Как в 1С ЗУП рассчитать увольнение: инструкция для расчётчика

Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП оформляется одним документом «Увольнение», который одновременно прекращает трудовой договор и рассчитывает все причитающиеся суммы: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и удержания. Программа автоматически подтягивает остаток отпуска, средний заработок и плановые начисления, но корректность итога зависит от того, насколько полно введены исходные данные.

Ошибка при окончательном расчёте чревата не только перерасчётами, но и жалобами в трудовую инспекцию: по закону все суммы должны быть выплачены в день увольнения, а за задержку начисляется компенсация. Поэтому перед проведением документа стоит проверить кадровые данные, закрытые периоды и остатки отпусков.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до выплаты, формирования справок и проверки типовых ошибок, которые чаще всего встречаются у расчётчиков.

Проверка данных перед расчётом увольнения

До создания документа убедитесь, что в базе корректно отражена история сотрудника. Проверьте приём на работу, переводы, отсутствия (больничные, отпуска за свой счёт, прогулы) — всё это влияет на стаж для компенсации отпуска и на средний заработок. Если документы введены задним числом и не проведены, расчёт увольнения подтянет неполные данные.

Отдельно проверьте остаток отпуска: отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») покажет, сколько дней положено компенсировать или, наоборот, удержать за использованный авансом отпуск. Если остаток в отчёте расходится с ожиданиями кадровика, разберитесь до расчёта, а не после.

Также убедитесь, что зарплата за предыдущие месяцы начислена и выплачена, а период, в котором увольняется сотрудник, не закрыт датой запрета изменения данных. Если расчётный месяц уже «запечатан», документ придётся проводить после снятия ограничения или через отдельный порядок в вашей учётной политике.

Создание документа «Увольнение»

Документ находится в разделе «Кадры» — «Все кадровые документы» — «Увольнение» (или «Зарплата» — «Увольнения»). Если увольняется несколько сотрудников одним приказом, используйте «Увольнение списком». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день. Именно от неё программа отсчитывает период начисления зарплаты и сроки выплаты.

В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК РФ из справочника — формулировка попадёт в приказ и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Дата и номер приказа заполняются автоматически, но их можно изменить, если приказ оформлен отдельно.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Рассчитать» или просто перейдите на вкладки начислений: программа автоматически подберёт виды расчёта, предусмотренные для увольнения. Если сотрудник работает по совместительству, для каждого места работы создаётся отдельный документ.

Начисление зарплаты и компенсации отпуска

На вкладке «Начисления и удержания» документ рассчитывает оплату по окладу (или иному плановому начислению) пропорционально отработанным дням в месяце увольнения. Данные берутся из графика работы и табеля: если сотрудник болел или был в отпуске в этом месяце, отработанное время уменьшится автоматически.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается на отдельной вкладке «Компенсация отпуска». Программа определяет количество дней исходя из стажа и остатков, а среднедневной заработок — по правилам для отпускных: из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник отработал меньше, берётся фактический период.

Проверьте оба показателя вручную: количество дней можно сверить с отчётом «Остатки отпусков», а состав базы среднего заработка — по ссылке в поле «Средний заработок». Если в расчётный период попали исключаемые выплаты (например, разовая материальная помощь), убедитесь, что виды начислений настроены корректно.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск больше, чем заработал, документ вместо компенсации предложит удержание. Учтите ограничение: общий размер удержаний при увольнении, как правило, не может превышать 20% от причитающейся суммы (50% — в отдельных случаях). Если долг больше, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд — программа этого не контролирует, ответственность на расчётчике.

Выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства

При сокращении штата, ликвидации организации и ряде других оснований сотруднику положено выходное пособие. В документе «Увольнение» на вкладке «Выходное пособие» укажите количество дней или месяцев среднего заработка — программа рассчитает сумму. Средний заработок для пособия считается иначе, чем для отпуска: по рабочим дням в оплачиваемом периоде.

Если по соглашению сторон или локальному акту пособие больше законодательного минимума, сумму можно скорректировать вручную. Помните про необлагаемый лимит: НДФЛ и взносами не облагается пособие в пределах трёхкратного (для работников Крайнего Севера — шестикратного) среднего месячного заработка. Программа отслеживает лимит по настройкам вида начисления — проверьте, что пособие назначено правильным видом расчёта.

Сохранение среднего заработка на второй и третий месяц трудоустройства в документе «Увольнение» не рассчитывается: эти выплаты оформляются позже отдельным начислением, когда сотрудник подтвердит, что не трудоустроился.

Компенсация отпуска и выходное пособие

Компенсация отпуска

Средний заработок по календарным дням за 12 месяцев; облагается НДФЛ и взносами полностью

Выходное пособие

Средний заработок по рабочим дням оплачиваемого периода; в пределах трёхкратного месячного заработка НДФЛ и взносами не облагается

Ручная корректировка суммы

Допустима в обоих случаях, но требует документального основания — соглашения, локального акта

НДФЛ, взносы и удержания при увольнении

На вкладке «НДФЛ» и «Взносы» документ автоматически исчисляет налог со всех облагаемых начислений. Дата получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день, поэтому НДФЛ попадёт в соответствующий период отчётности. Проверьте, что применены все положенные вычеты: стандартные на детей, имущественные по уведомлению из ИФНС.

Страховые взносы начисляются в общем порядке на зарплату и компенсацию отпуска. Документ «Увольнение» формирует их по сотруднику сразу — это удобно, если месяц ещё не закрыт и итоговое начисление взносов будет позже: суммы по уволенному уже зафиксированы.

Действующие исполнительные листы (алименты, долги) программа применит к окончательному расчёту автоматически. После увольнения не забудьте вернуть исполнительный лист в ФССП или взыскателю с отметкой об удержаниях — это обязанность работодателя, а не программы.

Выплата окончательного расчёта

После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или «в кассу»). В поле «Выплачивать» выберите характер «Увольнение» — тогда в ведомость попадут только суммы окончательного расчёта, а не вся задолженность по зарплате. Это важно, если зарплата за месяц по остальным сотрудникам ещё не начислена.

Срок выплаты — день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал (например, был в отпуске с последующим увольнением), выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. За каждый день задержки положена компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы — в ЗУП она рассчитывается отдельным документом «Компенсация за задержку зарплаты».

После выплаты сформируйте и выдайте сотруднику документы: расчётный листок, справку о заработке для пособий (форма 182н при необходимости), выписки из СЗВ-ТД (сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа), раздел 2 справки 2-НДФЛ по запросу. Все они формируются из карточки сотрудника или журнала отчётов.

1. 1
   Проверьте кадровые данные, отсутствия и остаток отпуска по отчётам
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
3. 3
   Проверьте начисления: зарплату, компенсацию отпуска, пособие
4. 4
   Сверьте средний заработок и количество дней компенсации вручную
5. 5
   Проверьте НДФЛ, взносы и удержания по исполнительным листам
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость с характером «Увольнение»
7. 7
   Выплатите суммы в день увольнения и выдайте справки
8. 8
   Передайте СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня

Проверка результата и типичные ошибки

Итоговую сумму к выплате видно на первой вкладке документа и в ведомости. Сверьте её с расчётным листком сотрудника: все начисления, удержания и налог должны сходиться до копейки. Полезно сформировать «Полную расшифровку НДФЛ» и проверить, что налог исчислен с каждого дохода по правильной дате.

После проведения убедитесь, что сотрудник снят с плановых начислений: откройте его карточку — действие всех назначений должно быть прекращено датой увольнения. Если в следующем месяце по уволенному вдруг начисляется оклад, значит, документ увольнения не отменил плановые начисления (так бывает при ручном изменении дат или вводе увольнения задним числом).

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма к выплате в документе и ведомости

Норма

Совпадает до копейки с расчётным листком

Тревожный признак

Расхождения — ищите ручные правки или непроведённые документы

Дни компенсации отпуска

Норма

Равны остатку из отчёта «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Разница — проверяйте стаж и отсутствия

Плановые начисления после увольнения

Норма

Прекращены датой увольнения

Тревожный признак

В следующем месяце начисляется оклад

НДФЛ

Норма

Исчислен с датой получения дохода — день увольнения

Тревожный признак

Налог попал в другой период или вычеты не применены

Особые сценарии увольнения

Отпуск с последующим увольнением

Оформляется документом «Отпуск» с включённым флагом «Отпуск с последующим увольнением». Расчёт отпускных производится сразу, а окончательный расчёт (зарплата за отработанные дни до отпуска) — тем же документом или отдельным «Увольнением», в зависимости от настроек. Компенсация за неиспользованный отпуск в этом случае обычно не возникает, но программа проверит остаток.

Увольнение задним числом

Если приказ пришёл позже даты увольнения и месяц уже закрыт, документ вводится текущей датой с прошлой датой увольнения. ЗУП предложит отменить начисления, сделанные после даты увольнения (документ «Отмена начислений»), или скорректирует их при перерасчёте. Будьте готовы к уточнённым расчётам взносов и 6-НДФЛ.

Увольнение по переводу и совместителей

При переводе к другому работодателю расчёт идентичен обычному увольнению — отличается только основание. Внутреннее совместительство увольняется отдельным документом, при этом основное место работы продолжает действовать. Не путайте с кадровым переводом внутри организации: там окончательный расчёт не производится.

Перед массовым сокращением полезно сделать «черновой» прогон: скопируйте базу или рассчитайте одного сотрудника и сверьте пособие с ручным расчётом среднего заработка. Так вы заранее поймаете ошибки в настройках видов расчёта, которые иначе повторятся в каждом документе.

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицательный — проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также убедитесь, что в настройках вида расчёта компенсации не снято использование, и что сотрудник принят на работу кадровым документом, а не только начислением. Если отпуск использован авансом, вместо компенсации появится удержание.

Как исправить ошибку в уже проведённом увольнении?

Если выплата ещё не произведена, откройте документ, скорректируйте данные и перепроведите. Если деньги выплачены и отчётность сдана, используйте механизм доначисления: документ «Доначисление, перерасчет» или новое увольнение с исправлением — в зависимости от ситуации. Помните, что изменение прошлого периода потребует уточнённых расчётов по НДФЛ и взносам.

Нужно ли начислять зарплату за месяц увольнения отдельным документом?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни месяца увольнения по всем плановым начислениям сотрудника. Дополнительно создавать «Начисление зарплаты и взносов» по этому сотруднику не нужно — иначе сумма задвоится. Исключение — премии, начисляемые отдельными документами после увольнения.

Как выплатить увольнение, если зарплата по организации ещё не начислена?

Именно для этого существует характер выплаты «Увольнение» в ведомости: программа берёт суммы из документа увольнения, не дожидаясь общего расчёта месяца. Создайте ведомость, выберите «Выплачивать — Увольнение», подберите сотрудника — и проведите выплату в обычном порядке.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, полностью: компенсация отпуска при увольнении облагается и НДФЛ, и страховыми взносами — это одно из немногих исключений из льгот для «увольнительных» выплат. Не облагаются в пределах лимита только выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. В ЗУП обложение определяется настройками вида начисления — проверьте их при сомнениях.

Что делать, если сотрудник уволен, а потом принёс больничный?

Если нетрудоспособность наступила в течение 30 дней после увольнения, пособие положено в размере 60% среднего заработка. В ЗУП введите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника — программа рассчитает пособие по пониженному проценту автоматически. После оплаты включите данные в реестр для ФСС при проектном порядке выплат.