Как в 1С сформировать список сотрудников с должностями

Список сотрудников с указанием должностей нужен для самых разных задач: подготовки штатного расписания, проверки кадровых данных перед отчётностью, ответа на запрос руководства или аудита. В 1С такой список можно получить несколькими способами — от типового отчёта в пару кликов до гибкой настройки через универсальный отчёт или СКД. Выбор зависит от конфигурации (ЗУП, БП, ERP, КА) и от того, какие именно данные нужны на выходе.

Должность сотрудника в 1С хранится не в карточке физического лица, а в кадровых документах — приёме на работу и кадровом переводе. Поэтому корректный список строится по регистрам кадровых данных, а не по справочнику «Сотрудники» напрямую. Если просто вывести справочник, должности в нём не окажется или они будут устаревшими.

Ниже разобраны основные способы для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8, а также универсальный вариант через консоль запросов для любых конфигураций. Отдельно показано, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Способ 1: типовой отчёт в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» есть готовые кадровые отчёты, которые решают задачу без программирования. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников». В отчёте по умолчанию выводятся ФИО, подразделение и должность на указанную дату.

Перед формированием задайте период: отчёт показывает кадровое состояние на дату, указанную в шапке. Если нужны только действующие сотрудники, убедитесь, что в настройках включён отбор, исключающий уволенных. Нажмите «Сформировать» — список готов к печати или сохранению в Excel через кнопку «Сохранить» на панели табличного документа.

Если стандартного набора колонок не хватает, нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант») и добавьте поля: табельный номер, дату приёма, вид занятости, ставку. Настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта, чтобы не повторять её каждый раз.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников»
3. 3
   Укажите дату, на которую нужен список, и организацию
4. 4
   Через «Настройки» добавьте нужные колонки и отборы
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и сохраните результат в Excel или PDF

Способ 2: список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, но список с должностями получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или воспользуйтесь отчётом «Список сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» (в зависимости от редакции название может отличаться). Отчёт выводит сотрудников с должностями и датами приёма.

Альтернатива — справочник «Сотрудники» с настройкой списка. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте колонку «Должность». Учтите ограничение: в форме списка отображается должность из последнего кадрового документа, и при сложной истории переводов данные могут требовать сверки.

Для выгрузки выделите список и используйте «Ещё» → «Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel. Это удобно, когда список нужен разово и без сложных отборов.

Способ 3: универсальный отчёт по кадровым данным

Когда типовых отчётов нет под рукой или нужен произвольный набор полей, используйте универсальный отчёт (в ЗУП: «Отчётность, справки» → «Универсальный отчёт»; в БП: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). В качестве источника выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (в ЗУП) или аналогичный кадровый регистр вашей конфигурации.

Добавьте в отчёт поля: сотрудник, организация, подразделение, должность, период. Установите отбор по периоду — иначе в список попадут все записи истории, включая старые переводы, и один сотрудник появится несколько раз. Чтобы получить только актуальные должности, отберите записи срезом на текущую дату или отфильтруйте по признаку действующего назначения.

Способ 4: запрос через консоль или СКД

Для разработчиков и продвинутых пользователей самый гибкий вариант — запрос к регистру кадровых данных через консоль запросов или собственный отчёт на СКД. В ЗУП 3.1 актуальные должности получают срезом последних регистра «Кадровая история сотрудников» с отбором действующих назначений.

Пример запроса, выбирающего сотрудников с текущими должностями:

ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
КадроваяИстория.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
КадроваяИстория.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
КадроваяИстория.Сотрудник.Наименование

Обратите внимание на условие по виду события: без него в список попадут уволенные сотрудники с их последними должностями. Параметр &Дата позволяет получать список на любую прошедшую дату — это удобно для сверок и ответов на запросы.

Как проверить корректность списка

Перед передачей списка руководству или в контролирующие органы сверьте его с первичными данными. Самый надёжный ориентир — количество действующих сотрудников в отчёте по численности и данные журнала кадровых документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк

Норма

Совпадает с числом действующих сотрудников по кадровым документам

Тревожный признак

Строк больше — есть дубли по истории переводов; меньше — часть сотрудников не принята документом

Должности

Норма

У каждого сотрудника указана должность из последнего кадрового документа

Тревожный признак

Пустые или устаревшие должности — кадровый перевод не проведён или введён задним числом некорректно

Уволенные

Норма

В списке только работающие на дату формирования

Тревожный признак

Присутствуют уволенные — не установлен отбор по виду события или дате

Если расхождения найдены, проверьте, проведены ли документы приёма и переводов, не заведены ли сотрудники дублями в справочнике и корректно ли заполнены даты документов. Частая причина ошибок — кадровые документы, введённые, но не проведённые.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение: в типовых отчётах внешние совместители и сотрудники по договорам ГПХ могут выводиться отдельно или не выводиться вовсе. Если нужен полный список всех работающих, проверьте настройки отбора по виду занятости и виду договора.

Также учитывайте права доступа: пользователю без роли кадровика часть данных может быть недоступна, и сформированный им список будет неполным без каких-либо предупреждений. Для ответственных выгрузок формируйте список под учётной записью с полными кадровыми правами.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вывести список сотрудников на прошедшую дату?

Да. В кадровых отчётах ЗУП укажите нужную дату в параметре «на дату», а в запросе передайте её в параметр среза последних. Программа покажет должности и состав сотрудников, актуальные на тот момент.

Почему в списке нет должности у части сотрудников?

Чаще всего приём на работу оформлен не кадровым документом, а сотрудник заведён только в справочнике. Проверьте наличие проведённого документа «Приём на работу» и при необходимости введите его.

Как выгрузить список в Excel?

Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат XLSX. В формах списков доступен вариант «Ещё» → «Вывести список» с последующим сохранением.

Как получить список только по одному подразделению?

В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Подразделение» с условием «Равно» (или «В иерархии», если нужны и вложенные подразделения) и укажите нужное значение.

Чем список отличается от штатного расписания?

Штатное расписание показывает позиции (штатные единицы), включая вакансии, а список сотрудников — фактически работающих людей с их должностями. Для сверки соответствия используйте отчёт «Штатная расстановка» в ЗУП.

Можно ли автоматизировать регулярное формирование списка?

Да. Сохраните настройки отчёта как отдельный вариант и при необходимости настройте рассылку отчётов по расписанию — список будет формироваться и отправляться автоматически.