Где в 1С ЗУП находятся лицевые счета сотрудников

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) лицевой счёт сотрудника — это не отдельный документ или справочник, а совокупность учётных данных, привязанных к физическому лицу и сотруднику: начисления, удержания, налоги, взносы, выплаты и остатки задолженности. Именно поэтому у многих пользователей возникает вопрос, где искать лицевой счёт: привычной «папки с лицевыми счетами», как в некоторых бухгалтерских программах, в ЗУП нет.

На практике под лицевым счётом в ЗУП обычно понимают три вещи: табельный номер сотрудника как уникальный идентификатор, отчёт «Лицевой счёт» (или расчётный листок) с детализацией расчётов и регистры учёта, где хранятся все движения по сотруднику. Ниже разобраны все три сценария — от простого просмотра до проверки данных в регистрах.

Инструкции применимы к конфигурациям ЗУП редакции 3.1, которая используется в большинстве организаций. В старых версиях 2.5 расположение отчётов отличается, но общая логика та же.

Что в ЗУП понимается под лицевым счётом сотрудника

В классическом кадровом учёте лицевой счёт — это карточка работника, где накапливаются все сведения о начислениях, удержаниях и выплатах за период. В ЗУП эта роль распределена между несколькими объектами: справочником «Сотрудники», физическим лицом, документами начисления и регистрами накопления.

Справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») содержит карточку каждого работника с табельным номером, должностью, подразделением и ссылками на кадровые документы. Именно табельный номер чаще всего используют как «номер лицевого счёта» при поиске и сортировке.

Финансовая же часть лицевого счёта — суммы начислено, удержано, выплачено, долг за организацией или за сотрудником — не хранится одной записью. Она вычисляется отчётами на основании регистров «Начисления и удержания по сотрудникам», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и других. Поэтому правильный ответ на вопрос «где лицевые счета» — это отчёты по зарплате.

Как открыть лицевой счёт через отчёты по зарплате

Основной рабочий инструмент — отчёт «Расчетный листок». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок». В настройках укажите период и отбор по конкретному сотруднику — программа сформирует полную расшифровку: начисления по видам расчёта, удержания, НДФЛ, выплаты и сальдо на начало и конец периода.

Для сводного просмотра по всем сотрудникам подойдёт отчёт «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» (там же, в разделе «Отчеты по зарплате»). Он показывает итоговые суммы по каждому сотруднику за выбранный период и позволяет быстро сравнить данные между работниками.

Если в вашей конфигурации или отраслевом решении на базе ЗУП есть отдельный отчёт с названием «Лицевой счёт», он обычно находится в том же списке отчётов по зарплате либо добавлен как внешний отчёт. Проверьте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» и подменю «Дополнительные отчеты».

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате»
2. 2
   Выберите отчёт «Расчетный листок»
3. 3
   Установите период расчёта и отбор по сотруднику
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое сальдо
5. 5
   При необходимости сохраните или распечатайте отчёт

Где найти табельный номер и карточку сотрудника

Табельный номер — ближайший аналог номера лицевого счёта в ЗУП. Он присваивается автоматически при приёме на работу и отображается в списке сотрудников, в карточке сотрудника и в большинстве зарплатных отчётов.

Чтобы посмотреть карточку, откройте «Кадры» → «Сотрудники», найдите работника через поиск по фамилии и откройте его двойным щелчком. В карточке доступны переходы к начислениям, удержаниям, отсутствиям, налогам и документам — это фактически «кадровая часть» лицевого счёта.

Обратите внимание: у одного физического лица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), и у каждого — свой табельный номер и свой независимый «лицевой счёт» расчётов. В отчётах по физическому лицу данные могут консолидироваться, а по сотруднику — показываться раздельно.

Как проверить данные лицевого счёта и остатки задолженности

Для проверки взаиморасчётов используйте отчёт «Остатки задолженности по зарплате» или «Анализ задолженности по зарплате» в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Он показывает долг организации перед сотрудником или сотрудника перед организацией на выбранную дату — это и есть сальдо лицевого счёта.

Если цифры в расчётном листке вызывают сомнения, сверьте их с документами: «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, ведомости на выплату, документы удержаний. Каждая строка отчёта в ЗУП обычно расшифровывается двойным щелчком до конкретного документа-регистратора.

Признак корректных данных: сальдо на конец месяца в расчётном листке совпадает с задолженностью в отчёте по остаткам и с суммой следующей выплаты. Расхождения чаще всего означают непроведённую ведомость, ручную операцию или ошибку в периоде выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо расчётного листка

Норма

Совпадает с отчётом по задолженности на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведённые или лишние документы

Табельный номер

Норма

Уникален, заполнен у каждого сотрудника

Тревожный признак

Дубли или пустые номера — нарушена настройка нумерации

Выплаты за период

Норма

Сумма выплаченного равна сумме ведомостей

Тревожный признак

Выплата есть, а ведомости нет — возможна ручная операция

Настройка нумерации и типичные проблемы

Нумерация табельных номеров настраивается в учётной политике организации или в настройках параметров учёта. Если номера присваиваются с дублями или пропусками, проверьте, не вводились ли сотрудники вручную с принудительным указанием номера, и не переносились ли данные из другой программы.

Частая ситуация: после переноса данных из ЗУП 2.5 или другой системы у части сотрудников «лицевые счета» из старой программы сохранены в дополнительных сведениях, а табельные номера присвоены заново. В этом случае старый номер ищите в карточке физического лица через «Ещё» → «Дополнительные сведения».

Ещё одна проблема — сотрудник «не находится» в отчёте. Причины: не проведён приказ о приёме, сотрудник уволен до начала выбранного периода, в отборе отчёта стоит лишнее условие или у пользователя ограничены права на подразделение (настроен RLS).

Ограничения и когда нужен специалист

Просмотр отчётов и карточек сотрудников — безопасная операция, доступная расчётчику с типовыми правами. Но исправление данных лицевого счёта (перепроведение документов, ручные корректировки регистров, изменение табельных номеров) затрагивает расчёт НДФЛ и взносов и может привести к ошибкам в отчётности.

Если расхождения в лицевом счёте не объясняются документами, не редактируйте регистры вручную без резервной копии. Ручные операции по регистрам зарплаты — частый источник «зависших» остатков, которые потом сложно найти. В таких случаях безопаснее привлечь специалиста по ЗУП.

Частые вопросы

Есть ли в ЗУП печатная форма «Лицевой счёт» по форме Т-54?

В типовой ЗУП 3.1 унифицированная форма Т-54 как отдельный отчёт обычно отсутствует — её заменяет расчётный листок и свод начислений. Если бухгалтерия требует именно Т-54, используют внешние печатные формы или доработку.

Как найти сотрудника, если известен только номер лицевого счёта из старой программы?

Попробуйте поиск по табельному номеру в списке сотрудников. Если после переноса номера изменились, старый номер может храниться в дополнительных сведениях физического лица — откройте карточку и проверьте «Ещё» → «Дополнительные сведения».

Почему в расчётном листке сотрудника нет данных за месяц?

Чаще всего не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот период, сотрудник был принят позже или уволен раньше, либо в отборе отчёта указан неверный период или организация.

Можно ли выгрузить лицевые счета всех сотрудников в Excel?

Да. Сформируйте «Полную сводку начислений, удержаний и выплат» за период без отбора по сотрудникам и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel.

Чем отличается расчётный листок от лицевого счёта?

Расчётный листок — ежемесячная форма для выдачи работнику с детализацией начислений и удержаний. Лицевой счёт — накопительная форма за длительный период (обычно год). В ЗУП обе роли выполняют отчёты по зарплате с разными настройками периода.