Другое · 11 мин
Как оформить приём на работу в 1С
Как оформить сотрудника на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание карточки, кадровый приказ, штатное расписание, проверка данных и типичные ошибки.
Оформление приёма на работу в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание физического лица, заполнение карточки сотрудника, проверка штатного расписания и проведение кадрового приказа. Если пропустить или неправильно заполнить хотя бы один этап, дальше «посыплются» ошибки в расчёте зарплаты, стажа, НДФЛ и отчётности в фонды.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый учёт ведётся полноценно — с штатным расписанием, отпусками и кадровыми отчётами. В 1С:Бухгалтерии приём оформляется упрощённо, без детального кадрового контура. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП, поскольку именно там чаще всего возникают вопросы.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть все данные нового сотрудника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН (при наличии), адрес регистрации, реквизиты для перечисления зарплаты, сведения о вычетах на детей и дата выхода на работу. Неполные данные — главная причина того, что документ приёма приходится переделывать.
Подготовка: какие данные собрать до оформления
Кадровый приказ в программе заполняется быстро, только если информация подготовлена заранее. Возьмите у сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании (если требуются для должности), сведения о трудовой деятельности и заявление на вычеты по НДФЛ, если сотрудник на них претендует.
Отдельно уточните условия трудового договора: дату выхода, должность, подразделение, размер оклада или тарифной ставки, график работы, испытательный срок и характер работы (основное место или совместительство). Именно эти параметры программа будет использовать при расчёте зарплаты и заполнении отчётов.
Создание физического лица и карточки сотрудника
В 1С сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физическое лицо хранит персональные данные (ФИО, паспорт, СНИЛС, адрес), а сотрудник — это связка физлица с конкретным местом работы. У одного физлица может быть несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство.
В ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Введите ФИО — программа автоматически проверит, нет ли такого физлица в базе, и предложит использовать существующее. Это важно при повторном приёме бывшего работника: не создавайте дубликат физлица, иначе стаж и история начислений «раздвоятся».
Заполните в карточке физлица дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, паспортные данные и адрес. Эти сведения попадут в отчёты СЗВ-ТД, персонифицированные сведения о физлицах и справки 2-НДФЛ, поэтому перепроверьте их по оригиналам документов, а не по копиям или словам сотрудника.
Проверка штатного расписания
Если в вашей базе ведётся штатное расписание (это настраивается в параметрах учёта), приём оформляется на конкретную штатную единицу — позицию. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и проверьте, что нужная позиция существует, действует на дату приёма и в ней есть свободная ставка.
Если позиции нет, её нужно создать документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания», указав подразделение, должность, количество ставок и размер оплаты. Приём на несуществующую или закрытую позицию программа либо запретит, либо проведёт с предупреждением — и в дальнейшем это даст расхождения в отчётах по штатной расстановке.
Обратите внимание на занятость ставки. Если сотрудник принимается на полставки, укажите 0,5 ставки в документе приёма — от этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени и корректное отражение в штатном расписании.
Как выбрать действие
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» (или создаётся прямо из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ»). Укажите организацию, если в базе их несколько, дату приёма и сотрудника.
Далее заполните условия труда: подразделение, должность (позицию штатного расписания), количество ставок, график работы и вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад, надбавки, премии. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подставятся автоматически, но их можно скорректировать для конкретного сотрудника.
Проверьте дату приёма особенно внимательно. От неё считается стаж, право на отпуск, а при приёме не с первого числа месяца — пропорциональный расчёт оклада. Также укажите испытательный срок и условия трудового договора, если эти поля используются в вашей настройке программы.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ
- 2Выберите организацию и укажите дату приёма
- 3Выберите сотрудника из справочника или создайте нового с заполнением физлица
- 4Укажите подразделение, позицию штатного расписания, ставку и график работы
- 5На вкладке «Оплата труда» проверьте состав и размер начислений
- 6Заполните вид занятости и условия договора
- 7Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
Оформление приёма в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Приёмы на работу») и создайте документ приёма. Укажите сотрудника, дату, подразделение, должность, оклад и график работы.
Штатного расписания в типовой Бухгалтерии нет, поэтому все условия вводятся вручную в сам документ. Это быстрее, но требует внимательности: программа не подскажет типовой оклад по должности и не проконтролирует количество ставок.
Если у вас несколько сотрудников, испытательные сроки, сложные графики и кадровые приказы по унифицированным формам, Бухгалтерии будет недостаточно — это признак того, что кадровый учёт стоит вести в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить только итоги расчётов.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: штатное расписание, приказы Т-1, отпуска, СЗВ-ТД. Подходит при численности от нескольких десятков сотрудников или сложных условиях оплаты. Требует более детальной настройки.
Упрощённый приём без штатного расписания. Подходит для небольших организаций с простой структурой оплаты. Ограничение — нет полноценных кадровых отчётов и контроля ставок.
Что сделать после проведения приказа
После проведения документа сформируйте печатную форму приказа о приёме (Т-1) кнопкой «Печать» и передайте на подпись руководителю и сотруднику. Программа формирует форму автоматически на основании введённых данных.
Далее проверьте смежные настройки: заявление на вычеты НДФЛ (документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы»), способ выплаты зарплаты и лицевой счёт в банке, если зарплата перечисляется на карту. Без заявления на вычеты программа будет удерживать налог с полной суммы дохода.
Не забудьте про электронную отчётность: сведения о приёме должны попасть в отчёт по кадровым событиям в фонд. В ЗУП такие события регистрируются автоматически при проведении приёма и попадают в соответствующий отчётный документ. Проверьте, что событие отразилось, до наступления срока сдачи.
Проверка результата и типичные проблемы
После оформления откройте карточку сотрудника и убедитесь, что отображается текущее место работы: подразделение, должность, дата приёма. Затем сформируйте пробный расчёт зарплаты за месяц приёма — оклад должен рассчитаться пропорционально отработанным дням, если сотрудник принят не с первого числа.
Дополнительная проверка — кадровый отчёт «Штатная расстановка» или «Списочный состав»: новый сотрудник должен появиться в нужном подразделении на нужной позиции. Если его там нет, скорее всего, документ не проведён или дата приёма указана неверно.
Как проверить результат
Видны подразделение, должность, дата приёма и начисления
Поля пустые или показано прежнее место работы
Оклад рассчитан пропорционально дням с даты приёма
Начисление отсутствует или посчитано за полный месяц
Сотрудник занимает свою ставку на своей позиции
Сотрудника нет в отчёте или он дублируется
Приём отражён в подготовленных данных для отчётности в фонд
Событие отсутствует — проверьте проведение документа
Часто задаваемые вопросы
Как оформить приём сотрудника задним числом?
Создайте документ «Приём на работу» с фактической датой приёма — программа позволяет проводить документы прошлыми датами. Учтите, что если за этот период уже закрыт месяц расчёта зарплаты или сдана отчётность, потребуется пересчёт начислений и подача корректирующих форм. Перед таким оформлением сделайте резервную копию базы.
Что делать, если сотрудник уже работал в организации раньше?
Не создавайте новое физическое лицо. В документе приёма начните вводить ФИО — программа найдёт существующего человека в базе. Оформите новый документ приёма на существующее физлицо, при необходимости создав нового сотрудника. Так сохранится целостная история стажа и начислений.
Как оформить внутреннего совместителя?
Создайте нового сотрудника для того же физического лица и оформите документ приёма с видом занятости «Внутреннее совместительство». Укажите отдельную позицию, ставку и график. В расчётах и отчётности это будет отдельная строка, но НДФЛ посчитается совокупно по физлицу.
Почему программа не даёт выбрать должность при приёме?
Если включено ведение штатного расписания, выбирается не должность, а позиция. Отсутствие позиции в списке означает, что она не создана, закрыта или не действует на дату приёма. Создайте позицию документом изменения штатного расписания с датой не позже даты приёма.
Нужно ли отдельно заводить пользователя для нового сотрудника?
Нет. Карточка сотрудника — это объект учёта, а пользователь — это учётная запись для входа в программу. Они создаются независимо: пользователь нужен только если сотрудник будет сам работать в 1С, и заводится в разделе администрирования.
Что делать, если ошибся в дате приёма после проведения?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто исправьте дату в документе и перепроведите его. Если начисления уже сделаны, сначала отмените или скорректируйте расчётные документы, затем правьте приём. При сданной отчётности в фонд потребуется подача корректирующих сведений.
Что важно запомнить
Приём на работу в 1С оформляется в три этапа: корректное физическое лицо без дубликатов, действующая позиция штатного расписания с свободной ставкой и проведённый документ «Приём на работу» с верной датой и начислениями. После проведения проверьте карточку сотрудника, пробный расчёт зарплаты и регистрацию кадрового события для отчётности — это займёт несколько минут и избавит от исправлений в будущем.