Другое · 9 мин
Где в 1С найти сведения о застрахованном лице
Где в 1С:ЗУП хранятся сведения о застрахованном лице: СНИЛС, ИНН, адрес, документы. Пути к данным, заполнение, проверка и типичные ошибки.
Сведения о застрахованном лице в 1С — это персональные данные сотрудника, которые используются для персонифицированного учета в СФР (ранее ПФР и ФСС): СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, пол, адрес, данные документа, удостоверяющего личность, гражданство. Эти данные подтягиваются в отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1, персонифицированные сведения о физлицах и расчет по страховым взносам.
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) вся информация хранится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Это принципиальный момент: один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), но сведения о застрахованном лице у него общие.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, порядок заполнения и проверки данных, а также типичные ситуации, когда сведения не попадают в отчеты или отклоняются фондом.
Где хранятся сведения о застрахованном лице
Основная точка входа — справочник «Физические лица». Путь: раздел «Кадры» → «Физические лица». Если этого пункта нет в меню, откройте раздел «Кадры» и воспользуйтесь кнопкой навигации (три полоски или «Еще») — список команд зависит от настроенного интерфейса.
Второй, более привычный путь — через сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники», открыть карточку сотрудника и перейти по ссылке с ФИО физического лица в шапке формы. Откроется та же карточка физлица, где собраны все персональные данные.
В карточке физического лица данные сгруппированы по гиперссылкам:
- Личные данные — ФИО, дата рождения, пол, место рождения;
- СНИЛС, ИНН — указываются прямо в полях карточки;
- Документ, удостоверяющий личность — вид документа, серия, номер, кем и когда выдан;
- Гражданство — для иностранцев влияет на статус застрахованного лица;
- Адреса — регистрация и фактическое проживание (гиперссылка «Адреса, телефоны»);
- Семья, образование, инвалидность — дополнительные сведения для отчетности.
Как заполнить сведения для нового сотрудника
При приеме на работу через документ «Прием на работу» программа предложит создать новое физическое лицо или выбрать существующее. Если человек уже работал в организации (например, был уволен и принят снова), обязательно выбирайте существующую карточку — иначе в отчетность уйдут дубли с одним СНИЛС.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать» или документ «Прием на работу».
- 2Заполните ФИО, дату рождения и пол — программа проверит формат автоматически.
- 3Введите СНИЛС в формате XXX-XXX-XXX XX; программа проверит контрольное число.
- 4Укажите ИНН, если сотрудник его предоставил (поле необязательное, но нужно для сверок).
- 5По гиперссылке документа введите паспортные данные с датой выдачи.
- 6Заполните адрес регистрации через классификатор (ФИАС/КЛАДР) — вручную вводить не рекомендуется.
- 7Запишите карточку и проверьте отсутствие предупреждений о дублях.
После записи карточки программа может выдать сообщение о найденных похожих физических лицах. Не игнорируйте его: дубли физлиц — одна из главных причин ошибок при сдаче персонифицированной отчетности и при формировании сведений о стаже.
Проверка корректности данных перед отчетностью
Перед сдачей ЕФС-1 или персонифицированных сведений стоит прогнать встроенную проверку. В отчете перейдите по кнопке «Проверка» → «Проверить в интернете» или используйте встроенную проверку файла (кнопка «Проверить» с выбором программы проверки). Ошибки по СНИЛС, ФИО и документам будут показаны построчно с указанием сотрудника.
Дополнительно полезна обработка поиска дублей: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». Запустите поиск по справочнику «Физические лица» с сопоставлением по СНИЛС и ФИО.
Как проверить результат
Формат XXX-XXX-XXX XX, контрольное число сходится, поле не подсвечено красным
Программа выдает предупреждение о неверном контрольном числе или формате
Сотрудник присутствует в нужном разделе, ФИО и СНИЛС совпадают с паспортом
Сотрудник отсутствует или строка подсвечена как ошибочная при проверке
Поиск дублей не находит совпадений по СНИЛС
Два и более физлица с одинаковым СНИЛС
Где в карточке статус застрахованного лица и страховой стаж
Помимо паспортных данных, для отчетности важен статус застрахованного лица: постоянно или временно пребывающий иностранец, временно проживающий, гражданин РФ и т.д. В ЗУП он задается по гиперссылке «Страхование» или через данные о гражданстве и статусе налогоплательщика (гиперссылка «ИНН, статус налогоплательщика» в карточке физлица либо в сотруднике — зависит от версии).
Сведения о страховом стаже для больничных вводятся по гиперссылке «Страхование» → «Трудовая деятельность» или в документе приема на работу: указывается стаж на дату приема и периоды работы у предыдущих работодателей. От этих данных зависит процент оплаты больничного листа.
Для сведений о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) используется отдельный блок — документы «Сведения о трудовой деятельности» и «Заявления о ведении трудовой книжки» в разделе «Кадры».
Кадры → Физические лица → поля в шапке формы
Открывается история документов с датами действия
Влияет на тарифы взносов и разделы отчетности
Вводится при приеме, используется в расчете пособий
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — сотрудник не попадает в отчет или отчет не проходит проверку из-за некорректных персональных данных. Причины обычно однотипные: опечатка в СНИЛС, незаполненный документ, дубль физлица, устаревшая фамилия после замены паспорта.
Вторая группа ошибок — изменение данных «задним числом» без указания даты. Если сотрудница сменила фамилию, а вы просто переписали ФИО в карточке без регистрации изменения, то отчеты за прошлые периоды начнут формироваться с новой фамилией, что вызовет расхождения с ранее сданными данными.
Если дубль уже создан и по обеим карточкам есть документы, объединяйте их через «Поиск и удаление дублей» с заменой ссылок. Перед этой операцией сделайте резервную копию базы — замена ссылок необратима.
Отличия в других конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии персональные данные также хранятся в справочнике физических лиц: «Справочники» → «Физические лица» или через карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры». Состав полей уже, чем в ЗУП, но СНИЛС, ИНН, документ и адрес присутствуют.
В конфигурациях на управляемых формах без кадрового учета (например, «Управление нашей фирмой») структура аналогична: ищите справочник «Физические лица» или поля СНИЛС/ИНН в карточке сотрудника. Если конфигурация доработанная, расположение может отличаться — тогда воспользуйтесь поиском по меню через «Все функции».
Где искать в разных конфигурациях
Кадры → Физические лица; полный набор сведений, история изменений, статусы застрахованных.
Справочники → Физические лица или Зарплата и кадры → Сотрудники; базовый набор полей для отчетности.
Справочник физлиц или поля в карточке сотрудника; точный путь зависит от доработок.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в ЕФС-1 или персонифицированные сведения?
Чаще всего не заполнены обязательные данные: СНИЛС, документ или адрес, либо карточка физлица помечена на удаление. Откройте карточку физического лица и проверьте подсвеченные поля, затем перезаполните отчет.
Как исправить ошибку в СНИЛС, если отчетность уже сдана?
Исправьте СНИЛС в карточке физического лица, затем сформируйте корректирующий (отменяющий) отчет за тот же период. Фонд сопоставляет сведения именно по СНИЛС, поэтому без корректировки данные «повиснут» на неверном номере.
Где указать смену фамилии сотрудника?
В карточке физического лица нажмите на значок карандаша рядом с ФИО либо используйте документ «Изменение персональных данных» (в ЗУП — через кадровые документы). Обязательно укажите дату, с которой действует новая фамилия, и обновите данные документа.
Что делать, если программа пишет «найдено похожее физическое лицо»?
Это предупреждение о возможном дубле. Откройте найденную карточку и сравните СНИЛС и дату рождения. Если это тот же человек — отмените создание новой карточки и используйте существующую, при необходимости оформив повторный прием.
Обязательно ли заполнять ИНН сотрудника?
Для большинства форм отчетности ИНН не является обязательным, но его наличие упрощает сверку с данными ФНС и уменьшает риск расхождений при перекрестных проверках. Если сотрудник предоставил ИНН — внесите его в карточку физлица.
Где посмотреть, какие данные уйдут в отчет, до его отправки?
Сформируйте отчет, откройте вкладку с сотрудниками и дважды щелкните по строке — откроются сведения, включенные в файл. Кнопка «Проверить» покажет ошибки форматного контроля до выгрузки.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице в 1С хранятся в карточке физического лица (Кадры → Физические лица), а не в карточке сотрудника. Заполняйте СНИЛС, документ и адрес через штатные гиперссылки, изменения вносите с датой, избегайте дублей физлиц и проверяйте данные встроенной проверкой перед сдачей отчетности.