Как в 1С отразить выплаты по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) часто сопровождается выплатой компенсации (выходного пособия), размер и условия которой стороны фиксируют в соглашении о расторжении трудового договора. Для бухгалтера и расчётчика эта выплата нестандартна: она не входит в типовой перечень обязательных компенсаций при увольнении, поэтому в 1С её нужно отражать отдельным видом начисления с корректными настройками по НДФЛ и страховым взносам.

Ошибка в отражении такой выплаты приводит к серьёзным последствиям: неверно удержанный НДФЛ, искажённая база по взносам, некорректные сведения в 6-НДФЛ и РСВ, а также споры с сотрудником и претензии налоговой. Поэтому важно заранее настроить вид начисления, понимать необлагаемый лимит и правильно провести документ увольнения.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика действий сохраняется.

Какими нормами регулируется выплата и её налогообложение

Соглашение сторон — основание прекращения трудового договора по ст. 78 ТК РФ. Трудовой кодекс не обязывает работодателя платить компенсацию при таком увольнении, но ст. 178 ТК РФ допускает установление выходного пособия трудовым или коллективным договором. На практике размер и порядок выплаты фиксируют в самом соглашении о расторжении, которое становится первичным документом-основанием для начисления.

По НДФЛ действует правило п. 1 ст. 217 НК РФ: компенсации при увольнении не облагаются налогом в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Сумма превышения облагается НДФЛ по общим правилам и отражается с кодом дохода 2014. Аналогичный необлагаемый лимит установлен для страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В налоговом учёте по налогу на прибыль такие выплаты можно учесть в расходах на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ), если они предусмотрены трудовым, коллективным договором или соглашением о расторжении. Суды и Минфин указывают на необходимость экономической обоснованности, поэтому соглашение должно быть оформлено письменно и подписано обеими сторонами.

Как подготовить вид начисления в 1С:ЗУП

Типовой вид расчёта «Компенсация по соглашению сторон» присутствует не во всех настройках, поэтому чаще его создают вручную. Откройте раздел «Настройка» — «Начисления» и создайте новое начисление копированием типового выходного пособия или «с нуля».

Ключевые параметры настройки:

• Назначение и способ расчёта — «Прочие начисления и выплаты», результат вводится фиксированной суммой;
• НДФЛ — код дохода 2014 (компенсация сверх необлагаемого лимита); если планируется, что выплата всегда в пределах лимита, используют код 2013 с обложением не в полной сумме;
• Страховые взносы — вид дохода «Выплаты при увольнении, облагаемые частично» (аналогичная частичная облагаемость в пределах лимита);
• Налог на прибыль — п. 9 ст. 255 НК РФ, учитывается в расходах на оплату труда;
• Способ отражения в бухучёте — счёт затрат по правилам организации (например, 26 или 44 с аналитикой по подразделениям).

1. 1
   Откройте «Настройка» — «Начисления» и создайте новый вид расчёта
2. 2
   Укажите способ расчёта «Фиксированной суммой»
3. 3
   На вкладке «Налоги, взносы, учёт» задайте код НДФЛ 2014 и частичную облагаемость взносами
4. 4
   Укажите способ отражения в бухучёте и статью расходов по налогу на прибыль
5. 5
   Сохраните и проверьте начисление на тестовом сотруднике

Если в программе уже есть типовое начисление «Выходное пособие» с настроенной частичной облагаемостью, проще скопировать его и переименовать: механизм автоматического расчёта необлагаемого лимита (трёхкратный заработок) в ЗУП привязан именно к таким видам расчёта, и программа сама разделит сумму на облагаемую и необлагаемую части.

Как начислить выплату при увольнении

Основной сценарий — начисление в документе «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). При проведении увольнения программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и долг по зарплате. Выплату по соглашению сторон добавляют вручную на вкладке «Начисления и удержания» кнопкой «Добавить», выбрав созданный вид расчёта и указав сумму из соглашения.

Если по условиям соглашения выплата производится позже даты увольнения (например, частями или после передачи дел), увольнение проводят без этой суммы, а компенсацию начисляют отдельным документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») в том месяце, когда возникает обязанность выплаты. Дата выплаты определит период отражения в 6-НДФЛ.

При расчёте необлагаемого лимита ЗУП использует средний заработок сотрудника. Проверьте, что в базе корректно рассчитан средний заработок для выходного пособия: программа берёт данные за 12 месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник отработал меньше, расчётный период будет фактическим, что влияет на размер лимита.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8

Если зарплата ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии 3.0, предварительно создайте вид начисления: «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Аналогично задайте код НДФЛ 2014, облагаемость взносами с учётом лимита и статью затрат. В типовой Бухгалтерии автоматический расчёт необлагаемого лимита по среднему заработку ограничен, поэтому сумму облагаемой и необлагаемой частей часто приходится контролировать и корректировать вручную.

Начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»): добавьте сотрудника, выберите созданный вид начисления и укажите сумму. При проведении формируются проводки по дебету счёта затрат (26, 44 и др.) и кредиту 70 счёта, а также проводки по НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) и взносам (Дт счёта затрат — Кт 69) с облагаемой части.

Если учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию данные попадают синхронизацией, проверьте, что для вида начисления задан способ отражения, иначе сумма попадёт на счёт по умолчанию или вызовет ошибку обмена. После синхронизации сверьте обороты по 70 счёту и отчёт «Анализ взносов» в обеих программах.

Выплата и отражение в отчётности

Выплату оформляют ведомостью (в банк, кассу) в общем порядке. В платёжном поручении и назначении платежа указывайте, что это компенсация по соглашению о расторжении трудового договора, — это важно и для банка, и для возможных проверок.

В отчётности выплата отражается так:

• 6-НДФЛ: необлагаемая часть (в пределах лимита) в отчёт не включается; облагаемая часть отражается с кодом дохода 2014, дата получения дохода — день выплаты;
• РСВ: вся сумма показывается в базе, необлагаемая часть выделяется в составе необлагаемых выплат;
• 6-НДФЛ по уволенному: сведения о доходах включаются в расчёт за период выплаты, а по итогам года — в справку о доходах;
• ЕФС-1 (раздел о стаже и кадровых событиях): само увольнение по соглашению сторон отражается с соответствующим основанием.

Как проверить правильность расчёта

После начисления сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должны быть видны отдельной строкой компенсация по соглашению, необлагаемая часть и удержанный НДФЛ с облагаемой части. Сверьте сумму налога с ручным расчётом: (сумма выплаты − трёхкратный средний заработок) × ставка НДФЛ.

Дополнительно проверьте отчёты «Налоги и взносы (сводно)» и «Анализ НДФЛ»: облагаемая база по коду 2014 должна совпадать с суммой превышения лимита. Если сотруднику при увольнении начислялись и другие компенсации, убедитесь, что лимит распределён по всем выплатам суммарно, а не по каждой отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Налог удержан только с суммы сверх трёхкратного заработка

Тревожный признак

Налог удержан со всей суммы или не удержан вовсе при явном превышении

Взносы в отчёте «Анализ взносов»

Норма

База увеличена только на облагаемую часть

Тревожный признак

Необлагаемая часть попала в базу по взносам

Проводки после синхронизации

Норма

Дт счёта затрат — Кт 70 на полную сумму, НДФЛ и взносы выделены

Тревожный признак

Сумма зависла на счёте по умолчанию или проводки не сформированы

Особые ситуации

Выплата частями по условиям соглашения

Если соглашение предусматривает несколько платежей, каждый начисляется отдельным документом в месяце его фактической выплаты. Необлагаемый лимит при этом применяется к совокупности выплат: программа в ЗУП отслеживает это автоматически, если все части начислены одним видом расчёта с частичной облагаемостью.

Выплата уже уволенному сотруднику

Начисление после увольнения выполняется тем же документом «Разовое начисление» — уволенный сотрудник доступен для выбора. Доход в 6-НДФЛ отражается на дату выплаты, удержанный НДФЛ перечисляется в общие сроки.

Работник Крайнего Севера

Для сотрудников районов Крайнего Севера и приравненных местностей лимит составляет шестикратный средний месячный заработок. В ЗУП это учитывается по данным карточки сотрудника и подразделения — проверьте, что территориальные условия указаны корректно.

Частые вопросы

Облагается ли НДФЛ выплата по соглашению сторон, если она меньше трёх окладов?

Лимит считается не от оклада, а от среднего месячного заработка за 12 месяцев, предшествующих увольнению. Если сумма выплаты (вместе с другими компенсациями при увольнении) не превышает трёхкратный средний заработок, НДФЛ не удерживается. Средний заработок и оклад могут существенно различаться, поэтому сверяйтесь с расчётом программы.

Можно ли провести выплату как премию, чтобы упростить учёт?

Нельзя. Премия полностью облагается НДФЛ и взносами и не даёт права на необлагаемый лимит. Кроме того, подмена основания выплаты создаёт риски при проверке: налоговая может переквалифицировать выплату, доначислить налоги и оспорить расходы по налогу на прибыль.

Что делать, если в 1С:Бухгалтерии программа не считает необлагаемый лимит автоматически?

В типовой Бухгалтерии 3.0 автоматический расчёт лимита ограничен. Рассчитайте трёхкратный средний заработок вручную (или в ЗУП) и разделите выплату на два начисления: необлагаемую часть с кодом, не облагаемым НДФЛ и взносами, и облагаемую часть с кодом 2014. Зафиксируйте расчёт в бухгалтерской справке.

Нужно ли отражать выплату в РСВ, если она полностью в пределах лимита?

Да. В расчёте по страховым взносам показывается вся сумма выплаты: необлагаемая часть отражается в составе сумм, не подлежащих обложению, поэтому база по взносам не увеличивается, но сама выплата в отчётности присутствует.

Можно ли учесть выплату в расходах, если она прописана только в соглашении, а не в трудовом договоре?

Да, п. 9 ст. 255 НК РФ позволяет учитывать выходные пособия, предусмотренные соглашением о расторжении трудового договора. Главное условия — письменная форма соглашения, подписи обеих сторон и экономическая обоснованность размера выплаты.

Как исправить ошибку, если НДФЛ удержан неверно и деньги уже выплачены?

Если налог удержан излишне — верните сумму сотруднику по его заявлению с зачётом в счёт будущих платежей НДФЛ и подайте уточнённый 6-НДФЛ. Если налог не удержан — удержите при ближайшей выплате либо сообщите о невозможности удержания в налоговую по итогам года. В программе исправление выполняется сторнированием и перерасчётом документа начисления.