Другое · 9 мин
Как оформить ученический договор в 1С
Как оформить ученический договор в 1С:ЗУП — настройка программы, приём ученика, начисление стипендии, отражение в учёте, типичные ошибки и проверка результата.
Ученический договор регулируется главой 32 Трудового кодекса РФ и может заключаться с лицом, ищущим работу (без приёма в штат), либо с уже работающим сотрудником для переобучения. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) прямого документа «Ученический договор» в типовой поставке нет, поэтому оформление строится на штатных механизмах: приём на работу, назначение начисления стипендии и отражение периода обучения.
Перед началом работы важно определить сценарий: ученик принимается в штат на время обучения с последующим переводом, либо договор заключается с действующим сотрудником без изменения его основного места работы. От этого зависит, какие документы создавать и как считать стипендию, налоги и взносы.
Ниже разобран практический порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. Имена пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика сохраняется.
Проверьте исходные условия перед оформлением
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе заполнена учётная политика организации, созданы подразделение и должность, на которые будет оформлен ученик, и настроены виды расчёта. Если ученик — новый человек для компании, потребуются его персональные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные для трудового договора.
Также определите правовой статус стипендии. Стипендия по ученическому договору с лицом, не состоящим в штате, облагается страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке. Если же обучается действующий сотрудник, выплаты могут квалифицироваться иначе — например, как средний заработок на период обучения с отрывом от работы. Ошибка в квалификации приведёт к неверным налогам, поэтому этот вопрос стоит согласовать с бухгалтерией до настройки начисления.
Настройте вид начисления для стипендии
Типовое начисление «Стипендия» в ЗУП 3.1 может отсутствовать или не подходить по настройкам налогообложения. Создайте новый вид расчёта: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Задайте понятное наименование, например «Стипендия по ученическому договору».
В настройках начисления укажите: назначение — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «Ежемесячно» или «По отдельному документу» (в зависимости от того, фиксированная сумма или разовая). На закладке «Налоги, взносы, учёт» задайте код дохода по НДФЛ и вид дохода по страховым взносам в соответствии с принятой в организации квалификацией выплаты.
Формулу расчёта обычно настраивают как фиксированную сумму либо как произвольную формулу с показателем «РазмерСтипендии», который задаётся при назначении. Второй вариант удобнее, если размеры стипендий у учеников различаются.
- 1Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид расчёта
- 2Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты» и способ расчёта
- 3Задайте формулу: фиксированная сумма или показатель «РазмерСтипендии»
- 4На закладке «Налоги, взносы, учёт» выберите код дохода НДФЛ и категорию по взносам
- 5Проверьте способ отражения в бухучёте и сохраните начисление
Оформите приём ученика в программу
Если ученик ранее не работал в организации, создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Введите данные физического лица, укажите подразделение, должность и дату начала обучения. В поле «Вид занятости» выберите подходящий вариант — чаще используют «Основное место работы» с пометкой в условиях договора либо оформляют по срочному договору, если ученический договор совмещён с трудовым.
На закладке «Оплата труда» назначьте созданное начисление «Стипендия по ученическому договору» вместо оклада или тарифной ставки. Если ученику положены и другие выплаты (например, оплата по тарифу за практическую работу), добавьте их отдельными строками.
Дату окончания обучения зафиксируйте в условиях договора или в поле срока, если используется срочный приём. По окончании обучения оформляется либо увольнение, либо кадровый перевод на постоянную должность — в зависимости от условий договора.
Если ученик — действующий сотрудник
Когда обучается штатный работник, новый приём не нужен. Если обучение идёт с отрывом от производства, оформите документ «Командировка» или «Отсутствие с сохранением оплаты» — в зависимости от формы обучения, а средний заработок начислится автоматически. Если обучение без отрыва от работы, сотрудник продолжает получать обычную зарплату, а дополнительные выплаты по ученическому договору назначаются через документ «Изменение плановых начислений».
Настройте печатную форму договора
Типовая печатная форма трудового договора из документа приёма не содержит условий ученического договора: срока обучения, квалификации, размера стипендии, обязанности пройти аттестацию. Поэтому текст ученического договора обычно готовят как внешнюю печатную форму или шаблон в Word с последующим заполнением вручную.
Практичный вариант — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Шаблон формируется на основе типового макета с подстановкой данных сотрудника. Если договоров немного, проще вести текст в текстовом редакторе вне 1С, а в программе отражать только учётные данные.
Начислите стипендию и проверьте расчёт
Если начисление назначено как плановое, стипендия попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически при заполнении. Если выбран способ «По отдельному документу», создайте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») и укажите ученика и сумму.
После расчёта откройте расчётный листок сотрудника и проверьте: сумма стипендии соответствует договору, НДФЛ удержан по верной ставке и с учётом вычетов, взносы рассчитаны по нужной категории застрахованного лица. Также сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» и убедитесь, что выплата попала в облагаемую базу.
Как проверить результат
Стипендия начислена в сумме по договору, НДФЛ удержан
Начисление отсутствует или налог не рассчитан
Выплата входит в базу по взносам с нужным видом дохода
Выплата не отражается или попала в необлагаемые без оснований
Приём оформлен с корректными датами и условиями договора
Нет даты окончания, неверное подразделение или должность
Отразите окончание обучения
По завершении срока ученического договора в программе выполняется одно из двух действий. Если ученик принимается в штат — оформите «Кадровый перевод» на постоянную должность с назначением штатных начислений и снятием стипендии. Если сотрудничество прекращается — оформите «Увольнение» с датой окончания договора.
Проверьте, что после перевода или увольнения начисление стипендии прекращено: в следующем расчётном периоде оно не должно попадать в документ начисления зарплаты. Оставленное плановое начисление — частая причина излишних выплат.
Частые вопросы
Есть ли в 1С:ЗУП готовый документ «Ученический договор»?
В типовой поставке ЗУП 3.1 отдельного документа с таким названием нет. Учёт ведётся через приём на работу или изменение условий труда с назначением специального начисления «Стипендия», а текст договора формируется как внешняя печатная форма или вне программы.
Облагается ли стипендия по ученическому договору страховыми взносами?
Стипендия, выплачиваемая по ученическому договору лицу, с которым заключён договор на профессиональное обучение, как правило, включается в базу по страховым взносам. Точную квалификацию для вашей ситуации стоит подтвердить с бухгалтером или по официальным разъяснениям, так как порядок зависит от статуса ученика и условий договора.
Как оформить обучение действующего сотрудника с отрывом от работы?
Оформите документ отсутствия с сохранением оплаты (или командировку — при направлении на обучение в другую местность). Средний заработок за период обучения рассчитается автоматически, новый приём создавать не нужно.
Можно ли вести ученический договор в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии кадровые возможности ограничены: можно принять сотрудника и вручную начислить стипендию через документ «Начисление зарплаты» с настроенным видом начисления. Печатную форму договора и кадровый учёт придётся вести вне программы. Для регулярной работы с ученическими договорами удобнее ЗУП.
Что делать, если стипендия не попала в начисление зарплаты?
Проверьте, назначено ли начисление как плановое в документе приёма или перевода, действует ли оно на дату расчёта и не оформлено ли увольнение раньше времени. Если начисление разовое — его нужно вводить отдельным документом вручную каждый месяц.
Что важно запомнить
Ученический договор в 1С:ЗУП оформляется через приём или изменение условий труда с отдельным начислением «Стипендия» и корректными настройками НДФЛ и взносов. Текст договора готовится как внешняя печатная форма, а по окончании обучения обязательно оформляется перевод или увольнение, чтобы прекратить начисления.