Анализ ФОТ» с детализацией до сотрудника. Большое отклонение по конкретному человеку обычно объясняется одним документом — листком нетрудоспособности, разовой премией или отпуском. Отклонение по всему подразделению чаще говорит о неучтённом кадровом изменении или массовой разовой выплате.

Полезная практика — контролировать отклонение в процентах, а не в абсолютной сумме. Отклонение в пределах нескольких процентов считается нормальным для большинства организаций; устойчивое превышение сигнализирует о том, что плановые начисления в программе не соответствуют реальной политике оплаты труда.

Контрольные точки

Как проверить корректность планового ФОТ

Совпадение оклада в карточке сотрудника и в приказе о приёме

Норма

Размер начисления совпадает с кадровым документом

Тревожный признак

Суммы различаются — вероятна ручная правка расчёта

Наличие уволенных сотрудников в плановом ФОТ

Норма

После увольнения начисления сотрудника не участвуют в плановом ФОТ

Тревожный признак

Уволенный числится с действующими начислениями — проверьте документ увольнения

Отклонение планового ФОТ от фактического за месяц

Норма

Небольшое отклонение, объяснимое отпусками и разовыми выплатами

Тревожный признак

Устойчивое большое отклонение без видимых причин — ищите неоформленные изменения оплаты

Настройки, влияющие на расчёт планового ФОТ

На состав планового ФОТ влияет настройка видов расчёта. У каждого начисления есть признак того, является ли оно плановым, и настройки назначения — например, «ежемесячное начисление». Если при создании нового вида премии не указать, что она начисляется ежемесячно в плановом порядке, она не попадёт в плановый ФОТ, даже если фактически выплачивается каждый месяц.

Также проверьте настройку учёта штатного расписания: раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» (в разных версиях путь может отличаться). Если штатное расписание ведётся, изменения окладов по позициям оформляются документом «Изменение штатного расписания», и плановый ФОТ позиций обновляется автоматически.

Ещё один нюанс — сотрудники, работающие на неполную ставку. Плановый ФОТ по ним рассчитывается с учётом доли ставки: при приёме на 0,5 ставки программа указывает плановый ФОТ пропорционально. Если в отчётах сумма по такому сотруднику выглядит завышенной, проверьте количество занимаемых ставок в кадровом документе.

Плановый ФОТ в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии предприятия понятие планового ФОТ как отдельной аналитики отсутствует — программа ориентирована на фактический учёт начислений. Оценить плановые расходы там можно только косвенно, через список сотрудников и их оклады, либо ведя планирование во внешних инструментах.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации блок зарплаты унаследован от ЗУП, поэтому плановый ФОТ и отчёт «Анализ ФОТ» доступны в полном объёме. Кроме того, в ERP плановый ФОТ может использоваться в бюджетировании: данные о плановых начислениях подтягиваются в бюджетные модели для планирования расходов на персонал.

Если организация ведёт зарплату в ЗУП, а бухгалтерский учёт — в БП, плановый ФОТ анализируется на стороне ЗУП, а в бухгалтерскую программу выгружаются только фактические проводки по начислениям. Это нормальная схема: планирование остаётся в кадрово-расчётной системе.

Где анализировать плановый ФОТ

1С:ЗУП

Полный инструментарий: штатное расписание, плановые начисления, отчёт «Анализ ФОТ». Подходит для кадрового и зарплатного учёта любого масштаба.

1С:ERP / КА

Те же возможности, что в ЗУП, плюс интеграция с бюджетированием. Подходит, если плановый ФОТ нужен в системе планирования бюджетов.

1С:Бухгалтерия

Отдельного планового ФОТ нет, только фактические начисления. Подходит для небольших организаций, где планирование ведётся внешними средствами.

Как использовать плановый ФОТ для бюджетирования

Плановый ФОТ — основа бюджета расходов на персонал. Практический подход: выгрузите плановый ФОТ по подразделениям из отчёта, добавьте страховые взносы (они начисляются сверх фонда оплаты труда по установленным тарифам) и заложите поправку на неотработанное время и разовые выплаты по статистике прошлых периодов.

Для сценарного планирования удобно использовать механизм индексации: перед расчётом бюджета на следующий период смоделируйте повышение окладов документом индексации в копии базы и оцените, как изменится плановый ФОТ. Работать с тестовой копией безопасно — реальные данные при этом не затрагиваются.

Помните, что плановый ФОТ не включает расходы на внешних исполнителей по договорам ГПХ и не учитывает будущие вакансии, если они не заведены в штатном расписании. Для полного бюджета эти статьи добавляют отдельно.

Часто задаваемые вопросы

Почему плановый ФОТ в отчёте не совпадает с начисленной зарплатой за месяц?

Это нормально: плановый ФОТ показывает сумму назначенных постоянных начислений, а фактическая зарплата зависит от отработанного времени, отпусков, больничных и разовых выплат. Сравнивайте показатели через отчёт «Анализ ФОТ» и объясняйте отклонения по конкретным документам периода.

Как включить ежемесячную премию в плановый ФОТ?

Создайте вид начисления премии с назначением «ежемесячное начисление» и назначьте её сотруднику кадровым документом — «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». С этого момента премия будет учитываться в плановом ФОТ и начисляться автоматически.

Учитываются ли в плановом ФОТ страховые взносы?

Нет, плановый ФОТ включает только начисления в пользу сотрудников. Страховые взносы рассчитываются сверх фонда оплаты труда и при бюджетировании добавляются отдельной строкой по действующим тарифам.

Что делать, если уволенный сотрудник попадает в плановый ФОТ?

Проверьте, проведён ли документ увольнения и не созданы ли после него документы, назначающие начисления. Также убедитесь, что в отчёте не установлен период, предшествующий дате увольнения. Если документы в порядке, а проблема остаётся, проверьте движения регистров плановых начислений.

Можно ли посмотреть плановый ФОТ по вакантным ставкам?

Да, если ведётся штатное расписание: отчёт по штатному расписанию показывает ФОТ по позициям, включая вакантные. Это позволяет оценить будущие расходы на ещё не принятых сотрудников.

Изменится ли плановый ФОТ задним числом, если провести документ прошлой датой?

Да, отчёты пересчитают показатель с учётом нового документа. Но проведение кадровых документов задним числом после расчёта зарплаты может потребовать перерасчёта начислений и взносов за прошлые периоды — делайте это осознанно и проверяйте последствия.