Другое · 10 мин
Как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности в 1С
Пошаговая инструкция: как добавить новую должность в штатное расписание 1С:ЗУП, оформить изменение приказом, настроить начисления и проверить результат.
Введение новой должности в штатное расписание — типовая кадровая операция, но в 1С она затрагивает сразу несколько объектов: справочник должностей, само штатное расписание, начисления и, при необходимости, шаблоны документов. Если выполнить действия в неправильном порядке, можно получить ошибки в расчёте зарплаты, некорректные отчёты по штатной расстановке или дубли позиций.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1), где ведение штатного расписания реализовано наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» механизм проще, и отличия описаны отдельно. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых данных и что в программе включён учёт по штатному расписанию.
Проверка настроек учёта перед началом работы
Первое, что нужно сделать, — убедиться, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Настройка кадрового учёта» (путь может незначительно отличаться в зависимости от релиза). Флаг «Ведётся штатное расписание» должен быть установлен. Если его включить после того, как сотрудники уже приняты, программа предложит сформировать штатное расписание автоматически по текущим данным.
Обратите внимание на дополнительные опции рядом с этим флагом: «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию». История изменений позволяет оформлять новые позиции документом с датой, а не редактировать расписание «задним числом» — именно этот режим рекомендуется для корректного учёта. Проверка соответствия не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в расписании, или превысить количество ставок.
Создание новой должности в справочнике
Штатное расписание оперирует позициями, а каждая позиция ссылается на элемент справочника «Должности». Поэтому сначала проверьте, есть ли нужная должность в справочнике: раздел «Настройка» или «Кадры» → «Должности». Если должность новая, создайте её кнопкой «Создать».
В карточке должности укажите наименование — оно будет подставляться в кадровые документы и печатные формы, например в трудовой договор и приказ о приёме. Заполните при необходимости краткое наименование, категорию персонала и класс условий труда, если ведёте учёт по спецоценке. Поля, связанные с ОКПДТР и статистикой, понадобятся для регламентированной отчётности — их можно заполнить позже, но лучше сразу.
Не создавайте дубли: если должность «Менеджер по продажам» уже есть, не добавляйте «Менеджер по продажам (новая)» — количество ставок и оклад задаются на уровне позиции штатного расписания, а не справочника должностей. Дубли затрудняют аналитику и приводят к путанице в отчётах.
Ввод позиции в штатное расписание документом
Если включена история изменений, перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания». Если расписание вводится впервые, используется документ «Утверждение штатного расписания». Укажите дату, с которой позиция начинает действовать, — именно с неё станет доступен приём сотрудника на эту позицию.
В табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию» и заполните строку: подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тариф. Если оплата формируется из нескольких начислений, откройте позицию двойным щелчком и добавьте нужные начисления с размерами — надбавки, доплаты, районный коэффициент.
Проведите документ. После проведения позиция появится в отчёте «Штатное расписание» и станет доступной в кадровых документах с даты введения. Если позиция нужна «задним числом», учтите: документы приёма, оформленные раньше даты изменения, могут потребовать перепроведения, а контроль соответствия выдаст предупреждения.
- 1Проверьте, что в настройках кадрового учёта включено ведение штатного расписания и его истории
- 2Создайте должность в справочнике «Должности», если её ещё нет
- 3Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания»
- 4Укажите дату вступления изменений в силу и добавьте позицию: подразделение, должность, ставки, оклад
- 5Добавьте начисления позиции при необходимости и проведите документ
- 6Проверьте отчёт «Штатное расписание» и попробуйте оформить приём на новую позицию
Настройка начислений и условий позиции
Размер оплаты по позиции складывается из начислений, указанных в её карточке. Основное начисление — обычно «Оплата по окладу» или оплата по тарифной ставке. Если в компании для этой позиции предусмотрены регулярные надбавки (за стаж, интенсивность, вредность), добавьте их сразу: тогда при приёме сотрудника они подставятся автоматически, и расчётчик не забудет их назначить.
Проверьте, что сами начисления корректно настроены в плане видов расчёта: способ расчёта, обложение НДФЛ и взносами, включение в средний заработок. Новая позиция унаследует настройки начислений, и ошибка в формуле или налогообложении проявится уже при первом расчёте зарплаты. Если начисление создаётся специально под новую должность, сначала настройте его, потом привязывайте к позиции.
Для позиций с особыми условиями заполните дополнительные реквизиты: вредные условия труда (влияет на стаж для досрочной пенсии и дополнительные отпуска), условия по спецоценке, ежегодные дополнительные отпуска. Эти данные потом используются в отчётности и при расчёте отпускных.
Приём сотрудника на новую позицию и проверка результата
После проведения изменения штатного расписания оформите документ «Приём на работу»: в поле «Позиция» выберите созданную позицию. Программа подставит оклад и начисления из штатного расписания. Если позиция не отображается в списке выбора, проверьте дату документа приёма — она не может быть раньше даты вступления позиции в силу.
Для контроля используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатное расписание» (печатная форма Т-3), «Штатная расстановка» и «Остатки штатных единиц». Последний покажет свободные ставки по новой позиции. Если сотрудник уже принят, сформируйте расчётный листок за ближайший период после начисления зарплаты и убедитесь, что оклад и надбавки соответствуют позиции.
Как проверить результат
Новая позиция отображается с нужной даты, верные ставки и оклад
Позиция отсутствует, дублируется или показывает нулевой оклад
Позиция доступна для выбора, начисления подставляются автоматически
Позиции нет в списке или начисления пустые
Количество свободных ставок соответствует фактическому приёму
Отрицательные остатки или завышенное число свободных ставок
Начисления совпадают с условиями позиции
Оклад отсутствует или отличается от указанного в расписании
Особенности в 1С:Бухгалтерии и альтернативные сценарии
В «1С:Бухгалтерии» полноценного документарного штатного расписания с историей по умолчанию нет — должность выбирается из справочника при приёме сотрудника. Поэтому «введение новой должности» там сводится к созданию элемента справочника «Должности» и указанию оклада в документе приёма или кадровом переводе. Для печатной формы Т-3 используются внешние отчёты или доработки.
Если в 1С:ЗУП штатное расписание не ведётся вовсе (флаг снят), приём оформляется свободным выбором подразделения и должности, а оклад задаётся вручную. Это допустимо для небольших организаций, но лишает вас контроля ставок и расчёта фонда оплаты труда по расписанию. Включать штатное расписание «задним числом» в работающей базе следует осторожно: программа предложит сформировать его по текущим кадровым данным, и результат нужно сверить с бумажным документом.
Сравнение вариантов
Подходит для регулярных изменений: документальный учёт, контроль ставок, корректная отчётность. Требует дисциплины — все правки только документами
Расписание редактируется напрямую, проще для стабильного штата. Нет хронологии, отчётность за прошлые периоды пересчитывается по текущему состоянию
Достаточно справочника должностей и оклада в приёме. Подходит малым организациям без контроля штатных единиц
Частые вопросы
Можно ли ввести должность задним числом?
Технически да — укажите нужную дату в документе «Изменение штатного расписания». Но учтите, что кадровые документы, оформленные после этой даты, могут потребовать перепроведения, а отчёты за прошлые периоды изменятся. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.
Почему новая позиция не отображается при приёме сотрудника?
Чаще всего дата приёма раньше даты вступления изменения в силу, либо документ изменения штатного расписания не проведён. Реже причина в том, что позиция создана в другом подразделении или помечена как закрытая.
Нужно ли создавать новую должность, если меняется только оклад?
Нет. Изменение оклада оформляется документом «Изменение штатного расписания» по существующей позиции — укажите новый размер начисления с нужной даты. Отдельная должность в справочнике не создаётся.
Как закрыть позицию, если она больше не нужна?
Используйте тот же документ «Изменение штатного расписания»: в строке позиции установите признак закрытия с датой. Удалять позицию нельзя, если на ней числятся или числились сотрудники, — сначала оформите кадровые переводы или увольнения.
Повлияет ли новая должность на расчёт зарплаты действующих сотрудников?
Нет, добавление позиции не меняет начисления уже принятых сотрудников. Влияние возможно только если вы одновременно изменили общие начисления или настройки расчёта, на которые ссылаются другие позиции.
Что делать, если контроль соответствия штатному расписанию мешает оформить документ?
Не отключайте контроль глобально ради одного документа. Сначала приведите расписание в соответствие: добавьте недостающую позицию или увеличьте количество ставок документом с корректной датой, затем повторите кадровый документ.
Что важно запомнить
Новая должность вводится в два шага: элемент справочника «Должности» и позиция документом «Изменение штатного расписания» с датой, ставками и начислениями. Все правки — только документами, результат проверяйте отчётами Т-3 и «Остатки штатных единиц», а перед изменениями задним числом делайте резервную копию.