Как в 1С:ЗУП отменить прием на работу

Отмена приема на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — типовая задача, которая возникает, когда приказ оформили ошибочно, сотрудник не вышел на работу или условия договора изменились еще до начала работы. Способ отмены зависит от того, успели ли на основании документа «Прием на работу» начислить зарплату, создать уведомления в ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) и зарегистрировать другие кадровые события.

В простом случае достаточно отменить проведение документа и пометить его на удаление. Но если прием уже «уехал» в отчетность или на его основе проведены начисления, действовать нужно аккуратно: прямое удаление документа нарушит последовательность учета и вызовет ошибки в расчетах. Ниже разобраны все рабочие сценарии — от простого помечания на удаление до исправления через документ «Сторнирование».

Перед любыми действиями убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых документов, и сделайте резервную копию базы, если прием уже участвовал в расчетах. Это займет несколько минут, но убережет от потери данных при ошибочных действиях.

Когда можно просто отменить, а когда нужно сторнирование

Выбор способа зависит от того, какие последствия уже породил документ. Проверьте три вещи: есть ли начисления по сотруднику в документах «Начисление зарплаты и взносов», отправлялись ли сведения в СФР (уведомления о приеме в ЕФС-1) и созданы ли связанные документы — кадровые переводы, отпуска, больничные.

Если ни одно из условий не выполняется — прием можно безопасно отменить и удалить. Если зарплата начислена или отчетность отправлена, удаление документа приведет к «висячим» записям в регистрах: расчеты останутся, а основание для них исчезнет. В этом случае применяют сторнирование или ручное исправление.

Простая отмена: отмена проведения и пометка на удаление

Это базовый сценарий для ситуации, когда документ создан недавно и ничего за собой не повлек. Откройте журнал «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» (или «Кадры → Все кадровые документы»), найдите нужный прием на работу и откройте его.

В форме документа нажмите кнопку «Еще» и выберите «Отменить проведение». Документ перестанет влиять на учет: записи в регистрах кадрового учета будут удалены. После этого снова нажмите «Еще → Пометить на удаление». Документ останется в базе с пометкой, но не будет участвовать ни в одном отчете и расчете.

Если документ окончательно не нужен, удалите помеченные объекты через раздел «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Учтите: это действие необратимо, и программа откажет в удалении, если на документ есть ссылки из других объектов.

1. 1
   Откройте журнал «Кадры → Приемы, переводы, увольнения»
2. 2
   Найдите и откройте нужный документ «Прием на работу»
3. 3
   Нажмите «Еще → Отменить проведение»
4. 4
   Нажмите «Еще → Пометить на удаление»
5. 5
   Проверьте, что сотрудник исчез из списка работающих и отчетов по штатной расстановке

Отмена приема, если зарплата уже начислена

Если по сотруднику уже проведено начисление зарплаты, отмена проведения приема либо будет заблокирована, либо приведет к некорректным данным. Правильная последовательность — двигаться «с конца»: сначала отменить все последующие документы, затем сам прием.

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц и отмените его проведение (или удалите сотрудника из табличной части, если документ общий по подразделению). Затем отмените премии, отпускные, больничные и другие начисления, созданные после приема. Только после этого отменяйте проведение самого приема.

В типовой ЗУП также доступен документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата → Сторнирования»). Он создает обратные записи по начислениям без удаления исходных документов — это предпочтительный вариант, если период уже закрыт и перепроводить документы прошлого месяца нельзя.

Что делать с отчетностью в СФР (ЕФС-1)

Сведения о приеме на работу передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если отчет уже отправлен, а прием отменяется, недостаточно удалить документ в программе — в фонд нужно подать отменяющие сведения.

В ЗУП для этого формируется корректирующая (отменяющая) форма ЕФС-1 с признаком отмены кадрового мероприятия. Откройте раздел «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» или журнал исходящих документов, создайте новую форму ЕФС-1 и укажите, что сведения о приеме подлежат отмене. Точный состав реквизитов зависит от текущей редакции формы — сверьтесь с актуальным порядком заполнения.

Если прием отменяется до отправки отчетности, просто убедитесь, что документ помечен на удаление до формирования очередной формы ЕФС-1 — тогда сведения о нем не попадут в отчет.

Исправление ошибок в дате, должности или окладе

Не всякая ошибка требует полной отмены приема. Если неверно указана дата приема, должность, подразделение или размер оплаты, а сам факт приема корректен, документ проще исправить, чем удалять.

Откройте документ, скорректируйте нужные поля и нажмите «Провести и закрыть». Программа перезапишет записи регистров. Если по сотруднику уже были начисления, после исправления проверьте расчет зарплаты: при изменении оклада или даты приема может потребоваться перерасчет. ЗУП обычно сама фиксирует необходимость перерасчета в разделе «Зарплата → Перерасчеты».

Если документ проведен в закрытом периоде и редактирование заблокировано, используйте механизм исправления: в форме документа доступна команда «Исправить» (при включенной настройке исправления документов прошлых периодов). Создается документ-исправление, который корректирует данные текущей датой, не нарушая закрытый период.

Сравнение вариантов отмены

Отмена проведения + пометка на удаление

Подходит, если начислений и отчетности нет. Самый быстрый и чистый способ

Исправление документа

Когда прием состоялся, но ошибочны реквизиты: дата, должность, оклад

Сторнирование начислений

Когда период закрыт и начисления нужно обратить без удаления документов

Отменяющая форма ЕФС-1

Обязательна, если сведения о приеме уже ушли в СФР

Особые случаи: сотрудник не вышел на работу и массовые ошибки

Распространенная ситуация: приказ о приеме издан, а сотрудник в первый рабочий день не появился. По трудовому законодательству работодатель вправе аннулировать трудовой договор, если сотрудник не приступил к работе в день начала работы. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Аннулирование трудового договора» — в типовых релизах он доступен из карточки приема или журнала кадровых документов, если включена соответствующая функциональность.

Документ аннулирования отменяет кадровые записи приема и формирует корректные данные для отчетности. Это более правильный путь, чем простое удаление, поскольку сохраняет историю того, что договор был заключен и аннулирован.

Если ошибочно принят сразу список сотрудников (например, документом «Прием на работу списком»), обрабатывайте каждого сотрудника отдельно: отменяйте проведение документа целиком только если ошибочны все строки. При частичной ошибке откройте документ, удалите лишние строки и перепроведите.

Проверка результата и типичные ошибки

После отмены приема обязательно проверьте, что данные консистентны. Откройте карточку сотрудника: если прием аннулирован или удален, в списке работающих сотрудников его быть не должно. Сформируйте отчет «Штатное расписание» или «Список работающих сотрудников» — сотрудник не должен занимать ставку.

Дополнительно проверьте регистр кадровой истории: в карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» не должно остаться записей о приеме, если документ удален. Если записи остались — значит, документ отменен не полностью или есть связанные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке работающих

Норма

Сотрудника нет в списке

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — прием не отменен

Штатное расписание

Норма

Ставка свободна

Тревожный признак

Ставка занята отмененным сотрудником

Начисления в расчетном листке

Норма

Начислений нет или они сторнированы

Тревожный признак

Остались начисления без основания

Исходящая отчетность ЕФС-1

Норма

Отправлена отменяющая форма или сведения не попали в отчет

Тревожный признак

В СФР ушли сведения о фиктивном приеме

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Отменить проведение» недоступна?

Чаще всего причина в правах пользователя или в том, что по сотруднику есть зависимые документы (начисления, переводы), либо период закрыт датой запрета изменения данных. Проверьте настройку «Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения данных» и наличие связанных документов.

Можно ли отменить прием, если сотрудник уже уволен?

Да, но сначала нужно отменить проведение документа «Увольнение» и всех промежуточных документов, и только потом отменять прием. Действуйте в обратном хронологическом порядке — от последнего документа к первому.

Что будет с лицевым счетом и карточкой сотрудника после удаления приема?

Карточка физического лица и элемент справочника «Сотрудники» останутся в базе — они не удаляются автоматически. При необходимости сотрудника можно пометить на удаление отдельно, но обычно его оставляют: одно и то же физлицо может быть принято повторно.

Как отменить прием, если он создан обменом из другой программы?

Если документ пришел по синхронизации (например, из 1С:КАМИН или сторонней системы), удалите его в программе-источнике и выполните обмен повторно — иначе при очередной синхронизации документ загрузится снова. Альтернатива — отключить регистрацию документа к выгрузке в настройках обмена.

Нужно ли подавать отменяющий ЕФС-1, если прием отменен в день отправки отчета?

Если форма уже принята фондом — да, подается отменяющая форма. Если отчет еще не отправлен, достаточно пометить прием на удаление до формирования отчета, тогда сведения о нем в ЕФС-1 не попадут.