Как рассчитать декретные в 1С:ЗУП

Пособие по беременности и родам в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 рассчитывается автоматически на основании электронного больничного листа (ЭЛН), который передаёт Социальный фонд России. Задача расчётчика — корректно загрузить больничный, проверить исходные данные (стаж, заработок расчётного периода, районный коэффициент) и при необходимости выполнить расчёт вручную по заявлению сотрудницы с заменой лет.

С переходом на проактивный порядок выплат схема работы изменилась: фонд сам присылает сведения об открытом больничном по беременности и родам, а работодатель обязан передать недостающие данные. Ошибка в расчёте или пропуск сообщения из СФР приводит к задержке выплаты для сотрудницы и штрафным рискам для организации, поэтому важно понимать весь цикл — от получения ЭЛН до отправки сведений.

Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: настройка обмена с СФР, создание документа «Больничный лист», проверка среднего заработка, замена лет расчётного периода и контроль результата перед выплатой.

Что понадобится перед расчётом

Для корректного расчёта пособия по беременности и родам в программе должны быть выполнены базовые условия. Во-первых, настроен обмен с СФР: либо встроенный сервис «1С-Отчетность» / прямой обмен ЭЛН, либо загрузка больничного вручную по номеру. Во-вторых, в базе есть актуальные кадровые данные сотрудницы — приём на работу, график, начисления за расчётный период.

Если сотрудница работает в организации меньше двух расчётных лет, потребуются сведения о заработке с предыдущих мест работы (справка о сумме заработка). Их вводят в программу отдельным документом, иначе средний заработок будет занижен и пособие рассчитается неверно.

Проверьте также, что в настройках учётной политики организации указан правильный районный коэффициент (если применяется) и доля ставки сотрудницы отражена корректно — эти параметры напрямую влияют на сравнение пособия с минимальным размером, рассчитанным из МРОТ.

Получение и загрузка электронного больничного

При прямых выплатах СФР присылает в программу сообщение об открытии больничного по беременности и родам. Оно появляется в рабочем месте обмена с фондом: раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или рабочее место «ЭЛН» в разделе «Зарплата». Сообщение содержит номер ЭЛН, период нетрудоспособности и запрос недостающих сведений.

На основании входящего сообщения создайте документ «Больничный лист»: в рабочем месте обмена выберите сообщение и нажмите «Создать больничный лист». Программа подставит номер ЭЛН, даты и причину нетрудоспособности «Беременность и роды». Если обмен не настроен, документ создаётся вручную: «Зарплата» — «Больничные листы» — «Создать», затем укажите номер ЭЛН и нажмите «Получить из ФСС» либо заполните данные с бумажного прототипа.

1. 1
   Откройте рабочее место обмена с СФР и найдите входящее сообщение об ЭЛН
2. 2
   Создайте на его основании документ «Больничный лист»
3. 3
   Проверьте сотрудницу, даты и номер больничного
4. 4
   Убедитесь, что причина нетрудоспособности — «Беременность и роды»
5. 5
   Заполните недостающие сведения по запросу фонда
6. 6
   Проведите документ и отправьте ответ в СФР

Как программа считает средний заработок

Среднедневной заработок для декретных определяется как сумма выплат за два календарных года, предшествующих году ухода в отпуск по беременности и родам, делённая на число календарных дней в этом периоде. Из количества дней исключаются периоды больничных, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов.

В документе «Больничный лист» расчёт отображается на закладке «Оплата» и детально — по кнопке печати «Расчет среднего заработка». Здесь видно, какие начисления попали в базу, какие дни исключены и какой среднедневной заработок получился. Сверьте этот расчёт с данными учёта: если сотрудница недавно принята, проверьте, внесены ли справки о заработке от прежних работодателей (документ «Справка о заработке для расчета пособий» в разделе «Зарплата»).

Программа автоматически сравнивает среднедневной заработок с минимальным, рассчитанным из МРОТ, и с максимальным, ограниченным предельной базой по взносам за соответствующие годы. Если фактический заработок ниже минимального, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента и ставки; если выше максимального — применяется ограничение.

Контрольные точки

Как проверить расчёт среднего заработка

Выплаты за расчётные годы

Норма

В базу попали все облагаемые взносами начисления, включая справки с прошлых мест работы

Тревожный признак

Часть заработка отсутствует — средний занижен

Количество дней периода

Норма

Из 730/731/732 дней исключены только периоды, предусмотренные законом

Тревожный признак

Исключены лишние дни или не исключены больничные

Сравнение с МРОТ

Норма

Программа применила минимум из МРОТ при низком заработке

Тревожный признак

Пособие меньше минимального без видимой причины

Замена лет расчётного периода

Если в двух расчётных годах (или одном из них) сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, она вправе по заявлению заменить эти годы на более ранние, если это увеличит пособие. Типичная ситуация — переход «из декрета в декрет» без выхода на работу.

В документе «Больничный лист» нажмите на ссылку расчётного периода рядом с полем среднего заработка и установите флажок замены лет, указав нужные годы по заявлению сотрудницы. Программа пересчитает средний заработок за выбранные годы. Обязательно сравните результат «до» и «после»: замена допускается только если пособие увеличивается, иначе фонд может отказать в возмещении.

Начисление, выплата и отправка сведений в СФР

После проверки всех данных проведите документ «Больничный лист». Программа начислит пособие за весь период отпуска по беременности и родам (стандартно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности — больше; длительность подставляется из ЭЛН автоматически). Одновременно документ регистрирует отсутствие сотрудницы — в табеле появится соответствующий вид времени.

Далее сформируйте ответ на запрос СФР со сведениями для назначения пособия: в рабочем месте обмена выберите исходящее сообщение, проверьте состав данных (средний заработок, стаж, районный коэффициент, сведения о застрахованном лице) и отправьте. Срок ответа фонду ограничен, поэтому не откладывайте отправку — просрочка отражается на сроках выплаты сотруднице.

Если в вашем регионе или по настройкам обмена пособие частично выплачивается через работодателя, сумма попадёт в ведомость на выплату вместе с ближайшей зарплатой. Проверьте, что пособие не включено в облагаемую базу по НДФЛ и взносам — в типовой конфигурации это настроено по умолчанию видом начисления «Пособие по беременности и родам».

Перед отправкой сведений в СФР распечатайте или сохраните «Расчет среднего заработка» из документа. Если фонд запросит пояснения или сотрудница оспорит сумму, у вас будет готовое обоснование расчёта без повторного открытия старого периода.

Особые ситуации и проверка результата

Совместители и работа по нескольким договорам

Для внешних совместителей пособие назначается по каждому месту работы либо по одному — в зависимости от того, где сотрудница работала в расчётном периоде. В ЗУП для внутреннего совместительства заработок суммируется автоматически, а для внешнего больничный оформляется в каждой организации отдельно по своему ЭЛН.

Неполное рабочее время и маленький стаж

Если сотрудница работает на неполную ставку, минимальное пособие из МРОТ считается пропорционально ставке. При страховом стаже менее шести месяцев пособие за полный месяц не может превышать МРОТ — программа применяет это ограничение автоматически, но проверить его стоит вручную по печатной форме расчёта.

Продолжение больничного (осложнённые роды)

Дополнительный больничный на 16 или 54 дня оформляется отдельным документом «Больничный лист» с признаком продолжения. Убедитесь, что в документе указана ссылка на первичный больничный — тогда программа не будет повторно рассчитывать средний заработок и корректно свяжет оба периода.

Частые вопросы

Можно ли рассчитать декретные в ЗУП без электронного больничного?

Да, документ «Больничный лист» можно создать вручную, указав номер ЭЛН и данные из сообщения фонда или бумажного прототипа. Однако для выплаты всё равно потребуется обмен с СФР — без отправки сведений фонд не назначит пособие.

Где посмотреть, какие суммы вошли в расчёт среднего заработка?

В документе «Больничный лист» нажмите кнопку печати и выберите «Расчет среднего заработка». Форма покажет помесячную расшифровку выплат по годам, исключённые дни и итоговый среднедневной заработок.

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата была выше?

Чаще всего причина в отсутствии справок о заработке с предыдущих мест работы или в том, что сотрудница принята в текущем году и в базе нет данных за расчётный период. Проверьте документы «Справка о заработке для расчета пособий» и повторите расчёт.

Облагаются ли декретные НДФЛ и взносами в 1С:ЗУП?

Нет. Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В типовой конфигурации это задано настройками вида начисления, поэтому сумма не попадает в облагаемые базы — достаточно не менять эти настройки вручную.

Как оформить дополнительный больничный после осложнённых родов?

Создайте новый документ «Больничный лист», укажите номер нового ЭЛН и отметьте, что это продолжение первичного больничного, выбрав исходный документ. Программа использует тот же средний заработок и начислит пособие за дополнительные дни.

Что делать, если СФР вернул сообщение с ошибкой?

Откройте протокол обмена в рабочем месте ЭЛН, посмотрите текст ошибки — обычно это расхождение в персональных данных (СНИЛС, ФИО, дата рождения) или отсутствие обязательных сведений. Исправьте данные в карточке сотрудника или документе и отправьте сообщение повторно.