Другое · 7 мин
Где в 1С находится трудовой договор и как с ним работать
Разбираем, где хранятся трудовые договоры в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как создать, распечатать и найти документ по сотруднику.
Трудовой договор в программах 1С не существует как отдельный документ с одной кнопкой — он формируется из данных кадровых документов и печатных форм. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) путь к нему отличается, и это частая причина путаницы у кадровиков и бухгалтеров.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) трудовой договор создаётся при приёме сотрудника на работу и хранится в справочнике сотрудников как печатная форма. В 1С:Бухгалтерии механизм проще: договор оформляется через кадровый документ «Приём на работу» с последующей печатью типового шаблона.
Ниже разберём конкретные пути в обеих конфигурациях, способы найти уже созданный договор, настроить шаблон и избежать типичных ошибок при печати.
Где искать трудовой договор в 1С:ЗУП
Основная точка входа — раздел «Кадры» в главном меню. Здесь расположен журнал «Приёмы, переводы, увольнения», где хранятся все кадровые документы, включая приёмы на работу, на основании которых оформляются трудовые договоры.
Второй путь — справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»). Откройте карточку нужного работника: в ней доступны все связанные документы, а через кнопку «Печать» можно вывести форму трудового договора.
Если договор создавался как отдельный документ с использованием шаблона, его также можно найти через раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» либо через полнотекстовый поиск по базе (значок лупы в правом верхнем углу).
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника по фамилии через поиск
- 3Откройте карточку сотрудника
- 4Нажмите «Печать» и выберите «Трудовой договор»
- 5Проверьте заполненные данные и выведите на печать
Как создать трудовой договор при приёме на работу
При оформлении нового сотрудника договор формируется автоматически на основе документа приёма. Создайте документ «Приём на работу» (в ЗУП: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»), заполните дату приёма, подразделение, должность, условия оплаты труда.
После заполнения данных в документе доступна печать: кнопка «Печать» → «Трудовой договор». Программа подставит в шаблон данные из документа и карточки сотрудника — ФИО, паспортные данные, оклад, режим работы.
Важно: перед печатью проверьте, что в карточке сотрудника заполнены паспортные данные и адрес регистрации. Пустые поля в договоре — частая причина возврата документов на доработку при проверках.
Где трудовой договор в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок находится в разделе «Зарплата и кадры». Здесь есть журнал «Кадровые документы» и справочник «Сотрудники». Договор печатается из документа «Приём на работу» или из карточки сотрудника.
Если в меню нет кнопки печати трудового договора, проверьте настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники». Должны быть включены опции ведения кадрового учёта.
В базовых версиях 1С:Бухгалтерии набор печатных форм ограничен. Если типового шаблона договора нет, используйте механизм «Дополнительные печатные формы» или оформите договор во внешнем редакторе по данным программы.
Настройка и редактирование шаблона договора
Стандартный шаблон не всегда учитывает специфику организации: особые условия труда, испытательный срок, коммерческую тайну. В 1С:ЗУП шаблоны редактируются через механизм печатных форм: откройте печатную форму, нажмите «Ещё» → «Изменить макет» (доступно при наличии прав администратора).
В ЗУП 3.1 также есть раздел «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки», где можно подключить внешние шаблоны. Для массового использования нестандартных договоров удобнее создать собственный макет с автоподстановкой данных сотрудника.
Редактируйте копию типового макета, а не сам типовой — при обновлении конфигурации изменённые типовые формы могут вызвать конфликты и потребовать ручного сравнения.
Как найти ранее оформленный договор сотрудника
Самый быстрый способ — карточка сотрудника. В ЗУП в ней есть ссылка «Трудовой договор» или вкладка с документами, где отображаются все кадровые события: приём, переводы, дополнительные соглашения, увольнение.
Если нужен список договоров по всем сотрудникам, используйте отчёты. В ЗУП: раздел «Отчёты, справки» → «Штатное расписание» или «Списки сотрудников» с настройкой отбора. Также полезен отчёт «Остатки отпусков» и «Кадровые отчёты» для сверки данных.
Дополнительные соглашения к договору в ЗУП оформляются через документы «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты труда» — они также печатаются из соответствующих документов.
Проверка корректности оформленного договора
После печати сверьте ключевые реквизиты: дату заключения, дату начала работы (они могут различаться), наименование должности по штатному расписанию, размер оклада, условия испытательного срока.
Данные в договоре должны совпадать с приказом о приёме (форма Т-1) и записью в личной карточке Т-2. Все три формы доступны из одного документа приёма — распечатайте их вместе и сверьте.
Как проверить результат
Совпадает с датой в приказе о приёме
Даты различаются — риск споров о стаже
Равен окладу в штатном расписании и приказе
Суммы расходятся — нарушение при проверке
Все поля заполнены, серия и номер актуальны
Пустые поля или устаревший документ
Часто задаваемые вопросы
Можно ли хранить трудовой договор в 1С как файл?
Да. В карточке сотрудника есть возможность прикрепить скан подписанного договора через кнопку «Присоединённые файлы» (скрепка). Это удобно для быстрого доступа, но не заменяет бумажный оригинал или электронный документ с подписью.
Почему в 1С:Бухгалтерии нет печатной формы трудового договора?
В базовых и некоторых ПРОФ-версиях шаблон может отсутствовать или быть отключён. Проверьте функциональность программы и наличие внешних печатных форм. Как вариант — оформить договор в Word по данным из карточки сотрудника.
Как оформить дополнительное соглашение к договору?
В ЗУП допсоглашение печатается из документа, изменяющего условия труда: «Кадровый перевод», «Изменение условий оплаты труда». Создайте документ, заполните новые условия и выберите печатную форму соглашения.
Где найти договоры уволенных сотрудников?
В справочнике «Сотрудники» снимите фильтр «показывать только действующих» — уволенные отобразятся в списке. Карточка и все кадровые документы уволенного остаются в базе и доступны для печати.
Можно ли подписать трудовой договор электронно через 1С?
Да, если в программе настроен обмен с сервисом электронного документооборота (например, через 1С-ЭДО или интеграцию с КЭП). Потребуется квалифицированная электронная подпись у работодателя и согласие сотрудника на электронный формат.
Что важно запомнить
Трудовой договор в 1С — это печатная форма кадровых документов, а не отдельный объект. В ЗУП ищите через раздел «Кадры» и карточку сотрудника, в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры». Перед печатью проверяйте полноту данных сотрудника, а макеты редактируйте только в копиях.