Как начислить аванс в 1С:ЗУП: настройка, расчёт и выплата

Аванс в 1С:ЗУП (конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1) — это оплата за первую половину месяца, которую программа рассчитывает отдельным документом и выплачивает ведомостью. Способ расчёта аванса задаётся в настройках организации или индивидуально для сотрудника: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время.

По трудовому законодательству зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца, поэтому аванс — обязательная часть расчётов, а не опция. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен штатный механизм: документ «Начисление за первую половину месяца», ведомости на выплату с характером «Аванс» и особый порядок удержания НДФЛ.

Ниже разобраны все шаги: от проверки настроек до контроля результата, а также типичные ошибки, из-за которых аванс считается неверно или не попадает в ведомость.

Проверьте настройки учётной политики и способы расчёта аванса

Перед первым начислением убедитесь, что в программе задан способ расчёта аванса. Откройте «Настройка → Реквизиты организации» (или «Настройка → Организации»), вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса и способ его расчёта по умолчанию для всей организации.

Доступны три варианта: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) и расчётом за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Последний вариант самый точный, но требует, чтобы до момента расчёта в программу были введены все отклонения — отпуска, больничные, командировки за первую половину месяца.

Индивидуальный способ задаётся в карточке сотрудника: «Кадры → Сотрудники» → откройте сотрудника → ссылка «Выплаты, учёт затрат» → поле «Аванс». Значение для сотрудника имеет приоритет над общей настройкой организации.

Введите кадровые данные и отклонения за первую половину месяца

Корректность аванса напрямую зависит от актуальности кадровых данных. До начисления проверьте, что в системе отражены приёмы, переводы и увольнения, а также изменения окладов, вступившие в силу с начала месяца. Документы, проведённые задним числом после расчёта аванса, приведут к расхождениям, которые придётся исправлять вручную.

Если аванс рассчитывается по отработанному времени, введите все документы отклонений: «Отпуска», «Больничные листы», «Командировки», «Отсутствия» за период с 1-го по 15-е число. Программа учтёт их при определении фактически отработанного времени. Если отсутствие не оформлено документом, аванс сотруднику будет завышен, и переплату придётся удерживать при окончательном расчёте.

Создайте документ «Начисление за первую половину месяца»

Перейдите в раздел «Зарплата → Начисления за первую половину месяца» и нажмите «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение. Дата документа должна попадать в период выплаты аванса.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы по заданному способу. Если нужно начислить аванс ограниченному списку, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор» и внесите сотрудников вручную.

По строке каждого сотрудника доступна расшифровка: нажмите на сумму или кнопку «Подробно», чтобы увидеть, из чего сложился расчёт — оклад, надбавки, отработанное время. Это первичная проверка перед проведением документа.

1. 1
   Проверьте способ расчёта аванса в настройках организации и карточках сотрудников
2. 2
   Введите отпуска, больничные и прочие отклонения за первую половину месяца
3. 3
   Создайте документ «Зарплата → Начисления за первую половину месяца»
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте расчёт по сотрудникам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с характером «Аванс»
6. 6
   Проверьте удержанный НДФЛ и остаток задолженности в отчётах

Выплатите аванс ведомостью

Начисление само по себе не означает выплату — для перечисления денег создаётся ведомость. Перейдите в «Выплаты → Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты) и создайте новый документ.

В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы, начисленные документом «Начисление за первую половину месяца», за вычетом исчисленного НДФЛ, если в настройках задано его исчисление при авансе.

Проверьте, что в ведомость попали все сотрудники и суммы совпадают с расчётом. После проведения ведомости зарегистрируйте факт выплаты: для зарплатных проектов — подтверждением из банка, для кассы — датой документа. Без проведённой ведомости аванс в учёте останется задолженностью организации.

Разберитесь с НДФЛ при авансе

По общему правилу датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ с аванса исчисляется и удерживается при его выплате. В ЗУП 3.1 это происходит автоматически при проведении ведомости: программа исчисляет налог с суммы аванса и удерживает его.

Поведение регулируется настройкой: «Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика» → параметры НДФЛ. Проверьте, соответствует ли выбранный вариант вашему порядку учёта, особенно если база обновлялась со старых релизов — там настройки могли отличаться.

При окончательном расчёте зарплаты за месяц программа исчислит налог со всего дохода за месяц, зачтёт ранее исчисленный с аванса и удержит остаток. Если НДФЛ с аванса удержан дважды или не удержан вовсе — ищите причину в непроведённых ведомостях или ручных правках документов.

Способы расчёта аванса

Фиксированной суммой

Прост в контроле, но при отсутствиях сотрудника легко выплатить лишнее. Подходит для стабильных графиков.

Процентом от оклада

Обычно 40–50% от тарифа. Не учитывает фактические отсутствия, требует ручной корректировки при отпусках и больничных.

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный и безопасный с точки зрения трудовых споров вариант, но требует своевременного ввода всех отклонений.

Проверьте результат и исправьте типичные ошибки

После выплаты аванса сверьте данные отчётами. Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок» по сотруднику: в нём должны быть видны начисление за первую половину месяца, выплаченная сумма и удержанный НДФЛ. Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» покажет остаток задолженности, который закроется при окончательном расчёте.

Если сотрудник не попал в документ начисления, проверьте: дату приёма на работу, наличие уволенного статуса, заполненность поля «Аванс» в карточке и отсутствие длительного отсутствия (например, отпуска без сохранения на весь период). Если сумма нулевая — чаще всего не задан способ расчёта или весь период закрыт отклонениями.

Ручное редактирование сумм в документе начисления — крайняя мера. Программа помечает такие строки, и при следующем пересчёте ручные правки могут конфликтовать с автоматическим расчётом. По возможности исправляйте исходные данные (кадровые документы, отклонения), а не результат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видны начисление за первую половину месяца, выплата и удержанный НДФЛ

Тревожный признак

Начисление есть, выплаты нет — не проведена ведомость

Ведомость на выплату

Норма

Характер выплаты «Аванс», суммы совпадают с документом начисления

Тревожный признак

Пустая ведомость или суммы не сходятся с расчётом

Задолженность по зарплате

Норма

После выплаты остаётся только долг за вторую половину месяца

Тревожный признак

Переплата или долг по авансу после проведения ведомости

Ответы на частые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?

Технически в ведомости можно вручную указать сумму, но это неправильный путь: начисление не отразится в учёте, НДФЛ будет исчислен некорректно, а расчётный листок не покажет аванс как начисление. Всегда сначала создавайте документ начисления, затем ведомость.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления аванса?

Основные причины: сотрудник принят позже расчётного периода или уже уволен, у него оформлено отсутствие на всю первую половину месяца (отпуск, больничный), либо в карточке не заполнено поле «Аванс» при отсутствии общей настройки по организации. Проверьте эти три пункта по порядку.

Как выплатить аванс только одному сотруднику?

Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» — выберите нужного сотрудника, программа рассчитает сумму по его настройкам. Затем сформируйте ведомость и заполните её отбором по этому сотруднику.

Удерживается ли НДФЛ с аванса в 1С:ЗУП?

Да. При проведении ведомости на выплату аванса программа исчисляет НДФЛ с выплачиваемой суммы и удерживает его. При окончательном расчёте за месяц налог считается со всего дохода, а ранее удержанный с аванса зачитывается автоматически.

Что делать, если аванс выплачен больше положенного?

Не сторнируйте документы задним числом, если выплата уже прошла. Переплата автоматически уменьшит сумму окончательного расчёта за месяц — программа учтёт выплаченное. Если переплата связана с неучтённым отсутствием, введите документ отклонения и пересчитайте зарплату за месяц.

Можно ли установить разные способы расчёта аванса разным сотрудникам?

Да. Общий способ задаётся в настройках организации, а для отдельных сотрудников он переопределяется в карточке: «Сотрудники → Выплаты, учёт затрат → Аванс». Индивидуальная настройка имеет приоритет над общей.