Другое · 8 мин
Где в 1С находится заявление на электронную трудовую книжку
Где в 1С:ЗУП найти заявление о переходе на электронную трудовую книжку, как оформить документ, отправить отчёт СЗВ-ТД и проверить результат.
Переход сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) оформляется в программе 1С через специальный документ, а не через обычное заявление в свободной форме. В 1С:ЗУП и 1С:Комплексная автоматизация для этого предусмотрен документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», который фиксирует выбор работника и служит основанием для формирования отчёта СЗВ-ТД в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России).
Многие кадровики ищут заявление в разделе «Кадры» среди приказов о приёме и увольнении и не находят его. Причина в том, что документ относится к блоку отчётности по персонифицированному учёту, а не к кадровым приказам. Ниже разобрано, где именно находится документ в разных конфигурациях, как его заполнить, какие ошибки встречаются чаще всего и как проверить, что сведения ушли в фонд корректно.
Где находится документ в 1С:ЗУП
Основной путь к документу — раздел «Отчетность, справки» на панели разделов. Внутри откройте подраздел «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Это журнал, в котором хранятся все зарегистрированные заявления сотрудников: и о переходе на электронный формат, и о сохранении бумажной трудовой книжки.
Альтернативный путь — раздел «Кадры», где в списке документов также присутствует ссылка на этот журнал. В некоторых версиях конфигурации документ доступен ещё и из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ» или через меню «Все функции», если вышеуказанные пункты скрыты настройками интерфейса.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» на панели разделов
- 2Найдите пункт «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
- 3Если пункта нет — откройте «Настройка навигации» раздела и перенесите его в видимую область
- 4Нажмите «Создать» для регистрации нового заявления
Если журнал не отображается ни в одном разделе, проверьте права пользователя: доступ к документу есть у ролей, связанных с кадровым учётом и отчётностью. Также убедитесь, что релиз конфигурации поддерживает электронные трудовые книжки — механизм появился в конфигурациях, обновлённых под соответствующие изменения законодательства.
Как создать и заполнить заявление
Нажмите кнопку «Создать» в журнале документов. В открывшейся форме укажите организацию, сотрудника и дату заявления. Ключевое поле — переключатель вида заявления: «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (переход на ЭТК) или «О ведении трудовой книжки на бумажном носителе» (отказ от перехода).
Дата документа принципиально важна: она определяет, с какого момента работодатель обязан передавать сведения о кадровых событиях в фонд, и влияет на содержание отчёта СЗВ-ТД. Указывайте фактическую дату подачи заявления работником, а не дату ввода данных в программу.
После заполнения проведите документ. Проведённое заявление попадёт в историю сотрудника и будет учитываться при формировании отчётности, а также при последующих кадровых операциях — например, при увольнении, когда нужно понять, какой формат сведений выдавать работнику.
Как документ связан с отчётом СЗВ-ТД
Само по себе заявление в фонд не отправляется — в СФР уходит отчёт СЗВ-ТД, в котором заявление отражается как отдельное кадровое событие. Отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через журнал «СЗВ-ТД» в блоке персонифицированного учёта.
При создании СЗВ-ТД программа подбирает неотправленные кадровые события, включая зарегистрированные заявления. Проверьте, что в табличной части отчёта появилась строка с сотрудником, видом события «Заявление» и датой, совпадающей с датой документа. Если строки нет — убедитесь, что заявление проведено и по нему ещё не сформирован другой отчёт.
Как проверить результат
Статус «Проведен», указан верный вид заявления и дата
Документ в статусе черновика или не проведён
В таблице есть событие по сотруднику с датой заявления
Сотрудник отсутствует или указано неверное событие
Отчёт принят, получен положительный протокол
Протокол с ошибками по формату или периоду
Где искать заявление в других конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии предприятия (в редакциях с кадровым учётом) документ также называется «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и находится в разделе «Зарплата и кадры» или в подразделе отчётности по персонифицированному учёту. Логика заполнения аналогична ЗУП, но интерфейс компактнее.
В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP путь совпадает с ЗУП, поскольку кадровый блок унифицирован: «Кадры» или «Отчетность, справки» → журнал заявлений. Если конфигурация доработана и стандартные пункты меню переименованы, найдите документ через «Все функции» → «Документы» по названию.
Сравнение вариантов поиска
Стандартный путь в ЗУП и КА; подходит, если интерфейс не менялся
Быстрый доступ для кадровика; зависит от настроек навигации
Универсальный способ, если пункт скрыт или интерфейс доработан; требует прав на просмотр всех функций
Частые ошибки при оформлении
Самая распространённая ошибка — регистрация заявления задним числом без проверки уже отправленных отчётов. Если по сотруднику за тот же период уже ушёл СЗВ-ТД, потребуется корректирующий или дополняющий отчёт, иначе сведения в фонде будут неполными.
Вторая типичная проблема — путаница между заявлением о переходе на ЭТК и заявлением о сохранении бумажной книжки. Неверно выбранный вид документа приведёт к передаче в фонд некорректного события, и исправлять это придётся отменённым событием в новом СЗВ-ТД.
Что делать, если документа нет в программе
Если журнал заявлений отсутствует даже через «Все функции», наиболее вероятная причина — устаревший релиз конфигурации. Механизм ЭТК встроен в типовые конфигурации начиная с версий, выпущенных после вступления в силу соответствующих норм. Проверьте текущий релиз и при необходимости выполните обновление на тестовой копии базы.
Вторая возможная причина — ограничение прав. Попросите администратора проверить роли пользователя: нужны права на документы персонифицированного учёта и кадровые документы. После выдачи прав перезайдите в программу, чтобы интерфейс обновился.
Что важно запомнить
Заявление на электронную трудовую книжку в 1С оформляется документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Отчетность, справки» или «Кадры». Документ должен быть проведён с корректной датой и видом, после чего событие попадёт в отчёт СЗВ-ТД. Проверяйте результат по табличной части отчёта и протоколу приёма фонда.
Ответы на частые вопросы
Обязательно ли заводить заявление в 1С, если сотрудник подал его на бумаге?
Да. Бумажное заявление хранится в личном деле, а документ в 1С нужен для автоматического формирования события в отчёте СЗВ-ТД. Без электронной регистрации сведения в фонд не уйдут.
Можно ли зарегистрировать заявление за прошлый период?
Технически можно — укажите фактическую дату подачи. Но проверьте, не отправлен ли уже СЗВ-ТД за этот период: если отправлен, потребуется дополняющий отчёт с этим событием.
Что делать, если сотрудник передумал и подал новое заявление?
Зарегистрируйте новый документ с актуальной датой и выбранным видом. В отчёте СЗВ-ТД будет передано новое событие, которое заменит предыдущее решение работника — удалять старое заявление не нужно.
Почему заявление не попало в сформированный СЗВ-ТД?
Проверьте три момента: документ проведён, дата заявления попадает в период отчёта, и по этому событию ещё не создан другой отчёт. Также убедитесь, что сотрудник числится в организации, указанной в отчёте.
Нужно ли оформлять заявление на сотрудников, принятых впервые?
Для работников, впервые вступающих в трудовые отношения, сведения ведутся только в электронном виде, и отдельное заявление о выборе формата не требуется. В СЗВ-ТД по ним передаются обычные кадровые события — приём, перевод, увольнение.