Как добавить новый паспорт в 1С

Замена паспорта сотрудника — рутинная кадровая операция: документ меняют в 20 и 45 лет, при смене фамилии, порче или утере. В 1С данные паспорта хранятся в карточке физического лица, и важно внести новый документ так, чтобы старый не потерялся: история документов нужна для корректного заполнения отчётов, личных карточек и кадровых приказов за прошлые периоды.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм похож, но расположение команд отличается. Ниже разобраны оба варианта, а также типовая ситуация, когда паспорт нужно добавить новому сотруднику при первичном вводе данных.

Общий принцип один: паспортные данные относятся к физическому лицу, а не к сотруднику как штатной единице. Поэтому править нужно именно карточку физлица — тогда новый документ подтянется во все связанные документы и отчёты автоматически.

Где в 1С хранятся паспортные данные

В типовых конфигурациях 1С паспортные данные — это реквизит физического лица, а не сотрудника и не пользователя. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место и совместительство), но паспорт у него один, и он привязан к карточке физлица.

Документ, удостоверяющий личность, хранится в виде структуры: вид документа, серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения. В 1С:ЗУП дополнительно ведётся история изменения документа — программа запоминает, какой паспорт действовал на конкретную дату, и подставляет нужные данные в отчёты за прошлые периоды.

Именно поэтому неправильно «затирать» старый паспорт новым без даты изменения: личная карточка Т-2, сформированная за прошлый год, покажет несуществовавший тогда документ. Для кадрового учёта это ошибка.

Как добавить паспорт в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 карточка физлица открывается из раздела «Кадры» → «Сотрудники» или «Физические лица». Если вы работаете с сотрудником, откройте его карточку и перейдите по ссылке на физическое лицо в шапке.

Дальше есть два пути. Первый — в карточке физлица нажать ссылку «Личные данные»: откроется форма, где в блоке «Документ, удостоверяющий личность» можно ввести новый паспорт. Второй — если документ уже был указан ранее, рядом с полем появится ссылка «История», а само поле можно отредактировать напрямую.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   Перейдите в карточку физического лица по ссылке в шапке карточки сотрудника
3. 3
   Нажмите ссылку «Личные данные»
4. 4
   В поле «Документ, удостоверяющий личность» укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения
5. 5
   Если заменяете старый паспорт — программа сохранит прежний в истории с датой изменения
6. 6
   Нажмите «ОК» и запишите карточку физлица

При вводе серии и номера обратите внимание на формат: серия паспорта РФ вводится с пробелом (две пары цифр), номер — шесть цифр. Программа обычно форматирует автоматически, но при копировании из другого источника пробелы могут потеряться — это не критично для хранения, но влияет на внешний вид печатных форм.

Если сотрудник новый и паспорта ещё нет в базе

При приёме нового сотрудника паспорт вводится в той же форме «Личные данные» — отдельной процедуры «добавления первого документа» не требуется. Заполните все поля документа сразу: незаполненные «кем выдан» или «код подразделения» потом всплывут в отчётах и личной карточке как пустые строки.

Как добавить паспорт в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии механизм проще, потому что здесь нет полноценной истории документов в базовой поставке. Откройте раздел «Справочники» → «Физические лица» (в некоторых версиях — «Сотрудники» с переходом к физлицу).

В карточке физического лица найдите группу «Документ, удостоверяющий личность» или ссылку «Паспортные данные». Нажмите на неё, в открывшейся форме укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан. Запишите и закройте карточку.

Как правильно заменить паспорт с сохранением истории

Ключевое правило: новый паспорт начинает действовать с даты выдачи, а не с даты, когда вам принесли сведения. В 1С:ЗУП при редактировании поля документа программа спрашивает дату изменения — укажите фактическую дату выдачи нового паспорта из самого документа.

Если указать дату «сегодняшнюю», а паспорт выдан месяц назад, то отчёты за прошлый месяц покажут старый документ, хотя фактически действовал уже новый. Для большинства отчётов это некритично, но при проверках и при заполнении форм, требующих точных данных на дату, расхождение заметят.

После замены проверьте, что данные обновились везде: откройте личную карточку сотрудника, сформируйте любой кадровый отчёт с паспортными данными и убедитесь, что подставляется новый документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка физлица

Норма

В поле документа отображаются новые серия, номер и дата выдачи

Тревожный признак

Показывается старый паспорт или пустое поле

История документа (ЗУП)

Норма

Ссылка «История» открывает список с прежним паспортом и датой смены

Тревожный признак

История пуста, старый документ потерян

Печатная форма или отчёт

Норма

В документе за текущий период — новый паспорт, за прошлый — документ, действовавший тогда

Тревожный признак

Во всех периодах один и тот же документ или пустые данные

Типичные ошибки при вводе паспорта

Большинство проблем возникает не из-за сложности операции, а из-за невнимательности к деталям. Разберём самые частые.

Особо опасна ситуация с дубликатами физлиц. Перед тем как вводить паспорт «новому» человеку, найдите его в справочнике по фамилии и дате рождения — возможно, карточка уже существует, и нужно просто дополнить её документом.

Ограничения и когда нужен администратор

Если у вас нет доступа к карточкам физических лиц — поля будут недоступны для редактирования или ссылка «Личные данные» не откроется. Это значит, что права на персональные данные выданы только кадровику или администратору. В этом случае передайте им данные нового паспорта — самостоятельно обойти ограничение прав не стоит.

В доработанных конфигурациях форма карточки физлица может отличаться от типовой: поля перенесены, добавлены проверки или дополнительные реквизиты. Если инструкция не совпадает с тем, что вы видите на экране, ориентируйтесь на логику: документ удостоверяет личность физлица, и искать его нужно в карточке физического лица.

Частые вопросы

Можно ли указать вместо паспорта другой документ?

Да. В поле «Вид документа» доступны загранпаспорт, военный билет, удостоверение беженца и другие варианты из классификатора. Для кадрового учёта в РФ основным считается паспорт гражданина РФ, но программа позволяет хранить любой документ, удостоверяющий личность.

Что делать, если в базе два физлица на одного человека?

Нужно объединить карточки: перенести сотрудников и документы на одно физлицо, а дубликат пометить на удаление. В некоторых конфигурациях есть штатная обработка поиска и объединения дублей. Операцию лучше поручить администратору, так как она затрагивает связанные документы.

Обязательно ли указывать код подразделения?

Формально программа не всегда требует это поле, но оно входит в состав паспортных данных и выводится в личной карточке Т-2 и ряде справок. Рекомендуется заполнять полностью по оригиналу документа, включая код в формате XXX-XXX.

Нужно ли заводить документ «Замена паспорта» или достаточно правки карточки?

В типовых 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии отдельного документа для смены паспорта нет — достаточно отредактировать личные данные физлица с указанием даты изменения. История сохранится автоматически в ЗУП.

Почему в отчёте подтягивается старый паспорт?

Отчёт формируется на дату, когда действовал старый документ — это норма, если история ведётся. Если же в текущем отчёте старые данные, проверьте, что новый паспорт записан в карточке физлица и дата его начала действия не позже периода отчёта.