Другое · 10 мин
Как в 1С 8.3 отразить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет
Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:ЗУП 8.3: документы, начисление пособия, кадровый приказ, отчеты в СФР и проверка расчета.
Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и назначает ежемесячное пособие. Если просто создать отсутствие вручную, программа не рассчитает пособие и не сформирует корректные данные для СФР (бывшие ПФР и ФСС), поэтому важно использовать штатный документ «Отпуск по уходу за ребенком».
Порядок действий зависит от того, как ведется учет: в полноценной ЗУП 8.3 все делается одним документом, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 возможности ограничены — там отпуск отражается через кадровый приказ и ручные начисления. Ниже разобран основной сценарий для ЗУП 8.3 и отдельно — вариант для Бухгалтерии.
Что подготовить перед оформлением отпуска
Прежде чем вносить документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены исходные данные. От них зависит расчет пособия и кадровые отчеты.
Проверьте карточку сотрудника: должен быть оформлен прием на работу, указан график работы и не должно быть незакрытых отсутствий, пересекающихся с датой начала отпуска по уходу. Если сотрудница перед этим была в отпуске по беременности и родам, убедитесь, что больничный по БиР закрыт датой, предшествующей началу отпуска по уходу, — пересечение периодов вызовет ошибку при расчете.
Также понадобятся данные из заявления сотрудника: дата начала отпуска, дата окончания (день, когда ребенку исполняется 1,5 года), сведения о ребенке (ФИО, дата рождения) и информация о том, является ли ребенок первым. От очередности детей зависит минимальный размер пособия.
Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком» в ЗУП 8.3
Документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Отпуск по уходу за ребенком». Также он доступен из раздела «Зарплата» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска».
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника и дату документа. Затем укажите период отпуска: дату начала (обычно это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам) и дату окончания — день, когда ребенку исполняется 1,5 года. Если сотрудник планирует сидеть с ребенком до 3 лет, отпуск до 3 лет оформляется тем же документом — в нем предусмотрены оба периода.
На вкладке с пособиями установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите количество детей, за которыми осуществляется уход, и очередность ребенка. Программа рассчитает пособие автоматически как 40% среднего заработка за два предшествующих календарных года, но не ниже минимального размера и не выше максимума, установленных законодательством. Проверьте расчет среднего заработка по кнопке с суммой — при необходимости там же выполняется замена лет расчетного периода по заявлению сотрудницы.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Отпуск по уходу за ребенком»
- 2Укажите организацию, сотрудника и период отпуска с даты начала по день исполнения 1,5 лет
- 3Включите выплату пособия до 1,5 лет, укажите данные ребенка и его очередность
- 4Проверьте расчет среднего заработка, при необходимости выполните замену лет
- 5Проведите документ и убедитесь, что сформирован приказ (печатная форма)
- 6Рассчитайте зарплату за месяц — пособие должно появиться в ведомости
Как документ влияет на зарплату и кадровый учет
После проведения документа сотруднику автоматически прекращаются все плановые начисления (оклад, надбавки, премии) с даты начала отпуска. В графике работы и табеле время отпуска отражается условным обозначением «ОЖ». Вручную ничего корректировать не нужно.
Пособие начисляется документом «Зарплата и взносы» при ежемесячном расчете — отдельной строкой «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Если отпуск начинается или заканчивается в середине месяца, программа считает пособие пропорционально календарным дням. Проверить сумму можно в расчетном листке сотрудника.
Страховые взносы и НДФЛ с пособия не начисляются — оно не является объектом обложения. Если в расчете вдруг появился налог с суммы пособия, проверьте, что начисление выполнено именно штатным видом расчета «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет», а не самодельным начислением с неверными настройками налогообложения.
Как проверить результат
Период отпуска отмечен кодом ОЖ, рабочих дней нет
Стоят явки или пустые дни — документ не проведен или период указан неверно
Есть строка пособия до 1,5 лет, оклад не начисляется
Начисляется оклад за период отпуска или пособие равно нулю
Учтены доходы за два предшествующих года, исключены периоды больничных
Средний заработок нулевой при наличии доходов — проверьте данные для расчета
Досрочный выход, изменение и прерывание отпуска
Если сотрудник выходит на работу до окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»). Он восстанавливает плановые начисления и прекращает выплату пособия с даты выхода. Просто удалять или отменять первоначальный документ отпуска нельзя — это исказит уже сданную отчетность.
Особый случай — выход на неполный рабочий день с сохранением пособия. По закону сотрудник вправе работать неполное время, продолжая получать пособие до 1,5 лет. В документе отпуска для этого предусмотрен флажок о работе на условиях неполного рабочего времени: укажите дату выхода и новый график с сокращенной продолжительностью. Тогда программа одновременно начисляет зарплату пропорционально отработанному времени и продолжает платить пособие.
Для изменения условий (например, продления отпуска до 3 лет) также используется документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» — он создается на основании исходного документа и корректирует только указанные параметры.
Отражение отпуска в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет полноценного документа «Отпуск по уходу за ребенком» с автоматическим расчетом пособия. Если кадровый и зарплатный учет ведется в Бухгалтерии, используется упрощенная схема.
Создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» не нужно — вместо этого оформите кадровое отсутствие через документ «Больничный лист» нельзя, поэтому типовой путь такой: в разделе «Зарплата и кадры» создайте начисление пособия вручную через документ «Начисление зарплаты», добавив сотруднику предопределенный вид начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» либо создав собственное начисление с настройками «не облагается НДФЛ» и «не облагается взносами». Сумму пособия рассчитайте самостоятельно или через калькулятор на сайте СФР.
Если сотрудников в отпусках по уходу несколько и расчетов много, разумнее вести зарплату в ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию — ручной учет в Бухгалтерии чреват ошибками в пропорциях за неполные месяцы и в отчетности.
Сравнение вариантов учета
Полный цикл: кадровый приказ, автоматический расчет пособия, табель, отчеты в СФР. Подходит всем, кто ведет зарплату регулярно.
Ручное начисление пособия и ручной контроль периодов. Допустимо при одном-двух сотрудниках, но требует самостоятельного расчета суммы.
Расчет в ЗУП, проводки переносятся в Бухгалтерию. Оптимально для организаций, где бухгалтерия и зарплата разделены.
Отчетность и сведения в СФР
С 2023 года пособие до 1,5 лет выплачивается работодателем только в части, связанной с проактивным механизмом СФР: фонд назначает и перечисляет пособие напрямую на основании сведений, которые передает работодатель. Ваша задача в 1С — корректно отправить сведения.
В ЗУП 8.3 при проведении отпуска формируются данные для отчета «Сведения для назначения пособий» (раздел «Отчетность, справки» → «Пособия соцстрахования»). Проверьте, что в сведениях указаны правильные даты отпуска, данные ребенка и заявление о замене лет, если оно было. Сведения отправляются в СФР через «1С-Отчетность» в течение трех рабочих дней с момента получения заявления сотрудника.
Дополнительно период отпуска попадает в персонифицированные сведения о физлицах и в форму ЕФС-1 (раздел о стаже) — там отпуск по уходу отражается как особый период. Убедитесь, что в ЕФС-1 период указан с кодом, соответствующим отпуску по уходу, иначе у сотрудника возникнут проблемы с подтверждением страхового стажа.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, и программа пересчитает начисления при следующем расчете зарплаты. Но если по затронутым периодам уже сдана отчетность в СФР, потребуется сдать уточненные сведения. Безопаснее оформлять документ в том месяце, когда получено заявление сотрудника.
Как проверить, что пособие рассчитано правильно?
Откройте документ отпуска и щелкните по сумме среднего заработка — откроется подробный расчет с доходами по годам и исключаемыми периодами. Сверьте доходы с расчетными листками сотрудника за два предыдущих года. Итоговое пособие должно быть не ниже минимального размера, установленного для соответствующего года.
Что делать, если сотрудница выходит на неполный день и хочет сохранить пособие?
В документе отпуска установите признак работы на условиях неполного рабочего времени, укажите дату выхода и график с сокращенной продолжительностью. Программа начнет начислять зарплату пропорционально отработанному времени, а пособие продолжит платить в полном размере. Не изменяйте оклад в кадровом переводе — меняется только график.
Нужно ли оформлять отдельный документ на период от 1,5 до 3 лет?
Нет, если период до 3 лет указан в том же документе отпуска — достаточно заполнить обе даты при создании. Пособие до 1,5 лет прекратится автоматически, а отпуск до 3 лет продолжит отражаться в табеле и кадровых отчетах. Если изначально отпуск был оформлен только до 1,5 лет, создайте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком».
Сотрудник работает по совместительству — как оформить отпуск?
Документ отпуска создается отдельно по каждому месту работы: и по основному, и по совместительству, если сотрудник прекращает работу везде. Пособие назначается по одному месту работы по выбору сотрудника — в документе по другому месту работы флажок выплаты пособия не устанавливается.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С 8.3 оформляется одноименным кадровым документом: он прекращает зарплату, назначает пособие и формирует данные для СФР. Досрочный выход оформляйте документом возврата, неполный рабочий день — флажком в самом отпуске, а сведения в СФР отправляйте в течение трех рабочих дней.